Mailmigratie kosten 2026: dit betaal je per aanbieder

# Wat kost een mailmigratie gemiddeld in 2026?

Een mailmigratie kost in 2026 gemiddeld tussen de 10 en 25 euro per mailbox, afhankelijk van of je kiest voor een onafhankelijke migratietool, een dienst van je hostingprovider, of een enterprise-oplossing. Bij mailmigreren.nl betaal je 10 euro excl. btw voor de eerste mailbox en 5 euro excl. btw voor elke volgende mailbox: voor een mkb-bedrijf met 5 mailboxen kom je dan uit op 30 euro excl. btw in totaal.

Concurrenten als Hoasted en YourHosting werken met een vast bedrag per mailbox, zonder korting op volgende mailboxen. Hoasted MailSync rekent 15 euro per mailbox, wat bij 5 mailboxen neerkomt op 75 euro. YourHosting Migratieservice vraagt 25 euro per mailbox, oftewel 125 euro voor diezelfde 5 mailboxen: meer dan vier keer zoveel als bij mailmigreren.nl.

Daarnaast bieden sommige hostingproviders, zoals Mijndomein, Strato en WebOke, een gratis migratietool aan. Dat klinkt aantrekkelijk, maar deze tools werken uitsluitend als je verhuist náár hun eigen hosting. De werkelijke prijs van die 'gratis' migratie zit verstopt in de lock-in die daarna volgt, zoals ik verderop in dit artikel uitleg.

# Hoe is de prijs van mailmigreren.nl opgebouwd?

Bij mailmigreren.nl betaal je een eenmalig, vast bedrag per mailbox: 10 euro excl. btw voor de eerste mailbox en 5 euro excl. btw voor elke mailbox daarna, zonder abonnement, setup-kosten of verborgen toeslagen. De rekensom is voor elk aantal mailboxen hetzelfde: 10 euro plus 5 euro per extra mailbox.

Voor een eenmanszaak met 1 mailbox betekent dit 10 euro excl. btw, oftewel 12,10 euro incl. 21% btw. Een bedrijf met 12 medewerkers en dus 12 mailboxen betaalt 65 euro excl. btw. Bij 25 mailboxen, zoals bij een middelgrote organisatie, kom je uit op 130 euro excl. btw voor de volledige migratie van alle postvakken.

Het migratieproces werkt via 100% kopieer-modus: de techniek is gebaseerd op IMAP, het protocol waarmee mailclients berichten op de server beheren. Je bron-mailbox blijft intact staan terwijl elk bericht via IMAP-APPEND naar de nieuwe mailbox wordt gestreamd. Mislukt de migratie toch, dan krijg je het bedrag automatisch terug via iDEAL, zonder dat je daar zelf achteraan hoeft.

# Mailmigratie tools vergeleken: wat kosten de belangrijkste aanbieders?

De prijs per mailbox verschilt fors tussen aanbieders: mailmigreren.nl is met 10 euro voor de eerste en 5 euro per extra mailbox de goedkoopste provider-onafhankelijke optie, terwijl hostinggebonden tools zoals Hoasted en YourHosting 15 tot 25 euro per mailbox rekenen en enterprise-platforms als BitTitan en SkyKick op maatwerktarieven werken.

Het belangrijkste verschil zit niet alleen in de prijs, maar ook in de vrijheid die je overhoudt. Provider-onafhankelijke tools laten je migreren tussen elke IMAP-provider, van Strato naar TransIP of van Hostnet naar Vimexx, zonder dat je vastzit aan één hostingpartij. Hostinggebonden tools werken meestal alleen richting die ene provider.

Onderstaande tabel zet de belangrijkste aanbieders in 2026 naast elkaar, gebaseerd op een migratie van 5 mailboxen als rekenvoorbeeld.

# Waarom is een 'gratis' mailmigratie van je hostingprovider niet gratis?

Een gratis mailmigratie van je hostingprovider is financieel gratis, maar operationeel niet vrijblijvend: je krijgt de migratie alleen zonder kosten als je definitief overstapt naar die ene hostingpartij, wat je onderhandelingspositie voor toekomstige hostingprijzen verzwakt. Providers zoals Mijndomein, Strato en WebOke bieden dit aan als wervingsinstrument, niet als neutrale dienst.

