Gedeelde mailbox migreren naar andere hosting: stappenplan
Een gedeelde mailbox migreer je door de inhoud van die mailbox via IMAP naar de nieuwe hosting te kopiëren en daarna aliassen, gebruikersrechten en MX-records bij de nieuwe provider opnieuw in te stellen. Bij mailmigreren.nl kost dat 10 euro voor de eerste mailbox (excl. 21% BTW), en de bron blijft in kopieer-modus 100% onaangetast. Omdat je altijd kunt terugvallen op de oude mailbox, kun je de omschakeling voor alle gebruikers rustig plannen.
# Welke soorten gedeelde mailboxen bestaan er bij hosting?
Bij hosting kom je vier soorten gedeelde mailboxen tegen, en bij twee daarvan is er echt een mailbox met inhoud om te migreren. Dat zijn een gewone mailbox waar meerdere mensen mee inloggen (zoals info@ of support@) en een mailbox waarvan de eigenaar mappen deelt via IMAP-rechten. Een alias die naar meerdere mensen doorstuurt heeft geen eigen inhoud, en een Microsoft 365 shared mailbox valt buiten wat mailmigreren.nl ondersteunt.
IMAP is het protocol waarmee mailprogramma's berichten op de server lezen en beheren, en een IMAP-migratie kopieert per mailbox de mappen en berichten. Rechten voor collega's op gedeelde mappen zijn beschreven in RFC 4314, de ACL-extensie van IMAP. Die rechten zijn een instelling van de server en geen onderdeel van de berichten zelf. Bij een map die een collega met rechten deelt, staat de data in de mailbox van de eigenaar; die mailbox migreer je.
| Type | Hoe het werkt | Wat je migreert | Kosten bij mailmigreren.nl |
|---|---|---|---|
| Gewone mailbox met gedeeld wachtwoord (info@, support@) | Meerdere mensen loggen in met dezelfde gegevens | De mailbox zelf: alle mappen en berichten | 10 euro voor de eerste mailbox, 5 euro per extra mailbox |
| Mailbox met gedeelde mappen via IMAP-rechten (ACL) | De eigenaar deelt mappen met collega's | De mailbox van de eigenaar; de rechten stel je opnieuw in | 10 euro voor de eerste mailbox, 5 euro per extra mailbox |
| Alias of forwarder (verkoop@ naar 3 mensen) | Geen eigen inhoud, alleen doorsturen | Niets; je maakt de alias opnieuw aan bij de nieuwe hosting | 0 euro |
| Microsoft 365 shared mailbox | Exchange Online-functie | Niet ondersteund | Niet beschikbaar |
# Wat migreert mee en wat stel je bij de nieuwe hosting opnieuw in?
Bij een IMAP-migratie gaan de mappen en berichten van de mailbox mee; alles wat een instelling van je hostingprovider is stel je bij de nieuwe hosting opnieuw in. Mailmigreren.nl werkt met IMAP-APPEND streaming: berichten worden gestreamd van de oude naar de nieuwe mailbox. De bron blijft volledig staan, dus je verliest niets als je bij de controle een fout ontdekt.
Gedeelde mailboxen bevatten vaak jaren aan historie. Noteer daarom vooraf de mapstructuur en het aantal berichten per hoofdmap, zodat je na afloop de oude en nieuwe mailbox één op één kunt vergelijken.
- Migreert mee: alle mappen en berichten, inclusief eigen submappen en de historie van jaren
- Opnieuw instellen: aliassen en forwarders, zoals info@ dat naar 3 collega's doorstuurt
- Opnieuw instellen: serverfilters en automatische antwoorden (autoresponders)
- Opnieuw instellen: IMAP-rechten (ACL) op gedeelde mappen
- Opnieuw instellen: het mailaccount in Outlook, Apple Mail of Thunderbird op elk apparaat van elke gebruiker
- Opnieuw instellen: de DNS-records van het domein, zoals MX, SPF en DKIM
# Hoe voorkom je dat collega's mail missen tijdens de omschakeling?
Je voorkomt gemiste mail door de mailbox te kopiëren terwijl de oude in gebruik blijft en de MX-records pas om te zetten als de kopie klopt. Verlaag 24 tot 48 uur van tevoren de TTL van je MX-record naar 300 seconden (5 minuten), zodat het oude adres snel uit DNS-caches verdwijnt. Start de migratie aan het einde van de werkdag en zet de MX-records om zodra de controle klaar is.
