Mailbox-migratie tools 2026: compleet marktoverzicht

# Provider-gebonden vs. provider-onafhankelijke migratie: het cruciale verschil

De meeste gratis migratie-opties werken uitsluitend als je overschakelt naar de dienst van dezelfde provider. Mijndomein, Strato en TransIP bieden gratis migratie-assistentie, maar alleen als de doelomgeving hun eigen mailhosting is. Kies je een andere eindbestemming, bijvoorbeeld van Strato naar TransIP of van Mijndomein naar Microsoft 365, dan val je buiten het servicemodel en sta je er alleen voor.

Provider-onafhankelijke tools werken via het standaard IMAP-protocol (RFC 3501) en verbinden rechtstreeks met bron- en doelserver, ongeacht wie die host. Daarmee is elke combinatie van providers mogelijk: van een oud Argeweb-account naar Hoasted, van Byte naar Microsoft 365, of van een verouderde Plesk-omgeving naar Google Workspace.

Het praktische gevolg voor het mkb: bij provider-gebonden tools is migratie gratis maar ben je gedwongen bij die provider te blijven. Bij onafhankelijke tools betaal je een eenmalig tarief per mailbox maar houd je volledige keuzevrijheid. Bedrijven die regelmatig van hostingpartner wisselen, zijn op lange termijn goedkoper uit met een onafhankelijke tool.

# Marktoverzicht 2026: 12 tools vergeleken op prijs, onafhankelijkheid en doelgroep

# Gratis provider-migraties: wanneer zijn ze voldoende en wanneer niet?

Gratis migraties van Mijndomein, Strato en TransIP zijn voldoende in precies één scenario: je verhuist je domein inclusief mailboxen naar diezelfde provider en bent van plan daar ook langdurig te blijven. De servicedesk helpt je e-mailboxen overzetten, maar de keerzijde is dat je volledig vastzit aan het ecosysteem van die partij.

In de praktijk lopen bedrijven hier tegenaan zodra ze willen groeien of een betere deal vinden. Een zzp'er die jarenlang bij Mijndomein zat en overstapt naar Microsoft 365 voor betere Office-integratie, ontdekt dat de gratis migratieservice alleen werkt van Mijndomein naar Mijndomein. Alles wat daarbuiten valt, kost handwerk of externe hulp.

Bovendien zijn de gratis tools van hostingproviders zelden transparant over wat er met wachtwoorden en mailinhoud gebeurt tijdens de migratie. Provider-onafhankelijke SaaS-tools zoals Mailmigreren.nl verwerken inloggegevens uitsluitend in werkgeheugen en slaan ze nooit op schijf op: een praktijk die aansluit bij de aanbevelingen van de Autoriteit Persoonsgegevens over minimale dataopslag en doelbinding.

• Geschikt als je bij dezelfde provider blijft en dat ook op termijn van plan bent
• Niet geschikt bij cross-provider migratie, bijv. Strato naar TransIP of Mijndomein naar M365
• Beperkingen: geen audit-log, geen controle over wachtwoordopslag, provider bepaalt planning
• Gratis, maar opslaglimiet of tijdslimiet kan gelden per geval

# Betaalde SaaS-tools voor het mkb: mailmigreren.nl, Hoasted en YourHosting

Voor het Nederlandse mkb zijn drie betaalde SaaS-tools het meest relevant: Mailmigreren.nl (€10 voor de eerste mailbox, daarna €5), Hoasted MailSync (€15 per mailbox) en YourHosting Migratieservice (€25 per mailbox). Alle drie werken buiten de gratis provider-laag, maar de werkwijze en de eindbestemming verschillen wezenlijk.

