Mailmigratie bij bedrijfsfusie of overname: stappenplan

# Wat is de beste aanpak voor mailmigratie bij een fusie van twee bedrijven?

De beste aanpak is één doelomgeving kiezen en de mailboxen van het andere bedrijf daarheen kopiëren, in de volgorde: eerst domeinstrategie, dan MX-records, dan mailinhoud. Bij een fusie of overname heb je twee mailomgevingen, vaak bij twee verschillende hostingproviders, met eigen domeinen, eigen mailboxen en eigen gewoonten. Het doel is dat medewerkers na de merge in één omgeving werken en dat de mailgeschiedenis van beide bedrijven doorzoekbaar blijft.

Technisch is dit een IMAP-migratie. IMAP (Internet Message Access Protocol, zie Wikipedia en de specificatie in RFC 3501) houdt mail op de server en kent een APPEND-commando waarmee een bericht in een andere mailbox wordt geplaatst. Een migratietool leest de berichten uit de oude mailbox en schrijft ze met IMAP-APPEND in de nieuwe. Daardoor werkt het tussen elke twee IMAP-providers, ook als bedrijf A bij Strato zit en bedrijf B bij Hostnet. Meer achtergrond lees je op de pagina IMAP uitgelegd.

Het grootste risico bij een merge is niet de techniek maar de planning. Er zijn twee partijen, twee beheerders, twee sets wachtwoorden en vaak een harde datum waarop het nieuwe bedrijf naar buiten treedt. Maak daarom eerst een lijst van alle mailboxen die mee moeten, inclusief gedeelde adressen zoals info@ of administratie@, en bepaal per mailbox wie de eigenaar is.

# Welke domeinstrategie kies je bij een merge van twee bedrijven?

Kies bij voorkeur één mailomgeving waarin beide domeinen blijven werken, en laat het oude domein pas los als je zeker weet dat niemand er nog op mailt. De domeinkeuze bepaalt hoeveel mailboxen je migreert, welke adressen klanten blijven gebruiken en hoeveel beheer je overhoudt. Er zijn drie gangbare strategieën.

Bij de eerste strategie houden beide bedrijven hun domein, maar draait de mail in één omgeving. Medewerkers van het overgenomen bedrijf behouden hun adres, klanten merken niets en je beheert één omgeving. Bij de tweede strategie kiest iedereen een adres op het hoofddomein en wordt het oude domein een alias die doorstuurt. Dat geeft de strakste uitstraling, maar vraagt om afspraken over dubbele namen: als er in beide bedrijven een jan@ bestaat, moet één van de twee een andere naam krijgen. De derde strategie, het oude domein laten vervallen, is de riskantste: mail van klanten en leveranciers naar het oude adres komt dan niet meer aan.

De aliassen en het doorsturen regel je bij je nieuwe mailprovider, niet bij de migratietool. Controleer daarom voor je begint of je nieuwe pakket meerdere domeinen of aliassen toestaat. De migratie zelf verhuist alleen de inhoud van de mailboxen.

# Wat kost het om de mailboxen van twee bedrijven te verhuizen?

Bij mailmigreren.nl kost de eerste mailbox 10 euro en elke extra mailbox 5 euro, alle bedragen excl. 21% btw. Voor 5 mailboxen betaal je 30 euro, voor 12 mailboxen 65 euro en voor 25 mailboxen 130 euro. Een fusie van twee mkb-bedrijven met samen 20 mailboxen kost 105 euro excl. btw, oftewel 127,05 euro incl. btw.

De alternatieven zijn vaak gekoppeld aan één hostingprovider. De verhuisservice van Hostnet kost 15 euro per mailbox en werkt alleen naar Hostnet. Hoasted rekent ook 15 euro per mailbox voor hulp, alleen naar Hoasted. De Overstapservice van YourHosting via ServicePlus werkt alleen naar YourHosting. Mijndomein migreert gratis, maar alleen bij een pakket vanaf 15 euro per maand en met een maximum van 5 GB. TransIP heeft geen migratietool. audriga rekent 10 euro per account, en BitTitan MigrationWiz richt zich op enterprise en vooral op Microsoft 365. Deze gegevens zijn gecontroleerd in september 2026.

Bij een merge kies je meestal een doelomgeving op basis van prijs, opslag en beheergemak, niet op basis van de gratis migratie die erbij hoort. Een provider-onafhankelijke migratie voorkomt dat de migratieprijs je keuze voor de nieuwe omgeving stuurt.

# Hoe lang duurt de migratie van alle mailboxen?

Reken op 30 tot 90 minuten per mailbox van 5 GB en op enkele uren voor mailboxen van 10 GB of meer. Omdat de mailboxen in een bestelling na elkaar worden gemigreerd en niet parallel, tel je de doorlooptijden op. Twaalf mailboxen van elk 5 GB kosten daarom 6 tot 18 uur in totaal (12 x 30 minuten tot 12 x 90 minuten).