Berichten die na de kopie in de oude mailbox binnenkomen, staan alleen daar. Plan de MX-omzet daarom direct na de migratie en kijk de dagen erna in de oude mailbox of er nog iets is aangekomen. Omdat de bron blijft staan, is dat een kwestie van inloggen en niet van herstellen.
De IMAP-instellingen van je bron- en doelprovider vind je op de pagina van die provider, bijvoorbeeld Strato of Hostnet. Geef je gebruikers vooraf de datum van de omzet door: daarna moeten ze hun mailprogramma naar de nieuwe serverinstellingen laten wijzen.
# Wat kost het migreren van een gedeelde mailbox?
Een gedeelde mailbox migreren kost bij mailmigreren.nl 10 euro excl. 21% BTW, en elke extra mailbox in dezelfde bestelling kost 5 euro. Een kantoor met een gedeelde info@-mailbox en vier persoonlijke mailboxen betaalt voor 5 mailboxen 30 euro; bij 12 mailboxen is dat 65 euro en bij 25 mailboxen 130 euro.
De gratis en goedkope alternatieven zijn vaak aan een doelprovider gebonden. Hostnet (verhuisservice) en Hoasted (hulp) rekenen 15 euro per mailbox en migreren alleen naar hun eigen platform. YourHosting biedt een Overstapservice via ServicePlus, alleen naar YourHosting. TransIP heeft geen migratietool. BitTitan MigrationWiz richt zich op enterprise en vooral op Microsoft 365. De tarieven zijn gecontroleerd in september 2026.
| Aanbieder | Tarief | Totaal bij 5 mailboxen | Let op |
|---|---|---|---|
| mailmigreren.nl | 10 euro eerste mailbox, 5 euro per extra mailbox | 30 euro (excl. 21% BTW) | Elke IMAP-provider; geen Microsoft 365 |
| Hostnet verhuisservice | 15 euro per mailbox | 75 euro | Alleen naar Hostnet |
| Hoasted hulp | 15 euro per mailbox | 75 euro | Alleen naar Hoasted |
| audriga | 10 euro per account | 50 euro | Bij 5 accounts 20 euro meer dan mailmigreren.nl |
| Mijndomein | Gratis bij pakket vanaf 15 euro per maand | Inbegrepen in het pakket | Alleen naar Mijndomein; maximaal 5 GB |
# Hoe lang duurt de migratie van een grote gedeelde mailbox?
Een mailbox van 5 GB kost 30-90 minuten migratietijd, en een mailbox van 10 GB of meer enkele uren. Gedeelde mailboxen zijn vaak de grootste van een kantoor, omdat info@ en support@ jaren aan klantcorrespondentie verzamelen. Controleer de grootte in het controlepaneel van je huidige provider voordat je begint.
Mailboxen in een bestelling worden na elkaar gemigreerd, niet parallel. Bestel je 5 mailboxen van elk 5 GB, dan is de totale doorlooptijd 2,5 tot 7,5 uur (5 x 30 tot 90 minuten). De werkelijke duur hangt af van de snelheid van de servers waartussen wordt gekopieerd.
Start de migratie daarom aan het einde van de werkdag of op vrijdagmiddag, zodat alles klaar is voordat je de MX-records omzet. Faalt een migratie, dan volgt een automatische terugbetaling via iDEAL.
# Werkt het ook voor Gmail, Google Workspace en Microsoft 365?
Gmail en Google Workspace werken met een app-wachtwoord, terwijl Microsoft 365 en Outlook.com niet worden ondersteund. Voor een Google-mailbox maak je bij het bronaccount een app-wachtwoord aan en vul je dat in plaats van je gewone wachtwoord in.
Microsoft staat IMAP met alleen een wachtwoord niet meer toe, en daarom kan mailmigreren.nl geen Microsoft 365 shared mailboxes verhuizen. Een shared mailbox in Exchange Online is een Microsoft-functie waarmee meerdere gebruikers één mailbox delen. Zit je gedeelde mailbox bij Microsoft 365, dan is mailmigreren.nl niet de juiste tool.
# Hoe zet je de nieuwe gedeelde mailbox veilig op na de migratie?
Wijzig direct na de migratie het wachtwoord van de gedeelde mailbox, omdat iedereen die het oude wachtwoord kende ook toegang heeft tot de nieuwe mailbox. Bij een kantoor met 6 medewerkers die het wachtwoord delen, hebben 6 mensen toegang, plus oud-collega's die het nog kennen. Geef elke gebruiker bij voorkeur een eigen login en bewaar het gedeelde wachtwoord in een wachtwoordmanager.
