Hoe groot is je mailbox en wat betekent dat voor migratie?

# Hoe controleer je de grootte van je mailbox?

De grootte van je mailbox vind je het snelst via de webmail van je provider: vrijwel elke webinterface toont een opslagmeter of quota-indicator na het inloggen. In Gmail staat het gebruik onderaan de pagina in de browser; in Outlook.com navigeer je via het tandwiel-icoon naar Instellingen en zoek je op 'opslag'. Gebruik je een desktop-e-mailclient zoals Mozilla Thunderbird, dan vind je het gebruik per account onder de accountinstellingen of door met de rechtermuisknop op een map te klikken en 'Eigenschappen' te kiezen.

Voor zakelijke hostingomgevingen kun je inloggen op het configuratiepaneel van je provider, zoals cPanel, Plesk of een eigen dashboard, en daar de mailboxgrootte per account bekijken. Providers zoals TransIP, Antagonist en Hostnet tonen dit rechtstreeks in de sectie E-mail of E-mail-accounts. Als je niet precies weet hoe groot je mailbox is, kun je ook een schatting maken: een gemiddeld zakelijk e-mailbericht zonder bijlage weegt 75-100 KB. Met een bijlage van 1 MB kom je op circa 1-1,5 MB per bericht. Een account met 10.000 berichten en weinig bijlagen is ruwweg 1 GB.

# Hoelang duurt een migratie afhankelijk van je mailboxgrootte?

# Wat bepaalt de migratietijd naast de grootte?

De mailboxgrootte is de belangrijkste factor, maar drie andere elementen beïnvloeden de migratietijd aanzienlijk. Serverbelasting bij de bron: een drukke gedeelde hostingserver verwerkt IMAP-verzoeken langzamer. 's Nachts migreren is daardoor vaak 20-30 procent sneller dan overdag, omdat de server minder gelijktijdige verbindingen afhandelt. Bijlagen versus tekst: een mailbox vol PDF-rapporten van 5 MB per stuk migreert trager dan een mailbox met dezelfde totaalgrootte maar duizenden kleine tekstberichten. Elk bericht wordt individueel via het IMAP-protocol gekopieerd en bijlagen worden niet gecomprimeerd verstuurd. Throttling door de doelserver: sommige providers beperken het aantal IMAP-verbindingen of de uploadsnelheid per account. Microsoft 365 heeft throttling-limieten voor IMAP-APPEND-bewerkingen; dat kan de migratietijd van grote accounts met 15-30 procent verlengen.

Mailmigreren.nl gebruikt IMAP-APPEND streaming: elk bericht wordt gelezen van de bronserver en direct geschreven naar de doelserver, zonder tussenopslag op een externe server. Dit houdt de overdracht snel en betekent dat jouw inloggegevens uitsluitend in het werkgeheugen leven tijdens de sessie. Zodra de migratie eindigt, zijn de gegevens verdwenen.

# Welke mappen tellen mee voor de totale mailboxgrootte?

Alle IMAP-mappen tellen mee voor de totale grootte, inclusief mappen die je zelden opent. Verzonden items is vaak de grootste boosdoener: een jarenlang actief zakelijk e-mailaccount heeft soms meer dan 2-3 GB aan verzonden e-mail staan, inclusief grote bijlagen die je zelf hebt meegestuurd. Prullenbak en spam worden door veel gebruikers niet periodiek geleegd en kunnen samen oplopen tot 1 GB of meer. Archiefmappen, automatische mappen van boekhoudprogramma's of CRM-systemen, en mappen als 'Facturen' of 'Nieuwsbrieven' dragen allemaal bij.

Bij een migratie via mailmigreren.nl worden standaard alle IMAP-mappen meegenomen, inclusief de volledige submapstructuur. In de migratiewizard kies je zelf welke mappen je wilt uitsluiten. Sluit je prullenbak en spam uit, dan verlaag je de migratietijd aanzienlijk: een mailbox van 10 GB met 3 GB aan prullenbak en spam migreert in 45-60 minuten in plaats van 90.

