Mailbox migreren: wat is een eerlijke prijs in 2026?

# Wat kost mailboxmigratie op de Nederlandse markt in 2026?

Op de Nederlandse markt betaal je in 2026 gemiddeld tussen de 5 en 25 euro per mailbox voor een professionele migratiedienst. De spreiding is groot: goedkope diensten richten zich op standaard IMAP-IMAP-kopieringen, terwijl dure diensten ondersteuning, garanties en enterprise-functies bundelen die voor het mkb zelden noodzakelijk zijn.

Het prijsverschil weerspiegelt niet altijd een kwaliteitsverschil. Een dienst die 25 euro per mailbox vraagt, levert voor een standaard IMAP-migratie geen technisch betere uitkomst dan een dienst van 10 euro. De meerprijs betaalt doorgaans extra support-uren, merkbekendheid of een verdienmodel dat aan een hostingcontract is gekoppeld.

Gratis migraties, aangeboden door hostingpartijen zoals Mijndomein, Strato en WebOke, lijken aantrekkelijk maar zijn nooit zonder voorwaarden. De werkelijke kosten zitten in de contractduur en hosting lock-in: je migreert gratis, maar blijft minimaal een jaar aan de nieuwe provider gebonden. Wie die kosten niet meerekent, vergelijkt onjuist.

# Wat bepaalt de prijs van een mailboxmigratie?

De prijs van een mailboxmigratie wordt door vier concrete factoren bepaald: het volume aan mailboxen, de grootte per mailbox, de technische complexiteit van de bron- en doelserver, en de aanwezigheid van een servicevangnet.

Volume is de belangrijkste prijsbepalende factor. Diensten hanteren een aflopende schaal: de eerste mailbox is per stuk duurder, extra mailboxen zijn goedkoper. Bij Mailmigreren.nl betaal je 10 euro voor de eerste mailbox en 5 euro per extra mailbox. Vijf mailboxen kosten daarmee 30 euro exclusief BTW, twaalf mailboxen 65 euro en vijfentwintig mailboxen 130 euro.

Mailboxgrootte bepaalt de migratietijd en daarmee de serverlast voor de aanbieder. Een mailbox van 5 GB duurt 30 tot 90 minuten; een mailbox van 10 GB of meer kan enkele uren in beslag nemen, afhankelijk van de serversnelheid aan beide kanten. Aanbieders die per uur of per GB rekenen, zijn transparanter in deze kostenpost, maar ook duurder bij grote mailboxen.

Technische complexiteit stijgt als je migreert naar of van Microsoft 365 of Gmail. Beide platforms vereisen app-wachtwoorden of specifieke OAuth-configuraties; standaard wachtwoordauthenticatie werkt niet meer. Dit verhoogt de instapdrempel en rechtvaardigt een beperkte meerprijs. Servicevangnet: automatische terugbetaling bij een mislukte migratie is geen standaard in de markt. Wie dit als voorwaarde stelt, filtert daarmee al meer dan de helft van de aanbieders weg.

# Wanneer is een hogere prijs gerechtvaardigd?

Een hogere prijs is gerechtvaardigd als de complexiteit van de migratie dat objectief vereist. Drie situaties rechtvaardigen een meerprijs boven het markttarief van 10 tot 15 euro per mailbox.

Eerste situatie: enterprise-schaal. Bij migraties van meer dan 100 mailboxen, met Exchange-kalenders, gedeelde mappen, distributiegroepen of retentiebeleid, biedt een enterprise-tool zoals BitTitan MigrationWiz functies die consumentendiensten niet leveren. De meerprijs koopt dan daadwerkelijk extra functionaliteit.

Tweede situatie: beheerde migratie met SLA. Als een IT-dienstverlener de migratie volledig verzorgt, inclusief pre-migratiescans, herstelplan en post-migratiecontrole, is een uurloon bovenop de toolkosten redelijk. Verwacht dan eerder 150 tot 250 euro per mailbox voor een volledig begeleid traject, niet 25 euro.

Derde situatie: domeinverhuizing gecombineerd. Wie tegelijk domeinnaam, DNS-records en mailboxen verhuist, heeft te maken met meer afhankelijkheden en een hogere kans op tijdelijke bereikbaarheidsproblemen. Dat is tijdsintensiever en rechtvaardigt hogere tarieven bij een full-service aanbieder. Voor het standaard mkb-scenario, tien mailboxen migreren van Strato naar TransIP of omgekeerd, is een meerprijs boven 15 euro per mailbox niet technisch onderbouwd.

# Gratis migraties: wat verbergt de nulprijs?

Gratis mailboxmigraties zijn nooit echt gratis: de kosten worden verwerkt in de hostingcontractprijs of in de minimale contractduur. Een hostingpartij die gratis migreert, doet dat om je als klant te binden, niet als service zonder bijbedoeling.

De verborgen kosten zijn concreet. Een hostingcontract van 12 maanden dat 5 euro per maand duurder is dan het marktgemiddelde, kost je op jaarbasis 60 euro extra. Dat is meer dan een betaalde migratie van 30 euro bij een provider-onafhankelijke dienst. Bovendien bieden gratis migraties doorgaans geen provider-onafhankelijkheid: je kunt alleen van provider X naar diezelfde provider X migreren, of uitsluitend naar een door hen geselecteerde partner.

