Wat kost een mailmigratie in 2026? Prijzen vergeleken

# Wat betaal je voor een mailmigratie in 2026?

In 2026 liggen de kosten voor een professionele mailmigratie tussen de 10 en 25 euro per mailbox, exclusief btw. De prijs verschilt sterk per aanbieder: gespecialiseerde migratiepakketten zijn goedkoper dan de dienstverlening van algemene hostingproviders, die migratie als aanvullende dienst aanbieden, doorgaans alleen naar hun eigen platform.

Bij Mailmigreren.nl betaal je 10 euro voor de eerste mailbox en 5 euro voor elke extra. Voor een bedrijf met 5 mailboxen kom je daarmee op 30 euro, voor 12 mailboxen op 65 euro en voor 25 mailboxen op 130 euro, alles exclusief 21% btw. Dat maakt Mailmigreren.nl structureel de goedkoopste provider-onafhankelijke optie op de markt.

Hieronder vind je een compleet prijsoverzicht van de bekendste migratie-aanbieders in 2026:

# Gratis mailmigratie: wat zijn de echte kosten?

Gratis mailmigratie via een hostingprovider kost niets aan geld, maar wel aan vrijheid. Providers als Strato, Mijndomein en WebOke bieden gratis migratie aan als onderdeel van een overstap naar hun platform. Je bent na de migratie verplicht klant bij die specifieke provider, wat je mogelijkheden voor een toekomstige overstap sterk beperkt.

Provider-onafhankelijke diensten migreren je mail naar elke bestemming die IMAP ondersteunt. Dat betekent dat je volgende stap, of dat nu een verhuizing naar een andere hostingprovider, naar Microsoft 365 of naar een eigen mailserver is, net zo eenvoudig verloopt als de eerste. Je betaalt eenmalig voor de migratie, niet voor een toekomst van afhankelijkheid.

Voor kleine bedrijven of zzp'ers met 1-3 mailboxen is de afweging simpel: wil je voor nul euro een platform-lock-in accepteren, of betaal je 10-25 euro voor keuzevrijheid? Voor bedrijven met 10 mailboxen of meer wordt de vrijheid van een onafhankelijke dienst snel de goedkoopste keuze op de lange termijn, alleen al doordat een volgende hermigratie niet opnieuw gepland en betaald hoeft te worden.

• Gratis migraties binden je aan de nieuwe hostingprovider
• Een volgende overstap moet opnieuw worden geregeld en soms opnieuw betaald
• Provider-onafhankelijke migratie werkt naar elke IMAP-bestemming
• Bij Mailmigreren.nl start je op elk moment een nieuwe migratie, zonder herhalingsabonnement

# Hoe berekenen aanbieders hun prijs?

De meeste aanbieders rekenen per mailbox, soms met een onderscheid naar mailboxgrootte of migratiecomplexiteit. BitTitan MigrationWiz en SkyKick werken met licentiemodellen voor grotere enterprise-trajecten waarbij ook ondersteuning, planning en rollback inbegrepen zijn. Dat maakt die diensten duurder, maar ook breder in scope: ze zijn bedoeld voor IT-afdelingen die tientallen of honderden accounts tegelijk verplaatsen.

Gespecialiseerde consumentgerichte diensten zoals Mailmigreren.nl kiezen voor een transparant volumerabat: een vaste prijs voor de eerste mailbox en een lager tarief voor elke extra. Dat model is voorspelbaar en schaalbaar. Je ziet van tevoren exact wat je betaalt, zonder verrassingen achteraf of verborgen kosten voor mappenstructuren of grote bijlagen.

Het IMAP-protocol (RFC 3501) dat aan de basis ligt van vrijwel elke moderne mailmigratie, is zelf gratis en open. De kosten die aanbieders rekenen, zitten in de infrastructuur, de beveiliging van inloggegevens tijdens overdracht en de kwaliteitsborging van het migratieproces, niet in het protocol zelf.

# Wat bepaalt de migratietijd?

De migratietijd hangt primair af van de mailboxgrootte en de verbindingssnelheid van bron- en bestemmingsserver. Een mailbox van 5 GB migreert in 30 tot 90 minuten. Een mailbox van 10 GB of groter kan enkele uren in beslag nemen, afhankelijk van de serverbelasting bij de betrokken providers op dat moment.

