Mail-archief 10 jaar verhuizen voor de fiscus: zo doe je dat

# Hoe lang moet je e-mail bewaren voor de fiscus?

Je moet je fiscale administratie 7 jaar bewaren, en e-mail valt daaronder zodra het bericht of de bijlage onderdeel is van die administratie. Dit staat in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Artikel 2:10 van het Burgerlijk Wetboek legt dezelfde termijn van 7 jaar vast voor de boekhouding van rechtspersonen. De termijn gaat in na afloop van het jaar waarop de gegevens betrekking hebben.

Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere termijn van 10 jaar. Heb je geen vastgoed in je onderneming, dan is een mail-archief van 10 jaar voor de fiscus dus niet verplicht. Veel ondernemers bewaren het toch, omdat contracten, garantieafspraken en klantcorrespondentie ook buiten de fiscus om van waarde zijn.

Dit artikel is geen fiscaal advies. Twijfel je of een bepaalde categorie berichten binnen jouw administratie valt, leg dat dan voor aan je boekhouder of accountant.

# Welke e-mails horen bij je administratie?

Bij je administratie horen alle berichten en bijlagen waarmee je rechten en plichten, omzet en kosten kunt aantonen. Een nieuwsbrief of een afspraak om te lunchen valt daar niet onder, een verstuurde factuur of een getekende opdrachtbevestiging wel.

De praktijk is dat zakelijke afspraken vaak alleen in je mailbox staan. Een korting die je per mail hebt toegezegd, een creditnota als pdf-bijlage of een akkoord op een meerwerkofferte kan bij een controle relevant zijn. Verdwijnt die mail bij een providerwissel, dan mis je het bewijs.

Gebruik als vuistregel: bewaar alles wat een bedrag, een afspraak of een verplichting bevat. Bij twijfel bewaar je het, want het kopiëren van een complete mailbox kost minder dan het uitzoeken welke berichten er wel en niet toe doen.

• Verstuurde en ontvangen facturen, inclusief pdf-bijlagen
• Offertes en opdrachtbevestigingen
• Contracten, addenda en overeenkomsten van leveranciers en klanten
• Creditnota's, kortingsafspraken en afwijkende betalingsafspraken
• Correspondentie met de Belastingdienst, je boekhouder en je bank

# Waarom is een providerwissel het grootste risico voor je archief?

Het grootste risico is dat je oude mailbox verdwijnt zodra je het hostingpakket opzegt. Bij een verhuizing van website of domein wordt mail vaak als laatste geregeld, terwijl het archief juist het moeilijkst te vervangen is. Controleer in de voorwaarden van je huidige provider wanneer een mailbox na opzegging wordt verwijderd.

Een tweede risico is opslagruimte. Een archief met tien jaar pdf-facturen en bijlagen kan boven de 5 GB uitkomen. Gratis verhuisservices van hostingpartijen zijn bovendien gekoppeld aan hun eigen pakket; de gratis migratie van Mijndomein is bijvoorbeeld beperkt tot maximaal 5 GB (gecontroleerd september 2026), en Hostnet en Hoasted rekenen 15 euro per mailbox en migreren alleen naar hun eigen platform.

Een provider-onafhankelijke kopie lost beide problemen op. Je zet het archief op de plek die jij kiest, zonder dat je daarvoor een hostingpakket hoeft af te nemen, en de bron blijft staan tot jij zelf besluit hem op te zeggen.

# Welke manieren zijn er om een groot mail-archief te verhuizen?

Je hebt vier realistische opties, en een IMAP-kopie is de enige die zowel het archief doorzoekbaar houdt als de bron intact laat. IMAP is het protocol waarmee mailprogramma's berichten op een server beheren, en vrijwel elke hostingprovider ondersteunt het. Hoe het protocol precies werkt lees je op onze pagina IMAP uitgelegd.

