Mailbox migreren: eerlijke prijs in 2026 (marktoverzicht)

# Wat kost een mailboxmigratie in 2026?

De marktprijs voor een professionele mailboxmigratie ligt in 2026 tussen de 10 en 25 euro per mailbox (excl. BTW). Dat is het bereik voor mkb-gerichte diensten die migratiesoftware, monitoring en een terugbetalingsgarantie bieden. Gratis opties bestaan, maar de kosten worden niet in euro's uitgedrukt: ze zitten in hostingverplichtingen, beperkte provider-keuze of het ontbreken van garanties bij fouten.

Het prijsverschil tussen aanbieders is aanzienlijk. Een organisatie met 5 mailboxen betaalt bij de ene dienst 30 euro, bij een andere 125 euro voor exact dezelfde technische handeling. Het loont dus om aanbieders te vergelijken op wat ze feitelijk leveren en niet alleen op het bedrag op de betaalpagina.

# Welke factoren bepalen de prijs van een e-mailmigratie?

Vier kostendrijvers verklaren het prijsverschil tussen aanbieders: mailboxgrootte, volume, technische complexiteit en het niveau van garanties.

Mailboxgrootte is de meest directe factor. Een mailbox van 2 GB migreert in circa 30 minuten; een mailbox van 10 GB kan twee tot vier uur duren. Diensten met een vast tarief per mailbox rekenen hetzelfde voor lege en volgelopen mailboxen. Dat is gunstig voor grote mailboxen, maar nadelig als je bedrijf voornamelijk kleine mailboxen heeft.

Volume geeft korting bij goede aanbieders. Bij mailmigreren.nl daalt de prijs bij de tweede mailbox al van 10 naar 5 euro per stuk. Dat maakt vijfentwintig mailboxen bereikbaar voor 130 euro in plaats van 250 euro bij een fixed-rate aanbieder. Organisaties boven de 50 mailboxen kunnen ook kijken naar enterprise-tools zoals BitTitan MigrationWiz, maar die vereisen een eigen IT-afdeling of gecertificeerde reseller.

Technische complexiteit stijgt bij Microsoft 365 en Google Workspace, omdat die platforms moderne authenticatie via OAuth vereisen. Diensten die werken via standaard IMAP met basis-authenticatie zijn eenvoudiger te koppelen en goedkoper te bedienen. Controleer altijd of de aanbieder expliciet vermeldt welke protocollen worden ondersteund.

Garanties kosten geld maar leveren waarde op. Een auto-refund bij mislukking, monitoring tijdens de migratie en een herstartoption zijn functies waarvoor een aanbieder infrastructuur moet onderhouden. Dat rechtvaardigt een hogere prijs ten opzichte van een dienst die simpelweg een script uitvoert zonder vangnet.

• Mailboxgrootte: groter is tijdsintensiever, sommige aanbieders verrekenen dat
• Volume: staffelprijzen maken bulk aantrekkelijk bij goede aanbieders
• Protocollen: IMAP eenvoudig, OAuth voor Microsoft 365 en Google vereist extra stap
• Garanties: auto-refund en monitoring rechtvaardigen een hogere prijs
• Provider-afhankelijkheid: hostinggebonden diensten zijn goedkoper maar beperken je leverancierskeuze

# Gratis migraties bij hosters: wat is de echte prijs?

Gratis mailmigratie bij hosters zoals Mijndomein, Strato en WebOke is direct beschikbaar, maar vereist altijd dat je bij die provider gaat hosten. De migratie zelf kost niets; de werkelijke prijs is de verplichting om klant te blijven. Wie wil vergelijken of overstappen naar een andere provider dan de migrerende hoster, heeft niets aan dit aanbod.

Daarnaast bieden gratis diensten doorgaans minder controle over het migratieproces. Je ziet niet hoeveel e-mails correct zijn overgekomen, ontvangt geen rapport over mislukte berichten en hebt geen optie om de migratie opnieuw te starten als er iets mis gaat. Dat is acceptabel voor particulieren met een lege mailbox; voor een mkb-bedrijf dat vertrouwt op een volledige e-mailhistorie is het een concreet risico.

Een derde beperking is timing. Gratis migratietools draaien doorgaans op gedeelde servers met lage prioriteit. Een migratie die bij een betaalde dienst 90 minuten duurt, kan bij een gratis tool 24 uur in de wachtrij staan. Downtime en bereikbaarheidsproblemen zijn voor een bedrijf concrete kosten, ook al staan ze niet op een factuur.

• Hostingverplichting: gratis migratie werkt alleen als je bij die provider gaat hosten
• Geen rapportage: onduidelijk hoeveel berichten succesvol zijn overgekomen
• Lage prioriteit: langere wachttijden op gedeelde migratieservers
• Geen herstartoption: bij fouten ontbreekt veelal een automatische tweede poging
• Beperkte bronproviders: werkt alleen met providers die de hoster goedkeurt

# IMAP-migratie versus provider-gebonden migratie: vrijheid of gemak?

Het verschil is fundamenteel: IMAP-migratie werkt met elke combinatie van bron- en bestemmingsserver, terwijl provider-gebonden migratie uitsluitend werkt als de bestemmingsserver van de hoster zelf is.

Provider-onafhankelijke migratie werkt via het open standaardprotocol dat is vastgelegd in RFC 3501. Elke mailserver die IMAP ondersteunt, kan als bron of bestemming dienen. Dat betekent dat je kunt migreren van Strato naar TransIP, van Hostnet naar YourHosting, of van een zelfbeheerde server naar Microsoft 365, zonder tussenkomst van een van beide providers.