Dat is goed te plannen. Start een grote batch aan het eind van de werkdag, dan zijn de meeste mailboxen de volgende ochtend klaar. Zet de mailboxen met de meeste mail, zoals die van directie en sales, in een eigen bestelling als je ze eerder gereed wilt hebben dan de rest.

De snelheid hangt af van de bron- en doelserver en van het aantal berichten, niet alleen van de gigabytes. Een mailbox met honderdduizenden kleine berichten duurt langer dan een mailbox met een paar grote bijlagen van dezelfde omvang. Gebruik de gratis preview om vooraf te zien hoeveel mail er in elke mailbox staat.

# In welke volgorde zet je MX-records, mailboxen en aliassen om?

Maak eerst de nieuwe mailboxen aan, zet daarna de MX-records om en kopieer pas dan de oude mail. Zo komt nieuwe mail vanaf het omzetmoment direct in de nieuwe mailbox terecht en vult de migratie de geschiedenis aan. Je voorkomt dat medewerkers midden in de overgang in twee omgevingen moeten kijken.

Verlaag minstens één TTL-periode voor de omzetting de TTL van de MX-records, bijvoorbeeld van 24 uur naar 5 minuten, zodat de wijziging snel doorwerkt. Controleer dat alle nieuwe mailboxen bestaan voordat je de MX-records wijzigt: mail naar een adres dat niet bestaat wordt geweigerd. Mail die tijdens de overgangsperiode nog bij de oude server aankomt, blijft in de oude mailbox staan. Controleer die mailboxen na het verstrijken van de oude TTL en verplaats zulke berichten zo nodig handmatig.

Daarna volgt de migratie zelf. Mailmigreren.nl werkt in 100% kopieer-modus: de bron blijft staan en er wordt niets verwijderd. De wachtwoorden van de mailboxen leven alleen in het werkgeheugen en worden nooit op schijf opgeslagen. Wil je de stappen in detail volgen, dan staat het hele proces in het stappenplan voor het verhuizen van een mailbox. De serverinstellingen van je huidige en nieuwe provider vind je onder IMAP-instellingen per provider.

# Welke valkuilen kom je tegen bij een overname?

De meeste problemen bij een overname zitten in toegang en capaciteit, niet in de migratie zelf. Je hebt voor elke bron-mailbox een werkend wachtwoord nodig, en dat ligt bij een overname vaak bij een vertrokken beheerder of een externe webbouwer. Vraag die gegevens vroeg op, of laat het wachtwoord via het controlepaneel van de oude provider opnieuw instellen.

Het tweede punt is de omgeving van de bron. Gmail en Google Workspace werken met een app-wachtwoord. Microsoft 365 en Outlook.com worden niet ondersteund, omdat Microsoft IMAP met alleen een wachtwoord niet meer toestaat. Gebruikt één van de twee bedrijven Microsoft 365, plan dan een andere route voor die mailboxen. Er is geen toezegging dat dit in de toekomst wel kan.

Het derde punt is de opslag van de nieuwe mailbox. Een volle nieuwe mailbox is geen reden voor geld terug, omdat dit vooraf in de gratis preview wordt gecontroleerd. Vergroot je de opslag, dan maak je de migratie gratis af via een herstartlink.

• Verzamel alle wachtwoorden en gebruikersnamen van de bron-mailboxen voordat je de bestelling plaatst.
• Tel gedeelde mailboxen zoals info@ en administratie@ mee, zolang je er via IMAP met een eigen wachtwoord in kunt.
• Spreek een naamregel af voor dubbele adressen, bijvoorbeeld een jan@ in beide bedrijven.
• Zeg het oude hostingpakket pas op nadat je de nieuwe mailboxen hebt gecontroleerd; de bron blijft in kopieer-modus intact.
• Controleer in de gratis preview of elke nieuwe mailbox genoeg opslag heeft voor de te kopiëren mail.

# Waar let je op bij AVG en bewaring van gemigreerde mail?

Mail bevat persoonsgegevens, dus de AVG blijft gelden bij het samenvoegen van twee mailomgevingen. Leg vast wie na de merge toegang krijgt tot de gemigreerde mailboxen, en zorg dat medewerkers van het ene bedrijf niet automatisch de mail van het andere bedrijf kunnen lezen. De regels en uitleg staan bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bij de migratie zelf geldt dat wachtwoorden alleen in het werkgeheugen staan en dat de bron-mailbox ongemoeid blijft. Daardoor ontstaat er geen kopie van je inloggegevens op schijf. Bepaal na de merge ook hoe lang je de oude hostingpakketten laat bestaan: zolang de bron staat, staat daar ook nog een volledige kopie van de mail. Leg een einddatum vast en zeg het pakket daarna op.

Werk je als webbureau of IT-partner voor meerdere bedrijven die fuseren, kijk dan op de pagina voor webbureaus voor een werkwijze waarbij je meerdere klantmigraties efficiënt afhandelt.