Bestandsexport (bijvoorbeeld naar mbox of PST) is geschikt als extra back-up, maar is geen vervanging van een werkend archief. Je bent afhankelijk van het mailprogramma waarmee je het bestand later opent, en je moet zelf bewaken dat het bestand leesbaar blijft gedurende de bewaartermijn.

# Hoe verhuis je 10 jaar mail met een IMAP-kopie?

Je verhuist 10 jaar mail door de berichten één voor één van de oude IMAP-server naar de nieuwe mailbox te laten streamen, zonder iets op de bron aan te passen. Mailmigreren.nl werkt in 100% kopieer-modus: de berichten worden via IMAP-APPEND naar de bestemming geschreven en de bron blijft volledig staan. Je wachtwoorden worden alleen in het werkgeheugen gebruikt en nooit op schijf opgeslagen.

Voor je betaalt, krijg je een gratis preview. Daarin zie je vooraf of de nieuwe mailbox genoeg ruimte heeft voor het archief. Past het niet, dan vergroot je eerst de opslag. Loopt een migratie vast omdat de nieuwe mailbox vol is, dan maak je hem na het vergroten van de opslag gratis af via een herstartlink.

De inloggegevens van je oude en nieuwe provider vind je op de pagina met IMAP-instellingen per provider. De dienst werkt met Strato, Hostnet, Mijndomein, TransIP, YourHosting, Hoasted, Vimexx, Antagonist, Argeweb, Webhostpartner, Byte, Enhance en elke andere IMAP-provider. Gmail en Google Workspace werken met een app-wachtwoord. Microsoft 365 en Outlook.com worden niet ondersteund, omdat Microsoft IMAP met alleen een wachtwoord niet meer toestaat.

Heb je meerdere mailboxen in één bestelling, dan worden die na elkaar gemigreerd, niet tegelijk. Reken bij een archief van meerdere mailboxen dus op de som van de doorlooptijden.

# Wat kost het en hoe lang duurt het?

Een mailbox van 5 GB is in 30-90 minuten gemigreerd; bij 10 GB of meer duurt het enkele uren. De prijs is 10 euro excl. btw voor de eerste mailbox en 5 euro excl. btw voor elke extra mailbox. Bij 21% btw komt de eerste mailbox uit op 12,10 euro inclusief btw.

Voor een kantoor met een gedeeld archief, een boekhoudmailbox en enkele medewerkersmailboxen loopt het bedrag snel op, maar blijft het overzichtelijk. Webbureaus die dit voor meerdere klanten doen vinden meer informatie op de pagina voor webbureaus.

Geld terug via iDEAL krijg je als de migratie mislukt door een fout of storing aan de kant van mailmigreren.nl. Een volle nieuwe mailbox valt daar niet onder, omdat dat vooraf in de gratis preview wordt gecontroleerd.

# Hoe controleer je het archief en ruim je op volgens de AVG?

Je controleert het archief door na afloop aantallen en steekproeven te vergelijken met de bron, en je zegt de oude mailbox pas op als die controle klopt. Vergelijk per map het aantal berichten, zoek op een factuurnummer uit het eerste jaar van je archief en open een bericht met een grote bijlage. Zo zie je direct of oude jaargangen compleet zijn overgekomen.

Bewaar de oude mailbox daarna nog enkele weken als vangnet. Omdat mailmigreren.nl kopieert en niet verplaatst, kost dat niets extra en loop je geen risico op gegevensverlies door de migratie zelf.

Tot slot geldt dat bewaren niet oneindig mag zijn. Mail bevat vrijwel altijd persoonsgegevens, en de AVG verlangt dat je die niet langer bewaart dan nodig is. Meer over die regels vind je bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Een praktische aanpak is om berichten die ouder zijn dan je bewaartermijn en niet meer nodig zijn, eenmaal per jaar te beoordelen en te verwijderen. Zo blijft je archief compact, doorzoekbaar en in lijn met de wet.