Het gevolg is dat je bij de volgende prijsverhoging van je hosting geen alternatief hebt zonder opnieuw te moeten migreren, met opnieuw tijd en risico als kostenpost. Een provider-onafhankelijke migratie kost weliswaar 10 tot 30 euro voor een klein team, maar die eenmalige uitgave koopt je de vrijheid om elk jaar de goedkoopste of best passende hostingpartij te kiezen, van Strato tot Hostnet tot Byte.

Reken dit door over meerdere jaren: een hostingcontract dat door lock-in 50 euro per jaar duurder uitvalt dan een concurrerend alternatief, kost je over 3 jaar 150 euro. Dat is ruim vijf keer de prijs van een onafhankelijke migratie van 5 mailboxen.

# Wat kost het om zelf te migreren via IMAP-tools?

Zelf migreren via IMAP-tools of handmatige export/import kost geen directe aanschafprijs, maar wel 5 tot 15 uur werk per mailbox aan configuratie, monitoring en troubleshooting: bij een intern uurtarief van 50 euro loopt dat al snel op tot 250 tot 750 euro aan verborgen personeelskosten per mailbox.

De techniek zelf is niet het probleem: IMAP is een gestandaardiseerd protocol, vastgelegd in RFC 3501, en elke moderne mailclient kan er in theorie mee synchroniseren. Het probleem is de tijd die foutafhandeling kost: mappenstructuren die niet matchen, verbindingen die wegvallen bij grote mailboxen, en dubbele of ontbrekende berichten die je handmatig moet controleren.

Daarbij loop je bij een DIY-migratie het volledige risico zelf: geen automatische refund bij falen, geen garantie dat wachtwoorden veilig alleen in werkgeheugen blijven, en geen monitoring die je waarschuwt zodra iets misgaat. Voor één kleine mailbox is dit misschien te overzien, maar bij 5 of meer mailboxen weegt de tijdsinvestering meestal niet op tegen 30 tot 130 euro voor een begeleide migratie.

# Welke factoren bepalen de uiteindelijke prijs van jouw mailmigratie?

De uiteindelijke prijs van jouw mailmigratie hangt af van vijf factoren: het aantal mailboxen, de opslaggrootte per mailbox, het brontype van je mail, of je een app-wachtwoord moet instellen, en het aantal verschillende bronproviders in één migratie.

Het aantal mailboxen weegt het zwaarst: bij mailmigreren.nl betaal je 10 euro voor de eerste en 5 euro voor elke volgende, dus de prijs schaalt vrijwel lineair. De opslaggrootte beïnvloedt vooral de duur, niet de prijs: een mailbox van 5GB migreert doorgaans in 30 tot 90 minuten, terwijl een mailbox van 10GB of meer enkele uren in beslag kan nemen.

Migreer je vanaf Microsoft 365 of Gmail, dan heb je een app-wachtwoord of basic-auth-toegang nodig in plaats van een gewoon wachtwoord, omdat beide platforms standaard 2FA-beveiliging afdwingen. Microsoft beschrijft dit proces in de officiële documentatie over app-wachtwoorden. Volledige OAuth-ondersteuning staat gepland voor een volgende versie van mailmigreren.nl.

• Aantal mailboxen dat je migreert
• Opslaggrootte per mailbox in GB
• Brontype: standaard IMAP-hosting versus Microsoft 365 of Gmail
• Of je een app-wachtwoord moet aanmaken voor 2FA-accounts
• Aantal verschillende bronproviders binnen één migratie

# Wat kost het als een mailmigratie mislukt?

Een mislukte mailmigratie kost je bij mailmigreren.nl niets, omdat het bedrag automatisch via iDEAL wordt teruggestort zodra de migratie faalt, en je bron-mailbox intact blijft staan als vangnet. Bij veel concurrenten en bij zelf migreren betaal je wel vooraf, of investeer je uren werk, zonder dezelfde garantie.

Dat vangnet is mogelijk doordat de migratie in kopieer-modus werkt: er wordt niets op de bron verwijderd, dus zelfs bij een fout blijft je oorspronkelijke mailbox volledig bruikbaar. Wachtwoorden worden daarbij alleen in werkgeheugen verwerkt en nooit op disk opgeslagen, in lijn met het dataminimalisatie-beginsel dat de Autoriteit Persoonsgegevens hanteert als toetssteen voor de AVG.

Voor een mkb-bedrijf betekent dit dat het financiële risico van een mailmigratie in de praktijk nihil is: je betaalt pas voor een geslaagde migratie, niet voor een poging.