Mailmigreren.nl is volledig zelfbediening via een wizard in de browser: je voert bron- en doelgegevens in, de tool streamt e-mails via IMAP APPEND van de ene server naar de andere en de bron blijft onaangetast (kopieer-modus). Betaling gaat via iDEAL; bij een mislukte migratie volgt een automatische terugboeking zonder tussenkomst van support. De tool werkt met alle IMAP-compatibele providers, waaronder Strato, Hostnet, Mijndomein, TransIP, YourHosting, Hoasted, Vimexx, Antagonist, Argeweb, Webhostpartner, Byte en Enhance. Bij 5 mailboxen betaal je €30, bij 12 mailboxen €65 en bij 25 mailboxen €130, excl. BTW.

Hoasted MailSync is een dienst die Hoasted aanbiedt aan klanten die naar hun eigen mailplatform overstappen. De prijs is €15 per mailbox en de migratie wordt aangestuurd via het Hoasted klantenpaneel. Wil je van Hoasted weg naar een andere bestemming, dan valt MailSync buiten scope.

YourHosting Migratieservice kost €25 per mailbox en wordt handmatig uitgevoerd door het supportteam. De hogere prijs reflecteert de extra servicetijd, maar ook hier is de eindbestemming YourHosting-mailhosting. Voor een provider-neutrale migratie is dit geen optie.

# Enterprise platforms: BitTitan MigrationWiz, SkyKick en CodeTwo voor grote volumes

Enterprise migratie-platforms richten zich op Microsoft-partners en IT-afdelingen die honderden tot duizenden mailboxen in bulk willen verplaatsen. De drie meest gebruikte spelers in de Benelux zijn BitTitan MigrationWiz, SkyKick en CodeTwo.

BitTitan MigrationWiz is het meest uitgebreide platform en ondersteunt Exchange on-premises naar Microsoft 365, IMAP naar M365, Google Workspace naar M365 en vice versa. De instapprijs voor een Desktop-licentie ligt rond $12 per mailbox. Zakelijke licenties voor batch-migraties en API-gebruik zijn duurder en worden doorgaans als bundels verkocht aan MSP's die meerdere klantomgevingen beheren. BitTitan is niet geschikt voor de zzp'er of het kleine bedrijf: de interface is complex en de leercurve is steil.

SkyKick is een Microsoft-partnerplatform dat migratie combineert met cloudback-up en centraal beheer. De prijsstructuur is bundel-gebaseerd en verloopt via gecertificeerde Microsoft-partners. SkyKick is sterk als Microsoft 365 de doelomgeving is en er ook een back-up en beheercontract bij de partner loopt.

CodeTwo Office 365 Migration excelleert in scenario's waarbij bron en doel beide Exchange-gebaseerd zijn: het platform synchroniseert actief gedurende de migratieperiode zodat nieuwe e-mails niet verloren gaan bij een gefaseerde overstap. Prijs: circa $10 per mailbox. Zuivere IMAP-naar-IMAP migraties zijn niet de sterke kant van CodeTwo.

Voor het Nederlandse mkb zijn enterprise-platforms doorgaans overgedimensioneerd. Ze vragen een partnerrelatie met de leverancier, technische kennis van Exchange-beheer en budgetten die per mailbox significant hoger uitvallen zodra implementatiekosten worden meegeteld.

# Open-source alternatieven: imapsync en mbsync voor technische gebruikers

imapsync is het meest gebruikte open-source tool voor IMAP-migratie en werkt op Linux, macOS en via een commerciële Windows-versie van circa $50 eenmalig. Het principe is identiek aan betaalde SaaS-tools: bron en doel worden via IMAP verbonden en berichten worden gestreamd. Het voordeel is volledige controle over het migratieproces en geen variabele kosten per mailbox bij grote volumes. Het nadeel is dat je CLI-kennis nodig hebt, de tool zelf op een server moet draaien en je verantwoordelijk bent voor logging, foutafhandeling en retries bij verbindingsuitval.

