Mailmigratie kosten 2026: prijzen en tarieven vergeleken

# Wat kost een mailmigratie in 2026 gemiddeld?

Een mailmigratie kost in 2026 tussen de 10 en 25 euro per mailbox, afhankelijk van de aanbieder die je kiest. Bij mailmigreren.nl betaal je 10 euro excl. btw voor de eerste mailbox en 5 euro excl. btw voor elke volgende mailbox: bij 5 mailboxen is dat 30 euro, bij 12 mailboxen 65 euro en bij 25 mailboxen 130 euro. Grotere hostingproviders zoals Hoasted en YourHosting rekenen een vast tarief per mailbox, waardoor de kosten bij grotere aantallen snel oplopen.

Enterprise-tools als BitTitan MigrationWiz en SkyKick werken met een ander model: geen vaste consumentenprijs, maar een offerte per licentie of per seat, vaak inclusief consultancy-uren. Dat maakt ze geschikt voor organisaties met honderden mailboxen en complexe Microsoft 365-omgevingen, maar overkill en duur voor een mkb-bedrijf dat vijf tot twintig mailboxen wil verhuizen.

De tabel hieronder zet de belangrijkste opties naast elkaar, inclusief het bedrag bij 5 en 25 mailboxen en of je gebonden bent aan de hosting van de aanbieder.

# Hoe bereken je zelf de kosten van jouw mailmigratie?

Je berekent de kosten van een mailmigratie door het aantal mailboxen te vermenigvuldigen met het tarief van de aanbieder, met uitzondering van diensten zoals mailmigreren.nl die vanaf de tweede mailbox een lager tarief rekenen. Bij mailmigreren.nl is de formule simpel: 10 euro voor de eerste mailbox, plus 5 euro voor elke extra mailbox, excl. btw.

Concreet betekent dat: 3 mailboxen kosten 20 euro, 8 mailboxen kosten 45 euro, 15 mailboxen kosten 80 euro en 40 mailboxen kosten 205 euro. Bij een dienst met een vast tarief van 15 euro per mailbox betaal je voor diezelfde 40 mailboxen 600 euro, meer dan het drievoudige.

Wil je aanbieders onderling vergelijken, reken dan altijd het totaalbedrag uit bij jouw eigen aantal mailboxen in plaats van te varen op het genoemde 'vanaf'-tarief: bij een klein aantal mailboxen is het verschil beperkt, maar bij 20 mailboxen of meer loopt dat al snel op tot honderden euro's.

• 3 mailboxen: 20 euro excl. btw (10 + 2 x 5)
• 8 mailboxen: 45 euro excl. btw (10 + 7 x 5)
• 15 mailboxen: 80 euro excl. btw (10 + 14 x 5)
• 40 mailboxen: 205 euro excl. btw (10 + 39 x 5)

# Waarom rekenen sommige hostingproviders 15 tot 25 euro per mailbox?

Hostingproviders rekenen 15 tot 25 euro per mailbox omdat hun migratietools vaak generieke software gebruiken die niet specifiek is gebouwd voor het IMAP-protocol, en omdat de prijs vaak ook onboarding- en supportkosten dekt voor klanten die naar hún hosting overstappen.

Een tweede reden is het ontbreken van automatisering: waar een IMAP-native tool berichten direct van bron naar doel kopieert, moet generieke migratiesoftware vaak tussenstappen zoals export- en importbestanden verwerken. Dat kost meer rekentijd en dus meer geld, en verklaart deels waarom YourHosting met 25 euro per mailbox het duurste tarief in de markt hanteert.

Tot slot zit in het hogere tarief vaak een verdienmodel verwerkt: de migratie is de opstap naar een langduriger hostingcontract, niet een losstaande dienst. Dat is een legitieme keuze, maar wel een die de vergelijking met een provider-onafhankelijke dienst als mailmigreren.nl scheeftrekt.

# Is een 'gratis' mailmigratie via je hostingprovider echt gratis?

Een gratis mailmigratie via je hostingprovider is in geld inderdaad kosteloos, maar niet zonder prijs: providers als Mijndomein, Strato en WebOke bieden de migratie alleen aan zodra je klant bij hen wordt of blijft, wat neerkomt op hosting lock-in. Je bespaart de migratiekosten, maar levert de vrijheid in om later goedkoper of beter elders te hosten.