• Inbox: primaire ontvangen e-mail
• Verzonden items: kopie van alles wat je hebt gestuurd, inclusief bijlagen
• Prullenbak: verwijderde berichten die nog niet definitief zijn gewist
• Spam of Ongewenste e-mail: gefilterde berichten
• Archiefmappen: handmatig aangemaakt of automatisch door software
• Concepten: opgeslagen maar niet verzonden berichten

# Heeft het zin om je mailbox te verkleinen voor de migratie?

Ja, een kleinere mailbox migreert sneller en verkleint de kans op time-outs bij trage of zwaar belaste servers. De meest effectieve stap is het definitief leegmaken van prullenbak en spam: dat levert direct 1-2 GB op bij een actief account. Daarna sorteer je in je e-mailclient op berichtgrootte en verwijder je e-mails met grote bijlagen die je niet meer nodig hebt. Exporteer de bijlage eerst naar je lokale schijf als je die wilt bewaren, en verwijder daarna de e-mail van de server.

Lokale archivering is een optie die sommige e-mailclients aanbieden: je verplaatst oude e-mail naar een lokale map op je computer, die niet meer meegeteld wordt op de server. Houd er rekening mee dat een lokaal archief niet automatisch mee migreert; je importeert dat apart na de overstap. Gebruik je Microsoft 365 of Google Workspace, dan kun je via de beheerdersconsole de quota per gebruiker inzien en grote accounts identificeren voordat je begint. Microsoft documenteert de limieten voor Exchange Online uitgebreid, inclusief maximale berichtgroottes en quota per abonnementstype.

# Microsoft 365 en Gmail migreren: extra stap vanwege app-wachtwoorden

Microsoft 365 en Gmail vereisen een extra stap voor de migratie, omdat beide platformen OAuth 2.0 gebruiken als standaard authenticatiemethode en IMAP-migraties via basic authentication werken. Voor Microsoft 365 maak je een app-wachtwoord aan via de beveiligingsinstellingen van je Microsoft-account; voor Gmail doe je hetzelfde via je Google-accountinstellingen onder 'Beveiliging'. Zonder app-wachtwoord weigert de server de IMAP-verbinding, ongeacht of je gewone wachtwoord correct is.

Gmail heeft bovendien IMAP standaard uitgeschakeld. Je schakelt het in via Gmail-instellingen: Alle instellingen bekijken, tabblad 'Doorsturen en POP/IMAP'. Pas daarna accepteert de server een IMAP-verbinding van een migratietool. De mailboxgrootte van Gmail zie je via de Google One-opslagpagina: dit toont het gecombineerde gebruik van Gmail, Drive en Foto's. In de Gmail-webinterface zelf staat onderaan de pagina het precieze e-mailgebruik apart vermeld. Een volledig gevulde gratis Gmail-mailbox van 15 GB migreert in gemiddeld 2 tot 2,5 uur.

# Kosten van een migratie vergeleken met alternatieven

De prijs van een migratie via mailmigreren.nl hangt niet af van de mailboxgrootte, maar uitsluitend van het aantal mailboxen. De eerste mailbox kost 10 euro excl. btw, elke extra mailbox kost 5 euro excl. btw. Migreer je vijf mailboxen, dan betaal je 30 euro; twaalf mailboxen kosten 65 euro. Of de migratie nu 30 minuten of 4 uur duurt maakt voor de prijs geen verschil. Mislukt de migratie, dan ontvang je automatisch een volledige terugbetaling via iDEAL.

Het belangrijkste verschil met gratis migratiediensten van providers zoals Mijndomein, Strato of WebOke is dat die diensten alleen werken als je naar hun eigen hosting overstapt. Mailmigreren.nl is provider-onafhankelijk: je kiest zelf welke bron en welk doel je gebruikt, zonder verplichte hosting-lock-in.