Mail verhuizen van Hostnet naar andere hosting: stappenplan

# