Wat kost mail migreren in 2026, complete prijsgids
Mail migreren kost in 2026 tussen de 0 en 500 euro per mailbox, afhankelijk van wie het werk doet en hoe complex je situatie is.
Dat is een groot verschil. Of je nu overstapt van een oude provider naar Microsoft 365, van Strato naar een zakelijke hostingomgeving, of van een zelfgebouwde mailserver naar Google Workspace: de kosten worden bepaald door drie factoren. Hoeveel mailboxen er zijn, hoeveel historische mail je wil meenemen, en wie de migratie uitvoert.
Wat bepaalt de prijs van een e-mailmigratie?
Voordat je een offerte opvraagt of een keuze maakt, helpt het om te begrijpen wat migraties complex maakt.
Volume aan data. Eén mailbox met 2 GB aan mail migreer je in een uur. Tien mailboxen met elk 20 GB aan correspondentie, gedeelde mappen en kalenders is een ander verhaal. Veel diensten rekenen per mailbox of per gigabyte.
Protocol en toegang. Niet elke mailserver geeft directe IMAP-toegang. Sommige providers werken alleen via webmail, vereisen extra authenticatie, of leveren een exportbestand in een afwijkend formaat. Dat vertaalt zich direct in extra uren of handmatig werk.
Downtime-eisen. Wil je dat de migratie plaatsvindt zonder dat medewerkers iets merken, dan vraagt dat meer voorbereiding. Een cut-over migratie in het weekend is technisch anders dan een parallelle migratie waarbij twee systemen tegelijk actief zijn.
Foutmarge en garantie. Doe je het zelf, dan heb je geen vangnet. Betaal je een specialist, dan zit er doorgaans een check-fase in: controle of alle mappen zijn overgezet, of tijdstempels kloppen, en of kalenderitems intact zijn.
Optie 1: Zelf doen (DIY)
Kosten: 0 tot 30 euro
Als je technisch bent aangelegd, kun je een IMAP-migratie uitvoeren met gratis tools zoals imapsync, MailMate, of via de ingebouwde importfunctie in Outlook of Thunderbird. De softwarekosten zijn nihil; je betaalt alleen je eigen tijd.
Waar je rekening mee houdt:
- imapsync (open source) is gratis op Linux, maar kost circa 60 dollar voor een Windows-installer
- Thunderbird met de ImportExportTools-plugin werkt voor kleine migraties
- Outlook heeft een PST-importfunctie, maar die werkt uitsluitend met lokale bestanden
Het nadeel van DIY is dat je zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid. Mappen die niet zijn meegenomen, ontbrekende verzonden items of verkeerde tijdstempels komen pas aan het licht nadat je de oude omgeving hebt afgesloten. Dat is het moment waarop herstel moeilijk of onmogelijk is.
Geschikt voor: Eenpersoonsondernemers met één mailbox, weinig historische data, en technische kennis.
Optie 2: IT-bureau of freelance systeembeheerder
Kosten: 75 tot 200 euro per uur, of 150 tot 500 euro per mailbox
Een IT-bureau rekent uurtarieven. Een ervaren systeembeheerder kan een enkelvoudige migratie in twee tot vier uur afhandelen; bij grotere organisaties loopt dat op. Tel daarbij optioneel advieskosten op voor keuze van het nieuwe platform, DNS-wijzigingen, en gebruikersondersteuning.
Typische kostenopbouw bij een IT-bureau:
| Post | Schatting |
|---|---|
| Inventarisatie en intake | 1 tot 2 uur |
| Voorbereiding nieuwe omgeving | 1 tot 3 uur |
| Migratie per mailbox | 0,5 tot 1 uur |
| Test en controle | 1 uur |
| MX-record aanpassing en nacontrole | 0,5 tot 1 uur |
Voor een bedrijf met vijf mailboxen kom je zo al snel op 8 tot 12 uur aan werk. Bij een tarief van 100 euro per uur is dat 800 tot 1.200 euro.
Voordeel: je hebt een aanspreekpunt als er iets misgaat. Nadeel: de kosten lopen snel op, en niet elke systeembeheerder heeft specifieke ervaring met mailmigraties. Mail is een specialisme apart.
Geschikt voor: Bedrijven met meerdere medewerkers, een Microsoft 365- of Google Workspace-licentie die al loopt, en een bestaande IT-partner.
