Mailbox verhuizen stappenplan 2026, alles wat je moet weten
Een mailbox verhuizen in 2026 doe je in vier fases: voorbereiding, IMAP-instellingen controleren, de migratie uitvoeren en daarna alles verifiëren. Als je die volgorde aanhoudt, is de kans op verloren e-mail of downtime minimaal.
Wat is een mailbox-migratie precies?
Een mailbox-migratie betekent dat je alle e-mail, mappen, en soms ook contacten en agenda-items, overzet van de ene e-mailprovider naar de andere. Denk aan een overstap van Hostnet naar Transip, van KPN naar Google Workspace, of van een shared hosting-omgeving naar een dedicated mailserver.
Het verschil met een simpele doorstuurinstelling is groot. Bij een migratie verplaats je historische data, niet alleen toekomstige berichten. Dat vraagt om de juiste tools en een gestructureerde aanpak.
Fase 1: Voorbereiding
Breng je huidige situatie in kaart
Voordat je ook maar één instelling aanpast, moet je weten wat je hebt. Noteer voor elke mailbox:
- Het e-mailadres
- De huidige provider en het controlpanel (bijv. cPanel, Plesk, DirectAdmin)
- Het aantal mappen en de totale opslaggrootte
- Of er filterregels, handtekeningen of auto-reply-instellingen actief zijn
De opslaggrootte bepaal je eenvoudig door je huidige IMAP-verbinding te bekijken in een client zoals Thunderbird of Apple Mail. De meeste clients tonen de mapgrootte als je met de rechtermuisknop op een map klikt.
Maak een lokale back-up
Een back-up is geen optionele stap. Download alle e-mail naar een lokale mailclient via IMAP voordat je begint. In Thunderbird doe je dit door offline mode te activeren, waarna alle berichten gedownload worden naar je computer.
Bewaar de back-up op een externe schijf of een cloudlocatie buiten de twee betrokken providers. Zo sta je nergens van afhankelijk als iets misgaat tijdens de migratie.
Controleer DNS-records en TTL
Ga naar je DNS-beheer en noteer de huidige MX-records. Verlaag de TTL (Time to Live) van die records minimaal 24 uur van tevoren naar 300 seconden (5 minuten). Daarmee zorg je dat een eventuele DNS-wijziging later snel doorwerkt.
Noteer ook de SPF-, DKIM- en DMARC-records. Die moet je op de nieuwe provider opnieuw instellen, anders belanden uitgaande berichten in de spammap van ontvangers.
Zet een nieuw mailaccount klaar
Maak het doelaccount aan bij de nieuwe provider voor je begint. Controleer dat het wachtwoord werkt en dat je via IMAP kunt inloggen. Test dit met een eenvoudige IMAP-client of via de webmail van de nieuwe provider.
Zorg dat de opslaglimiet van de nieuwe mailbox groot genoeg is. Als je huidig account 4 GB bevat, heeft de nieuwe mailbox minimaal 4 GB nodig, plus wat marge voor e-mail die tijdens de migratie binnenkomt.
Fase 2: IMAP-instellingen
Wat heb je nodig?
Voor een IMAP-migratie heb je van beide kanten vier gegevens nodig:
| Instelling | Uitleg |
|---|---|
| IMAP-server (hostnaam) | Bijv. imap.jouwprovider.nl |
| Poort | Meestal 993 (SSL) of 143 (STARTTLS) |
| Gebruikersnaam | Vaak het volledige e-mailadres |
| Wachtwoord | Het wachtwoord van het mailaccount |
Sommige providers gebruiken een aparte IMAP-gebruikersnaam, los van het e-mailadres. Controleer dit in de helpdocumentatie van je provider.
SSL versus STARTTLS
Gebruik bij voorkeur poort 993 met SSL/TLS. Dat is een directe versleutelde verbinding. STARTTLS (poort 143) begint onversleuteld en schakelt daarna over, wat in theorie kwetsbaarder is voor downgrade-aanvallen.
Kies je een migratietool of -service, dan vereist die meestal de IMAP-gegevens van zowel de bron als het doel. Een overzicht van veelgebruikte IMAP-servers per provider vind je op de IMAP migratie-overzichtspagina van mailmigreren.nl.
App-wachtwoorden en tweefactorauthenticatie
Heb je tweefactorauthenticatie ingeschakeld? Dan werkt je gewone wachtwoord waarschijnlijk niet voor IMAP-verbindingen. Bij Google Workspace, Microsoft 365, en sommige andere providers moet je een app-wachtwoord aanmaken. Dit is een afzonderlijk wachtwoord dat specifiek voor IMAP-toegang is bedoeld.
Genereer app-wachtwoorden via de beveiligingsinstellingen van je account. Bewaar ze tijdelijk ergens veilig, want je hebt ze straks nodig bij de migratietool.
Strato als bronprovider
Migreer je van Strato? Dan zijn er een paar specifieke aandachtspunten. Strato hanteert soms een afwijkend IMAP-pad en heeft beperkingen op gelijktijdige verbindingen. Een uitgebreide uitleg van die instellingen en hoe je de migratie aanpakt vind je op de Strato mail migreren-gids.
Fase 3: De migratie uitvoeren
Kies je migratiemethode
Er zijn drie gangbare methoden:
Methode 1: Migratietool (aanbevolen) Gespecialiseerde tools kopiëren e-mail server-naar-server via IMAP. Ze synchroniseren mappen, houden tijdstempels intact, en kunnen meerdere mailboxen tegelijk verwerken.
Methode 2: Mailclient als tussenstap Je download alle e-mail naar een lokale client (Thunderbird), voegt het nieuwe account toe, en sleept de mappen van oud naar nieuw. Dit werkt, maar is foutgevoelig bij grote hoeveelheden e-mail.