Voor sysadmins en developers die regelmatig tientallen mailboxen verplaatsen, is imapsync een aantrekkelijk alternatief. De officiële documentatie van imapsync bevat uitgewerkte voorbeeldcommando's voor vrijwel alle grote providers, inclusief Microsoft 365 en Gmail, inclusief instructies voor app-wachtwoorden.

mbsync (isync) is een ander open-source alternatief, maar minder gericht op eenmalige migraties en meer op permanente synchronisatie tussen mailboxen en lokale Maildir-opslag. Het is populair bij power-users die offline e-mailworkflows willen opzetten, maar minder praktisch als migratie-tool voor klantomgevingen.

De afweging is concreet: bij minder dan vijf mailboxen is de tijdsinvestering voor een CLI-setup doorgaans hoger dan de kosten van een SaaS-tool. Boven de vijftig mailboxen begint imapsync financieel interessant te worden, mits de technische kennis al aanwezig is.

# Microsoft 365 en Google Workspace: ingebouwde migratieopties en hun beperkingen

Zowel Microsoft als Google bieden ingebouwde migratie-assistenten voor klanten die rechtstreeks naar hun platform overstappen. Het Microsoft 365 Admin Center bevat een IMAP-migratieassistent die batchmigraties ondersteunt, maar heeft een doorvoerlimiet van circa 150 MB per uur per mailbox en vereist dat de doelomgeving al volledig is geconfigureerd inclusief DNS. De assistent is inbegrepen bij een M365-abonnement maar vraagt kennis van Exchange Online-beheer.

Google Workspace biedt via de Admin Console een ingebouwde Data Migration Service voor IMAP-bronnen. De tool werkt redelijk voor kleinere migraties, maar biedt minder controle over mapstructuren en geeft geen gedetailleerde foutrapportage bij mislukte berichten.

Beide ingebouwde oplossingen hebben dezelfde fundamentele beperking: ze werken als éénrichtingspoort naar het eigen platform. Cross-platform migraties, bijv. van Google Workspace naar Microsoft 365, vallen volledig buiten hun scope en vereisen een externe tool. Bovendien ondersteunen zowel Microsoft 365 als Gmail geen standaard wachtwoordauthenticatie voor IMAP-migraties meer: je hebt een app-wachtwoord nodig via de beveiligingsinstellingen van het account. Tools als Mailmigreren.nl ondersteunen app-wachtwoorden voor beide platforms; volledige OAuth-ondersteuning zonder app-wachtwoord staat op de roadmap voor versie 2.

# Hoe kies je de juiste mailmigratie-tool in 2026?

De keuze hangt af van drie variabelen: schaal (aantal mailboxen), technische capaciteit (heb je een sysadmin of niet) en provider-combinatie (van waar naar waar).

Voor zzp'ers en bedrijven met 1 tot 25 mailboxen zonder eigen IT-afdeling is een SaaS-tool de logische keuze. De zelfbedieningsinterface is in minuten doorlopen, er is geen software te installeren en de kosten zijn voorspelbaar: €30 bij 5 mailboxen, €65 bij 12 en €130 bij 25, alles excl. BTW.

Bedrijven met 25 tot 200 mailboxen die een Microsoft 365-migratie uitvoeren, kijken het beste naar BitTitan MigrationWiz of CodeTwo, bij voorkeur via een gecertificeerde Microsoft-partner. De hogere prijs per mailbox wordt gecompenseerd door bulk-functionaliteit en actieve synchronisatie tijdens een langere overstapperiode.

MSP's en IT-dienstverleners met grote klantportfolio's kiezen doorgaans voor SkyKick of BitTitan vanwege multi-tenant beheermogelijkheden. Bij meer dan 50 mailboxen per project, en technische kennis aanwezig, is imapsync een serieus te overwegen gratis alternatief.

Provider-gebonden gratis tools zoals die van Mijndomein, Strato en TransIP zijn alleen zinvol als je hoe dan ook bij diezelfde provider blijft. Verander je over anderhalf jaar toch van hosting, dan start je het migratieproces opnieuw.