Optie 3: Hostingprovider (Transip, Antagonist, Strato, One.com)
Kosten: 0 tot 50 euro per migratie, soms gratis
Veel hostingproviders bieden migratiehulp aan als je naar hun platform overstapt. Dat klinkt aantrekkelijk, maar er zitten haken en ogen aan.
Providers als TransIP en Antagonist bieden een gratis migratiedienst aan bij nieuwe klanten. In de praktijk betekent dat: zij zetten de MX-records om, en je importeert zelf je maildata via IMAP of een webmail-import. Er is geen actieve begeleiding per mailbox.
Strato heeft een eigen migratieprocedure, maar die werkt voornamelijk voor migraties naar hun eigen HiDrive- of BusinessMail-pakketten. Voor een migratie ván Strato naar een andere provider ben je aangewezen op IMAP-export of een externe specialist. Meer over die specifieke situatie lees je op de Strato mail migreren pagina.
Aandachtspunten bij providermigraties:
- Gratis migratie is vaak zelfservice met een handleiding, geen persoonlijk contact
- Historische mail ouder dan een bepaalde periode wordt soms niet meegenomen
- Kalenders en contacten zijn meestal apart geregeld
- Bij problemen is de support gericht op het eigen platform, niet op de bronprovider
Geschikt voor: Kleine ondernemers die toch al overstappen naar een nieuwe provider en geen urgente zakelijke afhankelijkheid hebben van de historische maildata.
Optie 4: Mailmigreren.nl
Kosten: vaste prijs per mailbox, transparant van tevoren
Mailmigreren.nl werkt met een vaste prijs per mailbox, zonder uurtarieven of onverwachte bijkomende kosten. Je vult het formulier in, geeft IMAP-inloggegevens op voor zowel de bronserver als de doelserver, en ik voer de migratie uit inclusief controle.
Wat er standaard in zit:
- Volledige IMAP-migratie inclusief submappen
- Behoud van tijdstempels en leesstatus
- Controle na afloop op volledigheid
- Geen downtime: mail blijft gewoon binnenkomen tijdens de migratie
- Ondersteuning bij DNS en MX-aanpassingen indien gewenst
Wat het niet is: een managed IT-dienst of doorlopend beheer. Het is een eenmalige, scherp geprijsde uitvoering van de migratie zelf.
Voor wie de situatie vergelijkbaar maakt met een IT-bureau: bij Mailmigreren.nl betaal je voor het eindresultaat, niet voor de uren. Dat maakt de prijs voorspelbaar, ook bij meerdere mailboxen.
Start de migratie via het formulier op mailmigreren.nl als je weet wat je wil en snel wil handelen.
Geschikt voor: Zzp'ers en mkb met één tot twintig mailboxen die zekerheid willen over de volledigheid van de migratie, zonder een IT-bureau in te schakelen.
Vergelijkingstabel: vier opties naast elkaar
| DIY | IT-bureau | Hostingprovider | Mailmigreren.nl | |
|---|---|---|---|---|
| Kosten per mailbox | 0-30 euro | 75-500 euro | 0-50 euro | Vaste prijs |
| Begeleiding | Geen | Persoonlijk | Beperkt | Ja |
| Technische kennis vereist | Hoog | Geen | Laag | Geen |
| Garantie op volledigheid | Nee | Ja | Nee | Ja |
| Geschikt voor grootte | 1 mailbox | 5+ mailboxen | 1-3 mailboxen | 1-20 mailboxen |
| Tijdsinvestering gebruiker | Hoog | Laag | Gemiddeld | Laag |
Welke optie past bij jou?
De keuze hangt af van drie vragen: hoeveel mailboxen heb je, hoe kritiek is je historische data, en hoeveel tijd wil je er zelf in steken?
Ben je een eenmanszaak met één mailbox en wat technische kennis? Dan is DIY of een goedkope providermigratie voldoende. Heb je vijf of meer medewerkers en wil je zeker weten dat alles is overgezet, inclusief de map "Projecten 2019-2023"? Dan zijn Mailmigreren.nl of een IT-bureau de logische keuzes.
Het verschil tussen de goedkoopste en de duurste optie kan honderden euro's zijn. Maar een mislukte migratie, waarbij een jaar aan klantencontact kwijt is, kost je meer dan welk tarief dan ook.