Mailbox migreren: wat is een eerlijke prijs in 2026?

# Wat is een eerlijke prijs voor mailbox migratie in 2026?

Een eerlijke prijs voor mailbox migratie in 2026 bestaat uit een transparant bedrag per mailbox, zonder verplichte koppeling aan een hostingcontract en met een duidelijk terugbetalingsbeleid als de migratie mislukt. Voor een mkb-bedrijf met 5 tot 12 mailboxen betekent dat in de praktijk een totaalprijs tussen de 30 en 65 euro excl. btw bij een eerlijk geprijsde, provider-onafhankelijke dienst, tegenover 75 tot 300 euro bij aanbieders die een vast tarief per mailbox hanteren zonder staffelkorting.

Drie kenmerken bepalen of een prijs eerlijk is. Ten eerste is de prijs per mailbox opgebouwd zonder verborgen staffels: je weet vooraf exact wat 5, 12 of 25 mailboxen kosten. Ten tweede is de dienst hosting-onafhankelijk, zodat je niet gedwongen wordt over te stappen naar een specifieke provider om van de migratie te profiteren. Ten derde is er een concreet terugbetalingsbeleid: gaat de migratie fout, dan krijg je je geld terug in plaats van een support-ticket.

De markt is de afgelopen jaren verschoven van een nichedienst voor IT-beheerders naar een toegankelijke tool voor elk mkb-bedrijf dat van hostingpartij wisselt. Dat heeft de instapprijzen gedrukt, maar het aanbod ook versplinterd: van gratis migraties die vastzitten aan een hostingcontract tot enterprise-licenties die voor een bedrijf met tien mailboxen volstrekt overgedimensioneerd zijn.

# Wat kost mailbox migratie bij de bekendste aanbieders?

De prijzen voor mailbox migratie lopen in 2026 uiteen van 0 euro bij gratis hostermigraties tot een licentiemodel op aanvraag bij enterprise-tools. Onderstaande tabel zet de bekendste opties naast elkaar op basis van een migratie van 5 mailboxen van gemiddeld 5GB.

De gratis migraties van hosters zoals Mijndomein, Strato en WebOke lijken op het eerste gezicht het voordeligst, maar zijn in de praktijk een verkoopinstrument: je krijgt de migratie alleen kosteloos als je ook je hosting of domein bij die partij onderbrengt. Voor een bedrijf dat specifiek van hostingpartij wil wisselen zonder aan een nieuwe partij vast te zitten, is dat geen eerlijke vergelijking meer met een onafhankelijke migratiedienst.

Enterprise-tools als BitTitan MigrationWiz en SkyKick werken met een licentiemodel per mailbox per maand, meestal op aanvraag geprijsd en ontworpen voor migraties van honderden tot duizenden mailboxen tegelijk, inclusief projectbegeleiding. Voor een mkb-bedrijf met 5 tot 25 mailboxen is dat zowel qua prijs als qua implementatietijd zwaar overgedimensioneerd.

# Welke kostendrijvers bepalen de uiteindelijke prijs van jouw migratie?

Vier factoren bepalen samen of een migratieprijs eerlijk is voor jouw situatie: het aantal mailboxen, het datavolume per mailbox, het protocol van bron- en doelserver, en het serviceniveau rond support en refund. Wie deze vier factoren kent, kan elke offerte in een paar minuten doorrekenen.

Het aantal mailboxen bepaalt of staffelkorting de moeite waard is: bij een vast tarief per mailbox, zoals bij Hoasted MailSync of YourHosting, betaal je bij 12 mailboxen 12 keer het volledige tarief. Bij een aflopende staffel, zoals 10 euro voor de eerste en 5 euro voor elke volgende mailbox, daalt de gemiddelde prijs per mailbox naarmate je er meer migreert; bij 12 mailboxen kom je dan uit op 65 euro in plaats van 180 euro.

Het datavolume bepaalt de migratieduur en daarmee vaak de prijs. Mailboxen tot 5GB migreren doorgaans in 30 tot 90 minuten via IMAP-APPEND, de standaardmethode uit het IMAP4rev1-protocol (RFC 3501) om berichten rechtstreeks in de doelmap te kopiëren zonder tussenopslag op een externe server. Bij 10GB of meer loopt de migratietijd op tot enkele uren per mailbox, wat sommige aanbieders vertaalt in een hogere prijs of een aparte offerte op maat.

