Mailmigratie kosten 2026: eerlijke prijsvergelijking

# Wat kost een mailmigratie gemiddeld in 2026?

Een mailmigratie kost in 2026 gemiddeld €10 tot €25 per mailbox, exclusief BTW. Het prijsverschil wordt bepaald door drie factoren: of de dienst provider-onafhankelijk is, of er een refund-garantie geldt en welke techniek de aanbieder gebruikt om data te verplaatsen.

Bij provider-gebonden migraties, zoals de gratis opties van Mijndomein, Strato of WebOke, betaal je niets voor het datatransport zelf. In ruil daarvoor ben je verplicht naar hun eigen hosting over te stappen. Dat is voor sommige bedrijven prima, maar voor een mkb'er die van e-mailprovider wisselt zonder van hoster te wisselen, is dit geen optie.

Provider-onafhankelijke diensten variëren van €10 bij mailmigreren.nl tot €25 bij YourHosting Migratieservice. IMAP is het open protocol dat al deze diensten gebruiken: berichten worden op serverniveau gekopieerd, zonder dat je e-mailclient iets hoeft te doen.

# Prijsvergelijking: alle Nederlandse aanbieders in 2026

# Concrete rekenvoorbeelden: wat betaal jij precies?

De totaalkosten zijn eenvoudig te berekenen als je het aantal mailboxen weet. Bij mailmigreren.nl geldt: €10 voor de eerste mailbox, €5 voor elke volgende, alles exclusief 21% BTW.

Een klein kantoor met 5 mailboxen betaalt €10 + (4 x €5) = €30 exclusief BTW, oftewel €36,30 inclusief BTW. Voor 12 medewerkers is dat €10 + (11 x €5) = €65 exclusief BTW, dat is €78,65 inclusief BTW. Bij 25 mailboxen bedraagt de rekening €10 + (24 x €5) = €130 exclusief BTW, €157,30 inclusief BTW.

Ter vergelijking: bij Hoasted MailSync, dat €15 per mailbox rekent zonder staffelkorting, betaal je voor 25 mailboxen €375 exclusief BTW, bijna driemaal zoveel voor exact dezelfde hoeveelheid data. Bij YourHosting loopt dat op naar €625 exclusief BTW, maar dan ben je ook gebonden aan hun platform.

• 5 mailboxen: €30 excl. BTW (€36,30 incl.) via mailmigreren.nl
• 12 mailboxen: €65 excl. BTW (€78,65 incl.) via mailmigreren.nl
• 25 mailboxen: €130 excl. BTW (€157,30 incl.) via mailmigreren.nl
• 25 mailboxen: €375 excl. BTW via Hoasted MailSync
• 25 mailboxen: €625 excl. BTW via YourHosting Migratieservice

# Wat bepaalt de duur van een migratie en beïnvloedt dat de prijs?

De migratieduur hangt af van de hoeveelheid data per mailbox en de snelheid van zowel de bron- als bestemmingsserver. Een mailbox van 5 GB migreert in 30 tot 90 minuten; een mailbox van 10 GB of meer duurt al snel enkele uren.

Bij diensten die per uur factureren telt elke extra gigabyte mee in de eindfactuur. Mailmigreren.nl werkt uitsluitend met een vaste prijs per mailbox, ongeacht de omvang. Of jouw mailbox 500 MB of 15 GB bevat, de prijs blijft €5 of €10. Dat maakt begroten vooraf betrouwbaar.

Anders werkt het bij enterprise-tools zoals BitTitan MigrationWiz. Die rekenen op basis van licenties per gebruiker per maand of per migratieproject. Voor een mkb met minder dan 50 mailboxen is dat zelden voordeliger dan een IMAP-migratie op vaste prijs.

# Gratis migraties van hostingproviders: wat zijn de echte kosten?

Gratis migraties zijn alleen gratis als je bereid bent naar de hosting van die aanbieder over te stappen. Mijndomein, Strato en WebOke bieden allemaal een migratiehulp aan, maar uitsluitend als je bij hen een nieuw hostingpakket afsluit. Dat is op zichzelf geen probleem als je toch al van plan was om te wisselen.

De verborgen kosten zitten in de lock-in die erop volgt. Als je later opnieuw wilt wisselen, betaal je opnieuw migratiekosten, of je moet alsnog een provider-onafhankelijke oplossing inschakelen. Bovendien zijn gratis migratietools van hosters lang niet altijd betrouwbaar voor complexe mailboxen met submappen, gedeelde inboxen of grote bijlagen.

De Autoriteit Persoonsgegevens vereist dat persoonsgegevens zo min mogelijk worden opgeslagen in tijdelijke buffers. Een dienst die wachtwoorden nooit op disk opslaat en uitsluitend in werkgeheugen verwerkt, voldoet daarmee aantoonbaar beter aan de AVG-vereisten voor dataminimalisatie dan tools die tussentijdse exports aanmaken.

# Microsoft 365 en Gmail migreren: extra kosten of niet?

Microsoft 365 en Gmail vereisen in 2026 extra stappen bij migratie, omdat beide platforms gewone IMAP-toegang hebben beperkt en alleen nog werken via app-wachtwoorden of specifieke beheerinstellingen. Dat verhoogt de drempel, maar niet de prijs.

Bij mailmigreren.nl geldt hetzelfde tarief voor Microsoft 365 en Gmail als voor andere IMAP-providers: €10 voor de eerste mailbox, €5 per extra. Het enige verschil is dat je voor Microsoft 365 een app-wachtwoord aanmaakt in de Microsoft-beheeromgeving, en voor Gmail via de Google-beveiligingsinstellingen. Volledige OAuth-ondersteuning staat op de roadmap voor versie 2 van de dienst.

Enterprise-tools zoals SkyKick rekenen hogere tarieven voor Microsoft 365-migraties omdat ze diepere integratie bieden met SharePoint, Teams en OneDrive. Voor een bedrijf dat alleen e-mail wil verplaatsen, is die meerprijs zelden gerechtvaardigd.

# Wanneer is een betaalde mailmigratie de investering waard?

Een betaalde mailmigratie verdient zichzelf terug als je een van de volgende situaties herkent: je wilt van hoster wisselen zonder van e-mailprovider te wisselen, je wilt meerdere mailboxen tegelijk verhuizen zonder tijdsverlies, of je wilt zekerheid dat de bron intact blijft tijdens de migratie.

Mailmigreren.nl werkt in 100% kopieer-modus: de bronmailbox blijft onaangeroerd totdat jij zelf besluit hem te verwijderen. Dat is fundamenteel anders dan een handmatige migratie via een e-mailclient, waarbij je per ongeluk berichten kunt verplaatsen in plaats van kopiëren. Voor een mkb met 5 tot 25 actieve mailboxen, waarbij e-mail de primaire communicatievorm is, weegt het risico van dataverlies zwaarder dan een kostenpost van €30 tot €130.