Mailbox-migratie checklist voor het mkb: 12 controlepunten

# Welke 12 punten hoort een mailbox-migratie checklist te bevatten?

Een volledige mailbox-migratie checklist voor het mkb bestaat uit 12 controlepunten, verdeeld over drie fases: voorbereiding, uitvoering en verificatie. Deze volgorde voorkomt de twee meest voorkomende problemen bij een mailboxverhuizing: dataverlies door een onvolledige overzet, en downtime doordat DNS-records te vroeg worden gewijzigd.

Gebruik onderstaande lijst als vinkje-voor-vinkje controle, ongeacht of je van Strato naar Hostnet verhuist, van Mijndomein naar TransIP, of overstapt naar Microsoft 365 of Gmail. De punten hieronder worden in de volgende secties per fase verder toegelicht.

• 1. Inventariseer alle mailboxen, aliassen en domeinen die verhuisd moeten worden
• 2. Verzamel de IMAP-instellingen (host, poort, SSL/TLS) van bron én doel
• 3. Maak app-wachtwoorden aan voor Microsoft 365 en Gmail
• 4. Controleer het huidige mailboxvolume in GB en de opslaglimiet op de doelserver
• 5. Kies een provider-onafhankelijke migratietool zonder hosting lock-in
• 6. Test eerst met één mailbox voordat je de rest migreert
• 7. Migreer in kopieer-modus, zodat de bronmailbox intact blijft
• 8. Bewaak de voortgang en eventuele foutmeldingen tijdens het verhuizen
• 9. Controleer mapstructuur, mailaantallen en bijlagen op de doelserver
• 10. Vergelijk steekproefsgewijs e-mails tussen bron en doel
• 11. Wijzig pas daarna de MX- en DNS-records
• 12. Bewaar of verwijder de bronmailbox pas na een controleperiode van enkele dagen

# Wat controleer je vóór de migratie start (punt 1 tot 4)?

Vóór de migratie start controleer je vier dingen: welke mailboxen en aliassen er bestaan, welke IMAP-instellingen bron en doel gebruiken, of je app-wachtwoorden nodig hebt, en hoeveel data er verplaatst moet worden. Sla een van deze vier stappen over en de migratie loopt vast op het moment dat je het niet kunt gebruiken.

Begin met een volledige inventarisatie: hoeveel mailboxen heeft je bedrijf, welke aliassen (info@, verkoop@) horen daarbij, en op welke domeinen staan ze. Zoek daarna de IMAP-instellingen op bij zowel de oude als de nieuwe hostingpartij; vrijwel elke provider, van Strato tot YourHosting tot Vimexx, gebruikt het standaardprotocol IMAP op poort 993 met SSL/TLS.

Voor Microsoft 365 en Gmail geldt een extra stap: basis-authenticatie met wachtwoord is vaak uitgeschakeld, dus heb je een app-wachtwoord nodig. Microsoft heeft basic auth voor Exchange Online grotendeels uitgefaseerd, zoals te lezen valt in de officiële documentatie over deze deprecatie. Tot slot bepaal je het mailboxvolume in GB: dit cijfer voorspelt direct hoe lang de migratie gaat duren.

# Welke technische stappen zijn cruciaal tijdens de migratie (punt 5 tot 8)?

Tijdens de migratie zelf draait alles om vier punten: een provider-onafhankelijke tool kiezen, eerst testen met één mailbox, migreren in kopieer-modus, en de voortgang actief bewaken. Deze vier stappen bepalen samen of je zonder stress kunt overstappen of midden in de nacht foutmeldingen zit uit te pluizen.

Kies bewust voor een provider-onafhankelijke migratietool. Gratis migratiediensten van Mijndomein, Strato of WebOke werken vaak alleen wanneer je bij dezelfde partij blijft hosten, wat een verkapte hosting lock-in creëert. Een onafhankelijke tool laat je vrij kiezen tussen elke IMAP-provider, van Hostnet en TransIP tot Enhance of Byte.

Migreer daarna altijd in kopieer-modus: e-mails worden via IMAP-APPEND, het mechanisme uit het IMAP4rev1-protocol (RFC 3501), naar de doelserver gestreamd terwijl de bron ongewijzigd blijft staan. Zo kun je bij twijfel altijd terugvallen op de oude mailbox. Test dit proces eerst met één mailbox voordat je alle 5, 12 of 25 mailboxen tegelijk migreert, en houd de voortgang in de gaten: een foutmelding halverwege is veel makkelijker op te lossen als je hem meteen ziet dan achteraf.