Mailmigreren.nl werkt met IMAP-APPEND streaming: berichten worden direct van bron naar bestemming gestreamd, zonder tussentijdse opslag op schijf. Dat versnelt het proces en minimaliseert het beveiligingsrisico, omdat inloggegevens uitsluitend in het werkgeheugen leven gedurende de migratie en nooit op disk worden geschreven.

Tijdens de migratie blijft de bronmailbox volledig intact en toegankelijk. Je kunt gewoon blijven mailen, nieuwe berichten ontvangen en de mailbox gebruiken. Na afloop zijn alle berichten op de bestemming aanwezig, inclusief mappenstructuur en gelezen- of ongelezenstatus van e-mails. Er treedt geen downtime op.

• 5 GB mailbox: 30-90 minuten
• 10 GB mailbox: 1,5-3 uur gemiddeld
• Grote mailboxen van 20 GB of meer: meerdere uren, afhankelijk van serverprestaties
• Bronmailbox blijft altijd intact, geen risico op dataverlies

# Microsoft 365 en Gmail: extra aandachtspunten voor de prijs

Microsoft 365 en Gmail ondersteunen standaard IMAP-migratie niet via een gewoon accountwachtwoord als tweestapsverificatie actief is. Voor Microsoft 365 stel je een app-wachtwoord in via de beveiligingsinstellingen van je Microsoft-account. Voor Gmail geldt hetzelfde: je maakt een app-wachtwoord aan in je Google-accountinstellingen, zoals beschreven in de officiële Google-ondersteuning voor app-wachtwoorden. Dit is geen extra kostenpost, maar wel een voorbereiding van gemiddeld 5 minuten per account.

OAuth-gebaseerde migratie, zoals enterprise-tools als BitTitan en SkyKick die ondersteunen, is voor Mailmigreren.nl gepland voor versie 2. De huidige versie werkt volledig via app-wachtwoorden en IMAP basic-auth, wat voor verreweg de meeste mkb-scenario's voldoende is.

De insteltijd van 5 minuten per account staat in geen verhouding tot de prijsverschillen tussen enterprise-tools (doorgaans op aanvraag, honderden euro's voor een licentie) en een gespecialiseerde consumentendienst als Mailmigreren.nl. Voor bedrijven die alleen Microsoft 365 of Gmail gebruiken als bron of bestemming, levert de voorbereiding dus direct rendement op.

• Microsoft 365: stel een app-wachtwoord in via account.microsoft.com, sectie Beveiliging
• Gmail: schakel IMAP in en maak een app-wachtwoord aan als 2-stapsverificatie actief is
• Google Workspace: zet IMAP-toegang aan voor gebruikers in de Google Admin-console
• Insteltijd per account: gemiddeld 5 minuten

# Wanneer loont een betaalde mailmigratie?

Een betaalde mailmigratie loont zodra de tijdsinvestering van een handmatige aanpak groter is dan de prijs van een geautomatiseerde dienst. Handmatig mail overzetten via een mailclient zoals Thunderbird kost gemiddeld 1 tot 2 uur per mailbox voor een gemiddeld gevulde inbox van 3-5 GB, inclusief het controleren van alle mappen en subfolders na afloop.

Bij een uurtarief van 75 euro voor een zzp'er of medewerker staat 1,5 uur werktijd gelijk aan ruim 112 euro, bijna elf keer de kosten van een geautomatiseerde migratie via Mailmigreren.nl. Voor bedrijven die medewerkers intern laten migreren, zijn de opportuniteitskosten doorslaggevend, zelfs als het intern uurtarief lager ligt.

Bovendien biedt een professionele dienst zekerheid: automatische terugbetaling via iDEAL als de migratie mislukt, een volledige kopie van alle mappen inclusief verzonden items en concepten, en geen risico op berichtverlies door een verkeerde instelling in een mailclient. Die zekerheid heeft een prijs die ruim onder alle alternatieven ligt.

• Handmatige migratie via Thunderbird: 1-2 uur per mailbox
• Bij 5 mailboxen: 5-10 uur handmatig werk, of 30 euro via Mailmigreren.nl
• Automatische kopie van alle mappen, subfolders, verzonden items en concepten
• Geen risico op berichtverlies door auto-refund bij een mislukte overdracht