Mail verhuizen van Hostnet: het praktische stappenplan

# Waarom wil je je mail weg van Hostnet?

De meest voorkomende reden om Hostnet-mail te verhuizen is een overstap naar een andere hostingprovider: je neemt een pakket bij TransIP, Vimexx of een Microsoft 365-reseller en wil je mailhistorie meenemen. Hostnet koppelt hosting en e-mail nauw aan elkaar, dus bij een domein- of hostingverplaatsing moet je actief beslissen wat er met de mailboxen gebeurt.

Voor IT-bureaus die meerdere klanten beheren speelt ook de beheerlast mee. Hostnet biedt geen centrale beheeromgeving voor meerdere klantdomeinen, en de migratiefunctionaliteit in het Hostnet-controlepaneel is beperkt tot interne verhuizingen binnen Hostnet zelf. Voor een cross-provider migratie heb je een externe tool of dienst nodig.

Een derde reden is prijs en functionaliteit: grotere mailboxen, betere spamfilters of Exchange-functies zoals gedeelde agenda's zijn bij Hostnet niet standaard beschikbaar. Door te verhuizen naar Microsoft 365 of een full-service provider combineer je e-mail en samenwerking in één abonnement.

# Hostnet IMAP-instellingen: dit heb je nodig

De Hostnet IMAP-server is imap.hostnet.nl op poort 993 met SSL/TLS. Voor uitgaande mail gebruik je smtp.hostnet.nl op poort 587 met STARTTLS, maar voor een migratie heb je uitsluitend de IMAP-kant nodig: je leest de berichten van de bronserver en schrijft ze naar de bestemming.

IMAP (Internet Message Access Protocol) synchroniseert mappen en berichten op de server zonder de brondata te wijzigen. Dat is de reden waarom IMAP-migraties non-destructief zijn: de Hostnet-server geeft alleen leesrechten af en er wordt niets verwijderd of verplaatst.

Zorg dat je voor elke mailbox het volledige e-mailadres als gebruikersnaam hebt (bijvoorbeeld info@jouwdomein.nl) en het bijbehorende wachtwoord. Heeft een medewerker het wachtwoord vergeten, dan reset je dat via het Hostnet controlepaneel onder Mijn diensten > E-mail. Wachtwoorden worden door mailmigreren.nl uitsluitend in het werkgeheugen verwerkt en nooit op schijf opgeslagen.

# Voorbereiding: checklist voor IT-bureaus en MKB

• Inventariseer alle mailboxen: haal de volledige lijst op uit het Hostnet controlepaneel inclusief aliassen en forwardadressen.
• Noteer de mailboxgrootte per adres: open de Hostnet-webmail of koppel een IMAP-client om de totale mapgrootte te zien. Dit bepaalt de migratietijd.
• Controleer of twee-factor-authenticatie actief is en maak indien nodig een app-wachtwoord aan.
• Maak de mailboxen aan bij de doelprovider voordat je de migratie start en noteer de IMAP-instellingen van die nieuwe provider.
• Verlaag de TTL van je MX-record minimaal 24 uur voor de migratie naar 300 seconden voor een snellere DNS-propagatie na de overstap.
• Informeer gebruikers: grote bijlagen versturen tijdens de migratie kan de doorlooptijd verlengen.

# Migratiemethoden vergeleken: wat past bij jouw situatie?

# Veelgemaakte fouten bij een Hostnet-mailmigratie

De meest gemaakte fout is de MX-records te vroeg omzetten: als je de DNS aanpast voordat de migratie klaar is, gaan nieuwe berichten al naar de nieuwe server terwijl de historische mail nog niet is overgekomen. Wacht altijd tot de migratie 100% is afgerond voordat je de MX-records wijzigt.

Een tweede valkuil is het ontbreken van de mapstructuur. Sommige tools kopiëren alleen de Inbox en slaan submappen zoals Verzonden items, Concepten en eigen mappen over. Controleer in het migratieoverzicht of alle IMAP-mappen zijn geselecteerd voordat je start.

Ten slotte: vergeet geen aliassen en gedeelde mailboxen te onderscheiden. Hostnet maakt onderscheid tussen echte mailboxen met een eigen wachtwoord en aliassen die doorsturen naar een ander adres. Aliassen hoef je niet te migreren: die maak je opnieuw aan bij de nieuwe provider als forwardadres. Gedeelde mailboxen hebben wel een eigen wachtwoord nodig en moeten apart worden gemigreerd.

• MX-record te vroeg omzetten: nieuwe berichten komen dan al bij de nieuwe server aan terwijl de historische mail nog op Hostnet staat.
• Submappen vergeten: controleer of Verzonden items, Concepten en aangepaste mappen zijn meegenomen.
• Aliassen verwisselen met echte mailboxen: aliassen worden opnieuw aangemaakt als forward, niet gemigreerd.
• SSL/TLS uitschakelen als tijdelijke fix: gebruik altijd poort 993 met SSL, nooit onversleuteld via poort 143.
• Wachtwoord wijzigen tijdens de migratie: wacht tot de migratie volledig is afgerond.

# Na de migratie: MX-records, SPF en DKIM instellen

Zodra de migratie is afgerond en je hebt geverifieerd dat alle berichten en mappen zijn overgekomen, pas je de MX-records van je domein aan naar de nieuwe mailserver. MX-records bepalen welke server inkomende berichten ontvangt en beheer je in het DNS-paneel van je domeinregistrar; dat hoeft niet Hostnet te zijn als je domein elders staat geregistreerd.

De propagatietijd is afhankelijk van de TTL. Had je de TTL 24 uur van tevoren al verlaagd naar 300 seconden, dan duurt de wereldwijde propagatie maximaal 5 tot 15 minuten. Bij een standaard TTL van 86400 seconden kan het tot 24 uur duren. Controleer de propagatie via een MX-lookup tool zoals MXToolbox voordat je de Hostnet-mailboxen sluit.

Stel daarna SPF, DKIM en DMARC in op de nieuwe provider. Veel providers leveren kant-en-klare TXT-records mee; voeg deze toe aan je DNS om te voorkomen dat uitgaande mail als spam wordt gemarkeerd. Houd bij meerdere mailservers de SPF-specificatie (RFC 7208) in de gaten: één SPF-record mag maximaal 10 DNS-lookups bevatten.

# Hoeveel kost het migreren van meerdere Hostnet-mailboxen?

Mailmigreren.nl rekent een vaste prijs per mailbox: de eerste mailbox kost €10 excl. BTW, elke volgende mailbox €5 excl. BTW. Er zijn geen abonnementskosten en je betaalt alleen voor een geslaagde migratie: als de migratie mislukt volgt een automatische refund via iDEAL.

Vergelijk dit met handmatig migreren via Thunderbird: dat is technisch gratis maar kost een ervaren IT-medewerker minstens één tot twee uur per mailbox. Bij een uurtarief van €75 ben je voor 5 mailboxen al gauw €375 aan arbeidstijd kwijt. De geautomatiseerde route via mailmigreren.nl is in de meeste gevallen kostenefficiënter, zeker wanneer je als IT-bureau meerdere klanten tegelijk overzet.