Mailbox verhuizen naar nieuwe hostingprovider, complete gids 2026

Een mailbox verhuizen naar een nieuwe hostingprovider doe je in vier stappen: exporteren bij de oude provider, aanmaken bij de nieuwe, importeren via IMAP of een migratietool, en daarna de DNS-records bijwerken.

Waarom van hostingprovider wisselen?

De meest voorkomende reden is ontevredenheid over betrouwbaarheid of prijs. Soms speelt ook een verouderde webinterface een rol, of ontbreekt ondersteuning voor moderne protocollen zoals OAuth2 of TLS 1.3. Andere keren verhuist de website naar een nieuwe host en is het logisch om e-mail tegelijk mee te nemen zodat alles onder één dak staat.

Wat de reden ook is: een zorgvuldige aanpak voorkomt dat je berichten verliest of dat je tijdelijk onbereikbaar bent. Dit artikel legt stap voor stap uit wat je moet doen.

Wat je vooraf moet weten

Voordat je begint, is het verstandig om een aantal zaken helder te hebben.

Protocol: IMAP vs. POP3

De meeste moderne mailboxen werken via IMAP. Bij IMAP blijven berichten op de server staan en worden ze gesynchroniseerd over al je apparaten. POP3 haalt berichten op en verwijdert ze daarna van de server, tenzij je dat anders instelt. Voor een migratie is IMAP vrijwel altijd de betere keuze, omdat je daarmee de volledige mappenstructuur kunt overzetten.

Domeinnaam en DNS

Je e-mailadres is gekoppeld aan een domeinnaam, bijvoorbeeld janneke@jouwbedrijf.nl. Die domeinnaam heeft DNS-records die aangeven bij welke mailserver berichten moeten worden afgeleverd (de MX-records). Na de migratie pas je die records aan zodat nieuwe mail bij de nieuwe provider aankomt.

Downtime

Bij een goed uitgevoerde migratie is er nagenoeg geen downtime. Zolang je de DNS-records nog niet hebt gewijzigd, blijven berichten bij de oude provider binnenkomen. Zodra je de records aanpast, duurt het tussen de vijf minuten en 48 uur voordat alle DNS-servers wereldwijd de wijziging hebben overgenomen. In de praktijk is dat bij de meeste providers binnen twee tot zes uur geregeld.

De vier stappen van een mailmigratie

Stap 1: exporteer je huidige mailbox

Maak een back-up van alle berichten voordat je iets wijzigt. Dat kan op twee manieren.

Via een e-mailclient zoals Thunderbird of Outlook

Voeg je huidige mailbox toe via IMAP, laat alles synchroniseren en exporteer daarna de mappen naar een lokaal formaat (MBOX of PST). Dit is een handmatige methode die tijd kost, maar die werkt bij vrijwel elke provider.

Via de webinterface van je huidige provider

Sommige providers bieden een directe exportfunctie. Strato biedt dit bijvoorbeeld aan via hun Mailcenter. Als je specifiek van Strato verhuist, lees dan hoe dat werkt bij Strato mail migreren.

Zorg dat je van elke map een lokale kopie hebt: Inbox, Verzonden, Concepten en eventuele zelfgemaakte mappen.

Stap 2: maak de mailbox aan bij de nieuwe provider

Log in bij je nieuwe hostingprovider en maak het e-mailadres aan. De exacte stappen verschillen per provider, maar in de meeste controlepanelen (cPanel, Plesk, DirectAdmin) vind je een sectie "E-mail" of "Mailboxen".

Let op de volgende instellingen:

Instelling	Wat je nodig hebt
Gebruikersnaam	Volledig adres, zoals janneke@jouwbedrijf.nl
Wachtwoord	Kies een sterk, uniek wachtwoord
Opslaglimiet	Controleer of dit overeenkomt met de grootte van je huidige mailbox
IMAP ingeschakeld	Ja, verplicht voor migratie via IMAP

Noteer de IMAP-servergegevens van de nieuwe provider: de hostnaam, het poortnummer (meestal 993 voor IMAP over SSL) en de vereiste authenticatiemethode.

Stap 3: importeer de berichten

Nu komen de berichten over. Er zijn twee gangbare methoden.

Methode A: IMAP-naar-IMAP migratie

Dit is de eenvoudigste aanpak als beide providers IMAP ondersteunen. Je verbindt een migratietool gelijktijdig met de oude en de nieuwe mailserver en laat berichten rechtstreeks kopiëren. De mappenstructuur, de lees- en ongelezenstatus en de tijdstempels blijven daarbij intact.

Meer informatie over hoe dit precies werkt vind je op de pagina over IMAP mail migreren.

Methode B: importeer via een e-mailclient

Voeg zowel de oude als de nieuwe mailbox toe in Thunderbird of een vergelijkbaar programma. Selecteer daarna berichten of mappen en sleep ze van de oude naar de nieuwe account. Dit werkt betrouwbaar, maar is trager bij grote mailboxen omdat alle berichten via jouw internetverbinding gaan in plaats van rechtstreeks van server naar server.

Welke methode kiezen?

Heb je meer dan een paar gigabyte aan mail, dan is IMAP-naar-IMAP het snelst en minst foutgevoelig. Heb je een kleine mailbox of gaat het om slechts een paar mappen, dan is de e-mailclient prima.

Stap 4: update de DNS-records

Dit is de stap die bepaalt waar nieuwe berichten naartoe gaan. Log in bij de partij die je domeinnaam beheert (dit is soms de oude hostingprovider, soms een aparte domeinnaamregistrar).