Een gedeelde mailbox als info@ of support@ bevat vaak persoonsgegevens van klanten. Beperk de toegang daarom tot de mensen die de mail echt nodig hebben en verwijder de oude mailbox 14 dagen na de omzet, zodra je hebt gecontroleerd dat er niets meer aankomt. Het bronwachtwoord dat je bij mailmigreren.nl invult, wordt alleen in het werkgeheugen gebruikt en nooit op schijf opgeslagen.
Stappenplan
- Inventariseer de gedeelde mailbox: Noteer per gedeelde mailbox het type (gewone mailbox, gedeelde mappen of alias), de grootte in GB, het aantal gebruikers en de bijbehorende aliassen. Alleen echte mailboxen migreer je; aliassen maak je later opnieuw aan.
- Maak de mailbox aan bij de nieuwe hosting: Maak de lege mailbox aan bij je nieuwe provider en noteer de inloggegevens. De IMAP-instellingen van je bron- en doelprovider vind je op de pagina van die provider onder /imap-instellingen/.
- Verlaag de TTL van je MX-record: Zet 24 tot 48 uur voor de omzet de TTL van het MX-record op 300 seconden, zodat de overstap snel doorwerkt.
- Start de migratie via de wizard: Vul op mailmigreren.nl de bron- en doelgegevens in. Bij Gmail of Google Workspace gebruik je een app-wachtwoord. Start de migratie aan het einde van de werkdag.
- Controleer de nieuwe mailbox: Vergelijk het aantal berichten per hoofdmap met je notities uit stap 1 en open een steekproef van 10 berichten, inclusief bijlagen.
- Zet de MX-records om en stel de rest opnieuw in: Wijzig de MX-records naar de nieuwe hosting en maak aliassen, filters, autoresponders en IMAP-rechten opnieuw aan.
- Zet gebruikers over en ruim op: Laat elke gebruiker het account in zijn mailprogramma bijwerken, wijzig het wachtwoord van de gedeelde mailbox en bewaar de oude mailbox 14 dagen voordat je hem verwijdert.
Veelgestelde vragen
Kan ik een gedeelde mailbox migreren zonder dat collega's iets merken?
Ja, want de kopie raakt de oude mailbox niet aan. Collega's blijven in de oude mailbox werken tot je de MX-records omzet. Plan de omzet direct na de migratie, bij voorkeur buiten kantooruren, en controleer de oude mailbox de dagen erna op berichten die tussendoor binnenkwamen.
Migreren de rechten van gebruikers op een gedeelde mailbox mee?
Nee. IMAP-rechten (ACL) zijn een instelling van de server en geen onderdeel van de berichten die worden gekopieerd. Je stelt de rechten opnieuw in bij de nieuwe provider, of je kiest voor een alias die naar alle betrokken gebruikers doorstuurt.
Wat kost het om drie gedeelde mailboxen tegelijk te migreren?
Drie mailboxen kosten 20 euro excl. 21% BTW: 10 euro voor de eerste en 2 x 5 euro voor de extra mailboxen. Dat is 24,20 euro incl. BTW. De drie mailboxen worden na elkaar gemigreerd, dus reken bij 5 GB per mailbox op 1,5 tot 4,5 uur in totaal.
Moet ik betalen voor een alias of forwarder bij mailmigreren.nl?
Nee, want een alias heeft geen eigen inhoud en hoeft dus niet gemigreerd te worden. Je maakt de alias opnieuw aan bij je nieuwe hosting en hij telt niet mee als mailbox in je bestelling.
Kan ik een Microsoft 365 shared mailbox migreren met mailmigreren.nl?
Nee. Microsoft 365 en Outlook.com worden niet ondersteund, omdat Microsoft IMAP met alleen een wachtwoord niet meer toestaat. Voor migraties vanuit Microsoft 365 bestaan enterprise-tools zoals BitTitan MigrationWiz, die vooral op Microsoft 365 zijn gericht.
Wat gebeurt er als de migratie van mijn gedeelde mailbox mislukt?
Je krijgt automatisch je geld terug via iDEAL. Omdat mailmigreren.nl in 100% kopieer-modus werkt, blijft de oude mailbox ongewijzigd en verlies je geen berichten.
Klaar om je mailbox te verhuizen?
Begin met een gratis preview. Je betaalt pas als je zeker bent.
Start migratie