Mailfolders behouden bij migratie, complete gids 2026

Mailfolders en sub-mappen behouden bij IMAP-migratie

Bij een correct uitgevoerde IMAP-migratie blijven al je mailfolders en sub-mappen volledig intact, mits je de juiste tooling gebruikt en een paar valkuilen vermijdt.

IMAP slaat e-mail op in mappenstructuren die op de server leven. Dat maakt het protocol bij uitstek geschikt voor migraties: je verplaatst niet alleen berichten, maar ook de volledige hiërarchie van mappen en sub-mappen. Toch gaat het regelmatig mis. Providers interpreteren mapnamen net iets anders, bepaalde clients tonen sub-mappen niet, en sommige migratietools kopiëren alleen de inbox. In deze gids leg ik precies uit hoe je zorgt dat alles overkomt.

Waarom mappenstructuur bij IMAP cruciaal is

Veel gebruikers organiseren hun e-mail in tientallen mappen, soms met meerdere niveaus diep. Denk aan structuren als:

• Werk
  • Klanten
    • Facturen
    • Offertes
  • Intern
• Privé
• Archief 2026

Als die structuur wegvalt na een migratie, ben je niet alleen tijd kwijt aan het opnieuw aanmaken van mappen. Je verliest ook de context bij berichten die je later terugzoekt. Een goede IMAP-migratie behandelt de mappenstructuur als even belangrijk als de berichten zelf.

Hoe IMAP mappen technisch opslaat

IMAP werkt met zogenaamde "mailboxen" op de server. Een map is niets anders dan een benoemde mailbox. Sub-mappen worden aangeduid met een scheidingsteken, de "delimiter". Die delimiter verschilt per server: sommige providers gebruiken een punt (.), andere een slash (/).

Dat scheidingsteken bepaalt hoe de hiërarchie wordt opgeslagen. Een sub-map Klanten onder Werk heet op sommige servers Werk.Klanten, op andere Werk/Klanten. Als de bronserver een punt gebruikt en de doelserver een slash, moet de migratietool dat omzetten. Goede tools doen dit automatisch; basale scripts niet.

Wat er fout kan gaan

De juiste tools voor mapbehoud

Niet elke migratietool is geschikt als je mappen wilt behouden. Dit zijn de meest gebruikte opties:

imapsync is de professionele standaard. Het programma analyseert eerst de volledige mappenstructuur van de bronserver, maakt daarna de overeenkomstige structuur aan op de doelserver, en kopieert vervolgens per map alle berichten. De delimiter-conversie is ingebouwd.

Thunderbird met ImapSize of MailStore werkt voor kleinere accounts. Thunderbird synchroniseert alle mappen bij correct instellen van de accountinstellingen. Het risico is dat je handmatig moet controleren of alle sub-mappen zijn geabonneerd.

Webgebaseerde migratiediensten variëren sterk in kwaliteit. Sommige kopiëren alleen de inbox en standaard mappen (Verzonden, Concepten, Prullenbak). Controleer altijd of de dienst expliciet vermeldt dat mappenstructuren worden overgenomen.

Voor de meest betrouwbare aanpak, zeker bij zakelijke accounts met complexe structuren, kun je IMAP-migratie het beste uitbesteden aan iemand die de technische details kent.

Stap-voor-stap: mappen controleren voor de migratie

Voordat je begint, doe je een inventarisatie van de bronaccount.

1. Open je e-mailclient en zorg dat alle IMAP-mappen zichtbaar zijn. In Thunderbird ga je naar Accountinstellingen en zet je "Alle mappen abonneren" aan.
2. Maak een screenshot of notitie van de volledige mappenstructuur inclusief sub-mappen.
3. Tel het totale aantal berichten per map. Dit gebruik je later om te verifiëren of alles is overgekomen.
4. Noteer bijzondere mapnamen: mappen met leestekens, cijfers aan het begin, of erg lange namen geven soms problemen.

Die inventarisatie duurt een kwartier, maar bespaart je achteraf veel zoekwerk.

Instellingen die je moet controleren op de doelserver

Op de doelserver spelen twee zaken een rol: de mappenquota en de toegestane mapnamen.

Sommige hostingpakketten leggen een limiet op het aantal mappen per account. Bij migraties van grote accounts met honderd mappen of meer is dat een reëel probleem. Vraag bij twijfel vooraf bij je nieuwe provider na wat de limieten zijn.

Mapnamen mogen bij de meeste providers geen speciale tekens bevatten zoals \, *, % of ". Als je bestaande mappen zulke tekens bevatten, moet je ze hernoemen voor de migratie.

Speciale mappen: Verzonden, Concepten, Prullenbak

Deze systeemmappen heten bij elke provider anders. Gmail gebruikt [Gmail]/Sent Mail, Outlook.com gebruikt Sent Items, andere providers weer iets anders. Een goede migratietool heeft een "namespace mapping" waarbij je aangeeft welke bronmap overeenkomt met welke doelmap.

Als je dat niet instelt, belanden je verzonden berichten mogelijk in een gewone map in plaats van de officiële Verzonden-map van het nieuwe account. Dat werkt technisch, maar is verwarrend in gebruik.

Na de migratie: verificatie

Controleer na afloop het volgende:

• Staat het totale aantal berichten per map gelijk aan de inventarisatie die je vooraf maakte?
• Zijn alle sub-mappen aanwezig, ook de diepste niveaus?
• Zijn de systeemmappen correct toegewezen (Verzonden, Concepten, Spam)?
• Zijn berichten met bijlagen correct overgekomen? Open er een paar steekproefsgewijs.

Als er mappen ontbreken of berichten missen, kun je imapsync opnieuw draaien met de --folder parameter om alleen de probleemmap opnieuw te synchroniseren. Je hoeft dan niet het hele account opnieuw te migreren.

Migratie bij specifieke providers

Bij migraties van providers als Strato is er soms een extra complicatie: Strato gebruikt een eigen IMAP-implementatie waarbij sommige mappen niet standaard zichtbaar zijn via externe clients. Als je van Strato migreert, lees dan eerst hoe Strato-mail migreren in de praktijk werkt voordat je begint. Daar staan de provider-specifieke instellingen die je nodig hebt.

Conclusie

Een IMAP-migratie waarbij alle mappen intact blijven is volledig haalbaar, maar vraagt voorbereiding. De drie sleutels zijn: een tool kiezen die delimiter-conversie ondersteunt, van tevoren de mappenstructuur inventariseren, en na afloop structureel verifiëren.

Wil je dit zonder technische rompslomp regelen? Start de migratie via het formulier op mailmigreren.nl en ik zorg dat je volledige mappenstructuur één op één wordt overgezet naar je nieuwe provider.