MX-records aanpassen bij hosting-overstap: timing en valkuilen

# Wanneer moet je MX-records aanpassen bij een hosting-overstap?

Het juiste moment om je MX-record te wijzigen is nadat de volledige mailbox-inhoud al naar de nieuwe server is gekopieerd, niet ervoor. Zodra je de MX-record omzet, gaat nieuwe binnenkomende mail namelijk direct naar de nieuwe server, terwijl je oude berichten, mappen en bijlagen dan nog niet automatisch zijn meeverhuisd. Door eerst te kopiëren en pas daarna te schakelen, begint de nieuwe mailbox al compleet gevuld en mis je geen historische mail.

Plan de daadwerkelijke wijziging bij voorkeur in de avond of het weekend, wanneer het mailvolume het laagst is. Zo blijft de hoeveelheid mail die mogelijk in de dual-delivery periode terechtkomt, beperkt. Bij mailmigreren.nl gebeurt de kopieerslag via IMAP-APPEND streaming: de bron blijft intact tijdens het kopiëren, dus je kunt rustig controleren of alles is overgekomen voordat je de MX-record daadwerkelijk aanpast.

Reken voor een gemiddelde mailbox van 5GB op 30 tot 90 minuten kopieertijd; bij 10GB of meer kan dat oplopen tot enkele uren. Plan de MX-wijziging dus pas ná bevestiging dat alle mailboxen volledig zijn gekopieerd, en nooit parallel daaraan. Wie meerdere mailboxen tegelijk migreert, moet met de langzaamste mailbox rekening houden voor de startdatum van de MX-cutover.

# Wat is DNS TTL en waarom bepaalt het je timing?

DNS TTL (Time To Live) is de tijd in seconden die aangeeft hoe lang een DNS-resolver een record, waaronder je MX-record, mag onthouden voordat die opnieuw wordt opgevraagd bij de nameserver. Bij de meeste Nederlandse hostingproviders staat de standaard TTL van een MX-record tussen de 3600 en 86400 seconden, dus tussen 1 en 24 uur. Zolang die waarde hoog staat, houden resolvers wereldwijd de oude MX-record aan tot hun cache verloopt, ook als jij de wijziging allang hebt doorgevoerd.

Verlaag de TTL daarom minimaal 24 tot 48 uur vóór de geplande overstap naar 300 seconden, ofwel 5 minuten. Die verlaging moet zelf namelijk ook eerst uitcachen: pas als de oude, hoge TTL is verlopen, zien resolvers de nieuwe, lage waarde. Sla je die stap over, dan kan de daadwerkelijke MX-wijziging alsnog tot 48 uur nodig hebben om overal door te komen, zoals ook blijkt uit de algemene werking van TTL binnen DNS.

Zet de TTL na de migratie niet meteen terug naar een hoge waarde. Laat 300 seconden staan tot je zeker weet dat de dual-delivery periode achter de rug is, mocht je onverhoopt alsnog moeten terugschakelen naar de oude provider.

# Wat is de dual-delivery periode en waarom is die cruciaal?

De dual-delivery periode is de 48 tot 72 uur na het wijzigen van je MX-record waarin verzendende mailservers, door hun eigen gecachte DNS-gegevens, nog een deel van de mail naar je oude mailbox sturen terwijl de rest al bij de nieuwe provider binnenkomt. Dit gebeurt omdat elke verzendende server zijn eigen TTL-cache hanteert; jouw wijziging is dus niet voor iedereen op hetzelfde moment zichtbaar.

Volgens de MX-verwerkingslogica uit RFC 5321 proberen verzendende servers eerst de MX-record met het laagste prioriteitsgetal; zolang hun cache nog naar je oude host wijst, blijft die route actief. Negeer je deze periode, dan mis je precies de mail die binnenkomt tussen het moment van de MX-wijziging en het moment waarop alle resolvers wereldwijd zijn bijgewerkt.