Pas de volgende records aan:

MX-record

Het MX-record wijst naar de mailserver van je nieuwe provider. De nieuwe provider geeft je de exacte waarde, bijvoorbeeld mail.nieuweprovider.nl met een prioriteit van 10.

SPF-record

Het SPF-record (een TXT-record) geeft aan welke servers namens jouw domein mail mogen versturen. Vervang de verwijzing naar de oude provider door de waarde die de nieuwe provider aanlevert.

DKIM en DMARC

Als de nieuwe provider DKIM ondersteunt, voeg dan het DKIM-record toe voordat je de MX aanpast. DMARC pas je aan als de inhoud van het SPF- of DKIM-record verandert. Veel providers bieden een stap-voor-stap wizard die deze records voor je genereert.

Voorbeeld van een DNS-wijziging

Type	Naam	Waarde (oud)	Waarde (nieuw)
MX	@	mail.oudeprovider.nl	mail.nieuweprovider.nl
TXT	@	v=spf1 include:oudeprovider.nl ~all	v=spf1 include:nieuweprovider.nl ~all
TXT	mail._domainkey	(DKIM-sleutel oud)	(DKIM-sleutel nieuw)

Verlaag de TTL van de MX-records alvast 24 uur voor de wijziging naar 300 seconden (5 minuten). Zo verloopt de overschakeling sneller.

Veelgemaakte fouten

De DNS te vroeg aanpassen

Als je de MX-records aanpast voordat je alle berichten hebt overgezet, kan nieuwe inkomende mail verloren gaan als de nieuwe mailbox nog niet goed is geconfigureerd. Importeer eerst, pas daarna de DNS aan.

Vergeten mappen te controleren

Controleer na de migratie of alle mappen zijn overgekomen: niet alleen Inbox, maar ook Verzonden, Prullenbak en eventuele filters of submappen.

Het wachtwoord op apparaten vergeten te updaten

Zodra de DNS-records zijn aangepast, moet je op elk apparaat (telefoon, tablet, laptop) de IMAP-instellingen bijwerken met de servergegevens van de nieuwe provider. Doe je dat niet, dan kunnen die apparaten niet meer synchroniseren.

De bevestigingsmail van de nieuwe provider over het hoofd zien

Sommige providers sturen een activeringsmail naar het nieuwe adres. Controleer je webmail bij de nieuwe provider direct na aanmaken, zodat je die bevestiging niet mist.

Wat als de migratie misgaat?

Zolang je de DNS-records nog niet hebt gewijzigd, loopt de oude mailbox gewoon door. Je kunt dan rustig de migratie opnieuw uitvoeren zonder dat iemand er iets van merkt.

Heb je al wel de DNS gewijzigd maar lopen er dingen fout, bekijk dan het volgende:

• Controleer de IMAP-inloggegevens van de nieuwe provider op typefouten.
• Kijk of de opslaglimiet niet is overschreden bij de nieuwe mailbox.
• Controleer via een tool als MXToolbox of de MX-records al zijn gepropageerd.
• Neem contact op met de supportdesk van de nieuwe provider en vraag om de laatste ontvangen berichten in hun logs.

Hoe lang duurt een mailmigratie?

Dat hangt af van de hoeveelheid data en de methode.

Mailboxgrootte	Geschatte migratietijd (IMAP-naar-IMAP)
Minder dan 1 GB	15 tot 30 minuten
1 tot 5 GB	1 tot 3 uur
5 tot 20 GB	3 tot 8 uur
Meer dan 20 GB	Meer dan een dag, afhankelijk van serversnelheid

Dit zijn ruwe schattingen. De werkelijke tijd hangt ook af van de serversnelheid aan beide kanten en het aantal berichten (veel kleine berichten duren langer dan weinig grote).

Wanneer is het slim om hulp in te schakelen?

Een migratie zelf uitvoeren is haalbaar als je een enkel e-mailadres hebt en vertrouwd bent met DNS-beheer. Het wordt complexer als:

• je meerdere mailboxen tegelijk wilt verhuizen (bijvoorbeeld het hele bedrijfsdomein),
• je ook kalender- of contactsynchronisatie via CardDAV of CalDAV gebruikt,
• de nieuwe provider een ander authenticatiesysteem gebruikt (OAuth2 in plaats van gewone wachtwoorden),
• je geen toegang hebt tot het DNS-beheer van je domein.

In die gevallen is het eenvoudiger om het te laten uitvoeren. Via het migratie-formulier op mailmigreren.nl kun je opgeven wat je nodig hebt, waarna ik de migratie voor je overeem.

Checklist voor een vlekkeloze migratie

Gebruik onderstaande lijst als geheugensteun:

• Huidige mailboxgrootte controleren
• Back-up gemaakt van alle mappen
• Nieuwe mailbox aangemaakt bij nieuwe provider
• IMAP-instellingen nieuwe provider genoteerd
• Berichten geimporteerd en mappen gecontroleerd
• TTL van MX-record verlaagd (24 uur voor wijziging)
• MX-record bijgewerkt
• SPF-record bijgewerkt
• DKIM-record toegevoegd
• Alle apparaten bijgewerkt met nieuwe serverinstellingen
• Testbericht gestuurd en ontvangen
• Oude mailbox nog even bewaard als terugvaloptie (minimaal 30 dagen)

Als je alle stappen in de juiste volgorde volgt, is een mailmigratie in 2026 een overzichtelijk proces zonder verrassingen.