Verwerkersovereenkomst Mailmigreren.nl
Laatst bijgewerkt: 2026-05-17
Deze verwerkersovereenkomst (DPA) is van toepassing op alle migratie-opdrachten via mailmigreren.nl waarbij persoonsgegevens van betrokkenen worden verwerkt.
1. Partijen en doel
De Opdrachtgever (verwerkingsverantwoordelijke) verstrekt aan Marketing Maatwerk (verwerker) de opdracht om e-mailberichten te kopiëren tussen IMAP-servers. Marketing Maatwerk verwerkt deze gegevens uitsluitend voor het uitvoeren van die opdracht.
2. Aard en duur van de verwerking
De verwerking betreft het tijdelijk doorgeven van IMAP-credentials (in werkgeheugen) en het streamen van mail-content (zonder buffering) van bron naar doel. De duur is beperkt tot de uitvoering van de migratiejob, gemiddeld 30-90 minuten per mailbox.
3. Categorieën persoonsgegevens
- E-mailadres en bedrijfsnaam van Opdrachtgever (factuurgegevens)
- IMAP-credentials (gebruikersnaam, wachtwoord) van mailboxen die gemigreerd worden
- Inhoud van e-mails inclusief afzenders, ontvangers, bijlagen (uitsluitend tijdens streaming)
4. Beveiligingsmaatregelen
- Wachtwoorden uitsluitend in werkgeheugen, nooit op disk of in databases
- TLS 1.2+ voor alle verbindingen (zowel naar mailmigreren.nl als naar IMAP-servers)
- Logs worden gefilterd op wachtwoord-substrings voor opslag
- 30 dagen retentie op job-logs, daarna automatische verwijdering
- Toegang tot productie-omgeving uitsluitend voor Boris Kusters via SSH-key
- Hosting bij Hetzner (Duitsland) met geografische redundantie
5. Sub-verwerkers
Marketing Maatwerk schakelt de volgende sub-verwerkers in:
- Hetzner Online GmbH (Duitsland) - infrastructuur
- Mollie B.V. (Nederland) - betaalverwerking
- Moneybird B.V. (Nederland) - facturatie
- Webhostpartner B.V./Schulski-IT (Nederland) - SMTP transactionele mail
Bij toevoeging van nieuwe sub-verwerkers wordt Opdrachtgever per e-mail geïnformeerd.
6. Datalekken
Bij een datalek dat zou kunnen leiden tot risico voor betrokkenen, informeert Marketing Maatwerk de Opdrachtgever binnen 48 uur na ontdekking, met informatie over aard van het lek, betrokken gegevens, en gevolgen.
7. Rechten van betrokkenen
Marketing Maatwerk werkt mee aan verzoeken van betrokkenen rond inzage, correctie, verwijdering en dataportabiliteit, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is binnen de scope van de verwerking.
8. Beëindiging
Na uitvoering van de migratie worden tijdelijke gegevens (wachtwoorden in geheugen, tijdelijke logs) direct gewist. Job-metadata wordt na 30 dagen automatisch verwijderd. Factuurgegevens blijven bewaard onder de fiscale bewaarplicht (7 jaar) via Moneybird.
9. Akkoord
De Opdrachtgever gaat akkoord met deze DPA door tijdens de checkout van mailmigreren.nl het bijbehorende vakje aan te vinken. Een ondertekende versie is op verzoek beschikbaar voor zakelijke klanten via info@marketingmaatwerk.nl.