Provider-gebonden migratie is sneller en eenvoudiger in te stellen, maar werkt alleen als de hoster de eindbestemming is. Wie een overstap overweegt maar nog vergelijkt, of wie naar een derde partij wil, kan van deze optie geen gebruik maken.

Het technische voordeel van IMAP-streaming is dat de bronmailbox intact blijft tijdens de gehele migratie. Er wordt gekopieerd, niet verplaatst. Je kunt de migratie pauzeren, hervatten of opnieuw starten zonder verlies van de oorspronkelijke data. Dat maakt IMAP-migratie de veiligste methode voor bedrijven die geen risico kunnen nemen met hun e-mailhistorie.

# Wanneer is een betaalde dienst goedkoper dan zelf doen?

Een betaalde migratiedienst is goedkoper dan handmatig migreren zodra de eigen tijdsinvestering meer dan 45 minuten per mailbox kost, gerekend tegen een realistisch intern uurtarief.

Zelf migreren via een IMAP-client zoals Mozilla Thunderbird kost geen licentiegeld, maar consumeert arbeidstijd. Een technisch onderlegde medewerker die 5 mailboxen handmatig overzet, is al snel twee tot vier uur bezig, inclusief configuratie, verbindingsproblemen en controle van maptoewijzingen. Bij een intern uurtarief van 75 euro is dat een verborgen kostenpost van 150 tot 300 euro voor een klus die bij mailmigreren.nl 30 euro kost.

Voor grotere aantallen geldt dit nog sterker. Twintig mailboxen handmatig migreren is een volledige werkdag; met een geautomatiseerde dienst loopt de migratie op de achtergrond terwijl het bedrijf gewoon doorwerkt. Zakelijk uitgedrukt: de waarde van een migratiedienst is de tijdsbesparing plus het vermeden risico, minus de prijs van de dienst.

• Minder dan 2 mailboxen met weinig data: handmatig via Thunderbird is haalbaar
• 3 tot 10 mailboxen: betaalde dienst bespaart 1 tot 4 uur intern werk
• 10 tot 25 mailboxen: betaalde dienst bespaart een volledige werkdag
• Meer dan 25 mailboxen: geautomatiseerde batch-migratie of enterprise-tool vereist

# Hoe beoordeel je een migratie-aanbieder objectief?

Een eerlijk aanbod bevat vier elementen die je voor betaling kunt verifiëren: transparante prijsopbouw, een duidelijk terugbetalingsbeleid, veilige gegevensverwerking en bereikbare ondersteuning.

Transparante prijsopbouw betekent dat je voor het afrekenen precies weet wat je betaalt per mailbox, wat inbegrepen is en welk BTW-tarief van toepassing is. Aanbieders die een prijs tonen zonder BTW-vermelding, of die extra kosten opvoeren na de initiële keuze, zijn minder betrouwbaar.

Terugbetalingsbeleid is het belangrijkste kwaliteitssignaal. Een aanbieder die automatisch terugbetaalt als de migratie mislukt, heeft belang bij een succesvolle uitkomst. Een aanbieder zonder dit beleid schuift het risico volledig naar jou.

Gegevensverwerking is relevant onder de AVG. E-mail bevat persoonsgegevens en de migratie vereist tijdelijk toegang tot inloggegevens. Een verwerker die wachtwoorden opslaat op disk, voldoet mogelijk niet aan de vereisten voor veilige verwerking. Diensten die wachtwoorden uitsluitend in werkgeheugen verwerken en nooit op disk opslaan, bieden een betere privacygarantie.

Ondersteuning hoeft niet telefonisch te zijn, maar er moet een contactkanaal zijn met een reactietermijn die past bij zakelijk gebruik. Controleer of er een e-mailadres of helpdesk beschikbaar is voor vragen tijdens en na de migratie.

• Prijsopbouw: alle kosten zichtbaar voor betaling, inclusief BTW-vermelding
• Terugbetaling: automatisch bij mislukking, niet alleen op verzoek achteraf
• Gegevensverwerking: wachtwoorden uitsluitend in werkgeheugen, nooit op disk
• Protocollen: expliciet vermeld welke bron- en bestemmingsproviders worden ondersteund
• Ondersteuning: duidelijk contactkanaal met een redelijke reactietermijn voor zakelijke gebruikers

# Conclusie: wat is een eerlijke prijs in 2026?

Op basis van dit marktoverzicht is een prijs van 10 tot 15 euro per mailbox (excl. BTW) redelijk voor een dienst met IMAP-streaming, provider-onafhankelijkheid, een automatische terugbetalingsgarantie en veilige verwerking van inloggegevens. Een prijs boven de 20 euro per mailbox is hoog voor standaardmigraties, tenzij de aanbieder uitgebreide SLA-garanties of enterprise-functies biedt.

Voor een mkb-organisatie met 5 tot 25 mailboxen is het realistische totaalbedrag 30 tot 130 euro, afhankelijk van het volume. Goedkoper is mogelijk, maar dan accepteer je beperkingen in provider-keuze, garanties of privacybescherming. Gratis migratietools van hosters zijn alleen interessant als je toch al bij die provider wil hosten en geen waarde hecht aan een terugval bij fouten.

Mailmigreren.nl zit in het eerlijke bereik: 10 euro voor de eerste mailbox en 5 euro per extra mailbox. Vijf mailboxen kosten 30 euro, twaalf mailboxen 65 euro en vijfentwintig mailboxen 130 euro, steeds excl. 21% BTW. De dienst biedt automatische terugbetaling via iDEAL, geen wachtwoordopslag op disk en volledige provider-onafhankelijkheid. Starten kan direct via de migratiewizard op de homepage.