Methode 3: Provider-native importfunctie Sommige providers (zoals Google Workspace) bieden een eigen migratieassistent. Die is eenvoudig, maar werkt alleen als de bronprovider IMAP ondersteunt en aan de technische vereisten voldoet.
Stap-voor-stap met een migratietool
- Voer de IMAP-gegevens van de bronmailbox in (server, poort, gebruikersnaam, wachtwoord)
- Voer de IMAP-gegevens van de doelmailbox in
- Selecteer welke mappen je wilt meenemen; sla systeemmappen als "Junk" of "Spam" over als je die niet nodig hebt
- Start de migratie en monitor de voortgang
De meeste tools geven een logbestand met doorgezette e-mails en eventuele fouten. Bewaar dat logbestand totdat de migratie volledig geverifieerd is.
Omgaan met grote mailboxen
Bij mailboxen boven de 5 GB is geduld vereist. Reken op een overdrachtssnelheid van 1 tot 3 GB per uur, afhankelijk van de IMAP-servers van beide providers en de verbindingssnelheid.
Voer grote migraties bij voorkeur buiten kantooruren uit. Sommige providers throttlen IMAP-verbindingen overdag. Nachtelijke migraties verlopen daardoor sneller en veroorzaken minder hinder.
Nieuwe e-mail tijdens de migratie
Tijdens de migratie blijven de MX-records nog op de oude provider staan. Nieuwe berichten komen dus nog steeds binnen op het oude account. Voer na de eerste synchronisatierun een tweede deltasync uit, die pikt alle nieuwe berichten op die zijn binnengekomen terwijl de eerste run liep.
Pas de MX-records aan naar de nieuwe provider pas nadat de deltasync klaar is en geverifieerd.
Fase 4: DNS-wijzigingen doorvoeren
MX-records aanpassen
Ga naar je DNS-beheerder en wijzig de MX-records naar de nieuwe mailserver. Verwijder de oude MX-records of geef ze een lagere prioriteit. De prioriteit (ook wel "preference" of "weight") werkt zo: lagere nummers hebben hogere prioriteit.
Voorbeeld voor Google Workspace:
| Prioriteit | Server |
|---|---|
| 1 | ASPMX.L.GOOGLE.COM |
| 5 | ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM |
| 10 | ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM |
SPF, DKIM en DMARC bijwerken
Vervang het SPF-record door dat van de nieuwe provider. Een typisch SPF-record ziet er zo uit:
v=spf1 include:_spf.nieuweprovider.nl ~all
Voeg ook het DKIM-record toe van de nieuwe provider. Dat is een TXT-record op een subdomein zoals mail._domainkey.jouwdomein.nl. De exacte waarde krijg je uit het controlpanel van de nieuwe provider.
Heb je al een DMARC-record? Controleer of de policy (p=none, p=quarantine, of p=reject) nog passend is. In de eerste periode na de migratie is p=none met monitoring het meest veilig.
Fase 5: Verificatie na de migratie
Controleer de mapstructuur
Log in op het nieuwe account via webmail en loop alle mappen door. Vergelijk het aantal berichten per map met de bronmailbox. Zijn er afwijkingen? Voer dan een gerichte deltasync uit voor die specifieke map.
Let extra op:
- Verzonden items
- Concepten
- Gearchiveerde mappen
- Eventuele projectmappen of labelstructuren
Test in- en uitgaande e-mail
Stuur een testbericht van een extern account naar het nieuwe e-mailadres en controleer of het aankomt. Stuur daarna een testbericht vanuit het nieuwe account naar een extern adres en controleer of het niet als spam gemarkeerd wordt.
Gebruik een tool zoals MXToolbox of mail-tester.com om te controleren of SPF en DKIM correct geconfigureerd zijn. Een score onder de 9/10 op mail-tester.com is een signaal dat er iets mis is met de authenticatierecords.
Update je e-mailclients
Pas de IMAP-instellingen bij in alle mailclients: telefoon, tablet, desktop. Verwijder het oude account en voeg het nieuwe toe met de bijgewerkte servergegevens. Controleer ook eventuele gedeelde inboxen of aliassen die op het account aangesloten zijn.
Vergeet geautomatiseerde systemen niet, zoals een CRM, een nieuwsbrief-tool, of een contactformulier op je website. Versturen die nog via het oude SMTP-adres? Update die instellingen dan ook.
Bewaar de oude mailbox tijdelijk
Zet de oude mailbox niet direct op slot. Houd hem minimaal twee weken actief als doorstuuradres, zodat je geen berichten mist van afzenders die de nieuwe MX-records nog niet verwerkt hebben. Na twee weken is de kans op afwijkingen verwaarloosbaar klein.
Veelgemaakte fouten
- Te vroeg DNS-records wijzigen: Wacht tot de migratie en deltasync klaar zijn.
- Back-up overslaan: Altijd een lokale kopie maken voor je begint.
- DKIM vergeten: SPF alleen is niet voldoende voor een goede deliverability.
- App-wachtwoord niet aangemaakt: Bij 2FA-accounts werkt het gewone wachtwoord niet voor IMAP.
- Opslaglimiet doelmailbox te klein: Controleer dit van tevoren.
Wanneer professionele hulp inschakelen
Heb je meer dan tien mailboxen, een complexe mapstructuur, of werk je met een provider die IMAP-migraties bemoeilijkt? Dan is het zinvol om de migratie uit te besteden. Op mailmigreren.nl kun je direct aangeven wat je situatie is en start je de migratie op een gestructureerde manier.
Een migratie van een enkele mailbox doe je in 2026 in een middag. Een domeinbrede migratie met tientallen accounts vraagt een dag of twee, inclusief tests. Neem die tijd, en de kans op problemen is klein.