# Wat controleer je na de migratie om dataverlies te voorkomen (punt 9 tot 12)?

Na de migratie controleer je vier dingen voordat je de oude mailbox opgeeft: de mapstructuur en mailaantallen, een steekproef van individuele e-mails, de DNS-wijziging, en een bewaartermijn voor de bronmailbox. Deze laatste vier punten zijn net zo belangrijk als de voorbereiding, want hier ontdek je of de migratie daadwerkelijk compleet was.

Controleer eerst of alle mappen zijn overgezet, inclusief submappen, verzonden items en concepten, en of het aantal e-mails per map overeenkomt met de bron. Open vervolgens een aantal willekeurige e-mails met bijlagen op de doelserver om te checken of de inhoud en attachments intact zijn.

Pas als deze controle is afgerond, wijzig je de MX- en DNS-records zodat nieuwe e-mail op de juiste server binnenkomt. Wijzig dit nooit vóór de verificatie: binnenkomende e-mail tijdens een onvolledige migratie kan je juist gaan missen. Bewaar de bronmailbox tot slot nog enkele dagen tot weken als vangnet, voordat je hem definitief opzegt of leegt.

# Wat kost een mailbox-migratie voor het mkb en hoe lang duurt het?

Een mailbox-migratie kost bij mailmigreren.nl 10 euro voor de eerste mailbox en 5 euro per extra mailbox, excl. 21% btw; dat is bij 12 mailboxen 65 euro en bij 25 mailboxen 130 euro. Concurrerende migratiediensten rekenen een vast bedrag per mailbox, waardoor de kosten bij meerdere mailboxen sneller oplopen.

De migratieduur hangt vooral af van het datavolume: reken op 30 tot 90 minuten voor een mailbox van 5GB, en enkele uren voor een mailbox van 10GB of meer. Bij meerdere mailboxen loopt de totale tijd op, afhankelijk van of ze na elkaar of gelijktijdig worden gemigreerd.

# Zelf migreren met imapsync of een migratietool gebruiken?

Zelf migreren met een gratis tool zoals imapsync werkt, maar vereist technische kennis van de command line, een apart script per mailbox en handmatige foutafhandeling; een migratietool automatiseert dit proces met een voortgangsoverzicht en foutdetectie. Voor een mkb-bedrijf zonder eigen IT-afdeling weegt de tijdsbesparing meestal op tegen de paar euro's die het kost.

Enterprise-tools zoals BitTitan MigrationWiz en SkyKick zijn krachtig, maar gericht op grote organisaties en Microsoft 365-specifieke trajecten, met bijbehorende prijzen en implementatietijd. Voor een mkb-bedrijf met 1 tot 25 mailboxen op een gewone IMAP-hostingpartij is dat vaak overkill.

Een middenweg zoals mailmigreren.nl combineert het beste van beide: geen command line nodig, wachtwoorden staan alleen in het werkgeheugen en nooit op disk, en de migratie werkt met vrijwel elke IMAP-provider, inclusief Strato, Hostnet, Vimexx, Antagonist, Argeweb en Webhostpartner.

# Welke risico's en AVG-verplichtingen komen kijken bij een mailbox-migratie?

De grootste risico's bij een mailbox-migratie zijn wachtwoorden die blijven rondslingeren, e-mailinhoud die persoonsgegevens bevat en dus onder de AVG valt, en een migratie die halverwege vastloopt zonder terugvalscenario. Elk van deze drie risico's is met de juiste voorbereiding te ondervangen.

Deel wachtwoorden nooit via e-mail of chat, en gebruik alleen tools die inloggegevens uitsluitend in het werkgeheugen verwerken in plaats van op te slaan. Omdat mailboxen vrijwel altijd persoonsgegevens bevatten, zoals naam, adres en correspondentie, gelden voor de verwerking daarvan de regels van de Autoriteit Persoonsgegevens; check dus of je migratiepartij een verwerkersovereenkomst aanbiedt.

Bouw tot slot een terugvalscenario in voor het geval de migratie mislukt. Bij mailmigreren.nl krijg je bijvoorbeeld automatisch een refund via iDEAL als een migratie niet slaagt, zodat een technisch probleem nooit een financieel risico wordt.