IMAP is een open standaard die elke mailclient en elke mailserver kan implementeren, wat betekent dat elke providerkoppeling technisch mogelijk is. Het zijn commerciele keuzes, geen technische beperkingen, die gratis migraties tot eenrichtingsverkeer maken. Het risico bij een gratis migratie is bovendien dat er geen contractueel vangnet bestaat. Als de migratie misloopt, staat de aanbieder niet gehouden aan herstel of restitutie. Bij een betaalde dienst met expliciete terugbetalingsgarantie is dat risico vooraf gedekt.

# Hoe beoordeel je of een migratiedienst zijn prijs waard is?

Een migratiedienst is zijn prijs waard als hij vier controleerbare criteria haalt: provider-onafhankelijkheid, transparantie over wachtwoordbehandeling, een concreet vangnet bij mislukking en een kopieermodus die de bronmailbox onaangeroerd laat.

Provider-onafhankelijkheid is het eenvoudigste criterium: werkt de dienst met elke willekeurige IMAP-server als bron en als doel? Als het antwoord nee is, koop je geen technische dienst maar een verkoopkanalstrategie.

Wachtwoordbehandeling is het gevoeligste criterium. Goede migratiediensten verwerken wachtwoorden uitsluitend in werkgeheugen en schrijven ze nooit naar disk of database. Diensten die wachtwoorden bewaren voor later hergebruik zijn een beveiligingsrisico. De Autoriteit Persoonsgegevens beschouwt e-mailinhoudsgegevens als persoonsgegevens die passende technische bescherming vereisen onder de AVG.

Vangnet bij mislukking: staat er expliciet beschreven wat er gebeurt als de migratie faalt? Automatische terugbetaling via de originele betaalmethode is de gouden standaard. Een vage verwijzing naar klantenservice is dat niet. Kopieermodus versus destructieve modus: een correcte migratie kopieert mail van bron naar doel zonder de bron te verwijderen. Dit garandeert dat je altijd kunt terugvallen op de originele mailbox als er iets misgaat.

• Werkt de dienst met elke IMAP-provider als bron en doel?
• Worden wachtwoorden alleen in werkgeheugen bewaard, nooit op disk?
• Is er een automatische terugbetaling bij een mislukte migratie?
• Blijft de bronmailbox onaangeroerd tijdens en na de migratie?
• Is de totaalprijs inclusief BTW transparant, zonder verborgen setup- of exitkosten?

# Zelf migreren via IMAP: wanneer is dat een realistisch alternatief?

Zelf migreren is technisch mogelijk voor iedereen met een e-mailclient die IMAP ondersteunt, maar de uitvoeringstijd en het foutrisico zijn aanzienlijk. Via een mailclient zoals Thunderbird kun je mappen slepen van de ene IMAP-account naar de andere. Voor een mailbox van 5 GB betekent dat meerdere uren actief monitoren, met risico op time-outs, onvolledige mappenstructuren en verloren metadata zoals gelezen/ongelezen-status.

Het gratis alternatief kost tijd, geen geld. Bij een uurtarief van 75 euro en vier uur werk voor twee mailboxen betaal je feitelijk 300 euro aan eigen arbeid voor iets dat een betaalde dienst in 60 tot 180 minuten onbeheerd afhandelt. Dat is de vergelijking die zelden gemaakt wordt bij de afweging zelf doen versus uitbesteden.

Zelf migreren is realistisch als je maximaal twee mailboxen hebt, beide servers stabiele IMAP-verbindingen bieden, je comfortabel bent met een e-mailclient en je de tijd hebt om het proces live te bewaken. Voor meer dan drie mailboxen, of bij servers met rate-limiting, time-outgevoeligheid of grote volumes, is een geautomatiseerde migratiedienst goedkoper per besteed uur.

# Conclusie: wat is de eerlijke referentieprijs per mailbox in 2026?

Een eerlijke prijs voor een standaard IMAP-mailboxmigratie in 2026 is 5 tot 15 euro per mailbox, inclusief kopieermodus, wachtwoordbeveiliging in werkgeheugen en een financieel vangnet bij mislukking. Alles boven 15 euro voor een enkelvoudige IMAP-IMAP-koppeling zonder aanvullende services is marktmarge, geen meerwaarde.

Voor mkb-bedrijven met drie tot vijfentwintig mailboxen geldt als rekenregel: vijf mailboxen kosten 30 euro exclusief BTW (36,30 euro inclusief) bij Mailmigreren.nl, twaalf mailboxen 65 euro exclusief BTW (78,65 euro inclusief), vijfentwintig mailboxen 130 euro exclusief BTW. Dat zijn de benchmarkprijzen waaraan andere aanbiedingen af te meten zijn.

Betaal meer als de situatie dat objectief vereist: enterprise-volume met Exchange-kalenders, een gecombineerde domeinmigratie of een volledig begeleid traject met SLA. Betaal niet meer voor een bekende merknaam, marketing-jargon of een gratis-migratie-aanbod dat je aan een jaarlang hostingcontract koppelt.