Het protocoltype maakt eveneens verschil. Het onderliggende IMAP-protocol werkt bij vrijwel elke zakelijke hostingpartij, zoals Strato, Hostnet, Mijndomein, TransIP, YourHosting, Hoasted, Vimexx, Antagonist, Argeweb, Webhostpartner, Byte en Enhance, op dezelfde manier, wat een generieke migratietool goedkoop houdt. Microsoft 365 en Gmail zijn de uitzondering: zonder ondersteuning voor moderne OAuth-authenticatie werk je noodgedwongen met app-wachtwoorden of basic-auth, wat de meeste migratietools in 2026 nog altijd als aparte flow moeten ondersteunen naast de reguliere IMAP-koppeling.

# Waarom is een 'gratis' migratie vaak de duurste keuze?

Een gratis migratie is vaak de duurste keuze omdat de werkelijke kosten verschuiven van een eenmalig migratiebedrag naar een jarenlang hostingcontract bij de partij die de migratie aanbiedt. Zodra je mailboxen eenmaal bij een nieuwe hoster staan, is een volgende overstap weer een nieuwe migratie waard, en die is dan zelden nog gratis.

Dit patroon heet hosting lock-in: de migratiedienst is geen zelfstandig product, maar een wervingsinstrument voor het hostingpakket eromheen. Vergelijk dat met een provider-onafhankelijke dienst, waarbij de bron gewoon blijft staan en alleen een kopie van je mailbox naar de nieuwe server gaat. Je betaalt dan voor de migratie zelf, niet voor de vervolgverkoop.

Het verschil is vooral voelbaar op de langere termijn. Een bedrijf dat elke twee tot drie jaar van hostingpartij wisselt vanwege prijs, features of support, betaalt bij een onafhankelijke migratiedienst steeds hetzelfde transparante tarief per mailbox. Bij een gratis migratie betaal je feitelijk elke keer opnieuw met een nieuw hostingcontract, vaak tegen een hoger tarief dan bij de vorige partij.

# Hoe beoordeel je in 6 stappen of een migratieprijs eerlijk is?

# Heb je een enterprise-tool zoals BitTitan of SkyKick nodig?

Een enterprise-tool zoals BitTitan MigrationWiz of SkyKick heb je in de meeste gevallen niet nodig als je bedrijf tussen de 1 en 25 mailboxen migreert; deze tools zijn gebouwd voor IT-afdelingen die honderden tot duizenden mailboxen tegelijk verplaatsen met projectbegeleiding, rapportagelagen en een implementatietraject van weken.

Voor een mkb-bedrijf dat overstapt van bijvoorbeeld Strato naar TransIP, of van een gedeeld hostingpakket naar een eigen mailserver, is dat een onnodig zware en dure oplossing. Een generieke IMAP-migratiedienst met streaming-kopie via IMAP-APPEND doet exact hetzelfde werk voor 5 tot 25 mailboxen, zonder de opzetkosten en het licentiemodel van een enterprise-platform.

SkyKick is bovendien specifiek gebouwd rond Microsoft 365 en dus niet bruikbaar als je bron- of doelserver een reguliere IMAP-hoster is. BitTitan ondersteunt wel een breder scala aan bronnen, maar de prijsstructuur en het implementatietraject zijn afgestemd op resellers en IT-dienstverleners, niet op een eigenaar die zelf 8 mailboxen wil verplaatsen naar een nieuwe hostingpartij.

# Wat is een realistische prijs voor jouw situatie in 2026?

Een realistische prijs voor jouw migratie in 2026 hangt af van het aantal mailboxen en het datavolume, maar voor de meeste mkb-bedrijven met 1 tot 25 mailboxen van elk enkele gigabytes is 10 tot 130 euro excl. btw een eerlijke bandbreedte. Bij 1 mailbox betaal je 10 euro, bij 5 mailboxen 30 euro, bij 12 mailboxen 65 euro en bij 25 mailboxen 130 euro, mits de aanbieder met een aflopende staffelprijs werkt.

Betaal je aanzienlijk meer dan dat bij een vergelijkbaar aantal mailboxen, controleer dan of je voor iets anders betaalt dan de migratie zelf: een verplicht hostingcontract, een enterprise-licentie die je niet nodig hebt, of supportkosten die niet in de basisprijs staan vermeld. Betaal je aanzienlijk minder of niets, controleer dan of de bron blijft staan tijdens de migratie en of er een refundbeleid is als het misgaat.

De eerlijkste manier om dat te toetsen is een concrete proef: vul je aantal mailboxen in bij een provider-onafhankelijke dienst en vergelijk de uitkomst met de tabel eerder in dit artikel. Bij mailmigreren.nl start je die vergelijking direct in de wizard, met een vaste prijs per mailbox en 100% kopieer-modus waarbij je bron gewoon blijft staan.