Mailmigreren.nl werkt in 100% kopieer-modus: de bron blijft ongewijzigd staan tijdens en na de migratie, via IMAP-APPEND streaming zoals gespecificeerd in RFC 3501, de technische standaard voor IMAP4rev1. Dat betekent dat je geen enkele verplichting aangaat bij de hostingpartij van bestemming en dat je bij een mislukte migratie nog altijd je oude mailbox intact hebt.

Reken de lock-in mee als verborgen kostenpost: moet je over twee jaar weer verhuizen omdat de gratis-hostingprovider duurder of trager wordt, dan betaal je alsnog voor een migratie, plus eventueel opzegkosten van het lopende contract.

# Wat kost het als een migratie mislukt of uitloopt?

Als een mailmigratie mislukt kost dat bij mailmigreren.nl niets extra: het bedrag wordt automatisch via iDEAL gerefund zodra de migratie faalt, zonder dat je daar zelf achteraan hoeft te bellen of mailen.

Bij veel concurrenten ontbreekt die garantie en betaal je bij een mislukte of vastgelopen migratie alsnog voor de bestede consultancy-uren, ook als het resultaat niet compleet is. Dat risico is groter naarmate de mailbox groter is: een mailbox van 5GB migreert in 30 tot 90 minuten, maar een mailbox van 10GB of meer kan enkele uren in beslag nemen, en hoe langer een migratie duurt, hoe groter de kans op een fout die extra werk en dus extra kosten met zich meebrengt.

Vraag bij elke aanbieder expliciet naar het refundbeleid voordat je start: gratis opnieuw proberen is niet hetzelfde als geld terug, en het verschil tikt aan zodra je meerdere mailboxen tegelijk migreert.

# Wat kost extra bij migratie van Microsoft 365 of Gmail, en hoe veilig is je wachtwoord?

Een migratie van Microsoft 365 of Gmail kost bij mailmigreren.nl niets extra bovenop het reguliere tarief van 10 euro voor de eerste en 5 euro voor elke volgende mailbox, maar vraagt wel om een app-wachtwoord omdat beide platformen inloggen via gewone gebruikersnaam en wachtwoord hebben afgebouwd ten gunste van OAuth.

Ondersteuning voor OAuth zelf staat gepland voor een volgende versie; tot die tijd werkt de migratie met een app-specifiek wachtwoord dat je zelf aanmaakt en na de migratie weer kunt intrekken. Wachtwoorden worden nooit op disk opgeslagen, alleen tijdelijk in werkgeheugen tijdens de actieve migratie, in lijn met de terughoudendheid die de Autoriteit Persoonsgegevens voorschrijft bij het verwerken van inloggegevens.

Het enige dat in de praktijk verandert bij Microsoft 365 of Gmail is dus de voorbereidingstijd, het aanmaken van een app-wachtwoord kost een paar minuten, niet de prijs per mailbox.

# Welke migratieoptie past bij jouw aantal mailboxen?

Bij 1 tot 5 mailboxen is het prijsverschil tussen aanbieders in absolute euro's beperkt, het loopt uiteen van 10 tot 125 euro, waardoor andere factoren zoals hosting-onafhankelijkheid en refundbeleid zwaarder mogen wegen dan de laatste paar euro's.

Bij 6 tot 15 mailboxen wordt het prijsverschil voelbaar: een mkb-bedrijf met 12 mailboxen betaalt 65 euro bij mailmigreren.nl tegenover 180 euro bij Hoasted MailSync en 300 euro bij YourHosting. Hier weegt de besparing al gauw op tegen een kleine merknaam-onbekendheid.

Bij 16 mailboxen of meer, zeker richting 25 en hoger, loopt het verschil op tot honderden euro's en wordt een provider-onafhankelijke, per-mailbox geprijsde dienst voor de meeste mkb-organisaties de logische keuze; alleen bij honderden mailboxen en complexe Microsoft 365-tenants met specifieke compliance-eisen is een enterprise-tool met consultancy nog te overwegen.