Mail archiveren of migreren: dit is het beslissingskader

# Wat is het verschil tussen mail archiveren en mail migreren?

Archiveren betekent dat je mail als bestand vastlegt (bijvoorbeeld mbox of eml), migreren betekent dat je mail verhuist naar een andere live mailbox waar je gewoon in blijft werken. Een archief is een momentopname: de berichten staan veilig, maar er komt geen nieuwe mail meer bij en je synchroniseert niet met je telefoon.

Bij het mbox-formaat staan meerdere berichten achter elkaar in één bestand; het formaat is vastgelegd in RFC 4155. Een eml-bestand bevat één bericht. Beide formaten open je met een mailprogramma, maar ze bieden geen serverfuncties zoals mappen die op al je apparaten gelijk lopen.

Bij migreren draait het om het protocol IMAP, waarmee mail op de server blijft staan en elk apparaat dezelfde mappen toont. Een migratie kopieert je berichten en mapstructuur van de ene IMAP-mailbox naar de andere, zodat je op de nieuwe plek direct verder kunt. Meer achtergrond over het protocol lees je in onze IMAP-uitleg.

# Wanneer kies je voor een archief in mbox of eml?

Kies voor een archief als de mail niet meer actief wordt gebruikt en je hem alleen wilt bewaren: een opgeheven mailbox, een vertrokken medewerker of een afgesloten project. Je betaalt dan niet voor een lopende mailbox en je hebt een bestand dat je overal kunt opslaan.

Een archief past ook bij een eenmalige bewaarbehoefte, bijvoorbeeld mail die je 7 jaar moet kunnen terugvinden voor je administratie. Houd er rekening mee dat een archief met persoonsgegevens gewoon onder de AVG valt. Je hebt dus ook voor een archief een bewaartermijn en een plek met toegangsbeperking nodig; de Autoriteit Persoonsgegevens publiceert de regels daarvoor.

De nadelen zijn praktisch. Zoeken gebeurt lokaal en dus alleen op het apparaat of de schijf waar het archief staat. Er is geen synchronisatie met je telefoon. En een bestand dat nergens anders staat, is zo veilig als je eigen back-up.

# Wanneer kies je voor migreren naar een live IMAP-mailbox?

Kies voor migreren als je de mail nog dagelijks nodig hebt: lopende klantcontacten, offertes in behandeling of een mailbox die je team gebruikt. Dan wil je dat oude en nieuwe mail op dezelfde plek staan, op elk apparaat.

Migreren is ook de juiste keuze als je van hostingprovider wisselt. Veel providers bieden alleen gratis hulp als je naar hen toe komt: Mijndomein verhuist gratis bij een pakket vanaf 15 euro per maand (maximaal 5 GB), Hostnet en Hoasted rekenen 15 euro per mailbox en verhuizen alleen naar hun eigen platform. Een provider-onafhankelijke dienst heeft geen hosting lock-in: je kiest zelf waar je mail naartoe gaat.

Bij mailmigreren.nl kopieer je de mailbox in 100% kopieer-modus. De bron blijft staan en berichten worden gestreamd via IMAP-APPEND, zodat je niets kwijtraakt als de nieuwe omgeving toch niet bevalt. Wachtwoorden blijven alleen in het werkgeheugen en worden nooit op schijf opgeslagen. Per provider vind je de juiste instellingen op de pagina IMAP-instellingen.

# Archief of live IMAP: dit zijn de verschillen op een rij

# Welke vijf vragen bepalen jouw keuze?

• Gebruik je deze mailbox nog actief voor ontvangen en versturen? Ja: migreren. Nee: archief is voldoende.
• Heeft een collega of klant toegang nodig tot de mappen? Ja: migreren naar een live mailbox. Nee: archief kan.
• Wil je de mail op je telefoon en laptop tegelijk kunnen doorzoeken? Ja: migreren, want een archief synchroniseert niet.
• Moet je de mail 7 jaar of langer bewaren, maar werk je er niet meer in? Dan is een archief met een goede back-up voldoende.
• Wil je zekerheid dat de bron intact blijft? Dan is een kopie-migratie of een extra archief als vangnet de veiligste route.

# Kun je archiveren en migreren combineren?

Ja, en voor een zakelijke mailbox is de combinatie vaak de veiligste aanpak: migreer de actieve mailboxen en archiveer de mailboxen die je niet meer gebruikt. Zo betaal je alleen voor live mailboxen waar nog werk in zit.

Een praktisch voorbeeld: een bureau met 12 mailboxen waarvan 7 actief. Je migreert de 7 actieve mailboxen (10 euro voor de eerste plus 6 keer 5 euro is 40 euro excl. btw) en legt de 5 overige vast als mbox- of eml-archief. Wie alle 12 mailboxen live migreert, betaalt 65 euro excl. btw. Het verschil is geen enorm bedrag, dus bij twijfel over later gebruik is migreren vaak de verstandigere keuze.

Gebruik de kopie-modus ook als vangnet: omdat de bron blijft staan, heb je na de migratie nog steeds een volledige kopie. Zeg je de oude mailbox pas op nadat je de nieuwe hebt gecontroleerd, dan fungeert de bron tijdelijk als archief. Het hele proces beschrijven we in het stappenplan voor het verhuizen van een mailbox.

# Welke valkuilen moet je vooraf kennen?

De drie grootste valkuilen zijn een archief zonder back-up, een volle nieuwe mailbox en een bron die niet ondersteund wordt. Alle drie voorkom je met een korte check vooraf.

Bij een archief geldt: één kopie is geen back-up. Bewaar het bestand op minimaal twee plekken. Bij migreren geldt: controleer eerst of de nieuwe mailbox genoeg opslag heeft. Dat doet de gratis preview van mailmigreren.nl voordat je betaalt. Blijkt de ruimte te klein, dan vergroot je de opslag en maak je de migratie gratis af via een herstartlink.

Voor de bron geldt: Gmail en Google Workspace werken met een app-wachtwoord. Microsoft 365 en Outlook.com worden niet ondersteund, omdat Microsoft IMAP met alleen een wachtwoord niet meer toestaat. Heb je een mailbox bij een van die diensten, dan migreer je die niet met mailmigreren.nl; voor bewaren kun je zelf een archief maken met je mailprogramma. Ga je van een andere provider naar een nieuwe, dan zijn er geen beperkingen op de nieuwe omgeving: de dienst werkt met Strato, Hostnet, Mijndomein, TransIP, YourHosting, Hoasted, Vimexx, Antagonist, Argeweb, Webhostpartner, Byte, Enhance en elke andere IMAP-provider.

• Maak van elk archief minimaal twee kopieën op verschillende plekken.
• Controleer vooraf of de doelmailbox genoeg opslag heeft; de gratis preview toont dat.
• Reken op 30-90 minuten per mailbox van 5 GB en enkele uren bij 10 GB of meer.
• Zeg de oude mailbox pas op na controle van de nieuwe.