Overbrug de periode door de oude mailbox nog actief te houden en na de cutover een tweede, korte synchronisatieronde te draaien die alleen de nieuw binnengekomen berichten ophaalt. Omdat mailmigreren.nl in 100% kopieer-modus werkt en de bron nooit aanpast of verwijdert, blijft die oude mailbox gewoon bereikbaar voor zo'n delta-sync, zonder dat je iets opnieuw hoeft in te stellen of wachtwoorden opnieuw hoeft in te voeren.

# Welke valkuilen leiden het vaakst tot mailverlies bij een MX-wijziging?

De meeste mailverlies-incidenten bij een providerwissel ontstaan niet door de MX-wijziging zelf, maar door de volgorde en timing eromheen. Onderstaande valkuilen komen in de praktijk het vaakst voor.

Elk van deze fouten is te voorkomen door de TTL op tijd te verlagen, eerst te kopiëren en pas daarna te schakelen, en door SPF- en DKIM-records gelijktijdig met de MX-record te controleren. Wie deze volgorde omdraait of overslaat, loopt het grootste risico op stille mailverlies: berichten die simpelweg nooit aankomen, zonder foutmelding aan de afzender.

• TTL niet minimaal 24-48 uur vooraf verlaagd naar 300 seconden
• Mailbox-migratie starten ná de MX-wijziging in plaats van ervoor
• Geen tweede synchronisatie- of delta-sync ronde na de cutover
• SPF, DKIM en DMARC vergeten aan te passen samen met de MX-record
• Verkeerde prioriteitsvolgorde tussen meerdere MX-records door elkaar halen
• De wijziging doorvoeren tijdens piekuren in plaats van avond of weekend
• Wachtwoorden en instellingen niet testen vóór de definitieve overstap

# Traditionele MX-cutover versus copy-eerst migratie: wat is het verschil?

Bij een traditionele MX-cutover wijzig je eerst de MX-record en migreer je daarna pas de mailbox-inhoud; bij een copy-eerst aanpak zoals mailmigreren.nl hanteert, is de volledige mailbox al gekopieerd voordat de MX-record verandert. Het verschil in risico is aanzienlijk, zoals onderstaande tabel laat zien.

Het belangrijkste verschil zit in het vangnet tijdens de propagatie: zonder kopie vooraf ben je afhankelijk van handmatig mail ophalen bij de oude provider via losse export- of forward-instellingen, terwijl een delta-sync na de cutover dat automatisch afvangt zonder extra handelingen.

# Praktijkvoorbeeld: MX-record wijzigen bij een overstap van 5 mailboxen

Een concreet voorbeeld maakt de timing duidelijk. Stel, je verhuist 5 mailboxen van Strato naar een nieuwe provider en plant de overstap op donderdag.

Op maandag verlaag je de TTL van de MX-record naar 300 seconden. Op woensdagavond start je de kopieerslag van de 5 mailboxen; bij gemiddeld 5GB per mailbox duurt dat samen ongeveer 2,5 tot 7,5 uur, afhankelijk van de hoeveelheid data per mailbox. Op donderdagochtend vroeg, zodra de kopie is afgerond en gecontroleerd, wijzig je de MX-record daadwerkelijk. Van donderdagochtend tot zaterdagochtend loopt vervolgens de dual-delivery periode van 48 uur, waarin je de oude mailboxen in de gaten houdt. Op zaterdag draai je de laatste delta-sync en kun je de oude mailboxen definitief afsluiten.

Bij 5 mailboxen kost de migratie via mailmigreren.nl 30 euro excl. btw: 10 euro voor de eerste mailbox en 5 euro per extra mailbox. Bij 12 mailboxen betaal je 65 euro, bij 25 mailboxen 130 euro. Mislukt de migratie onverhoopt, dan volgt automatisch een refund via iDEAL, zonder dat je daar zelf achteraan hoeft.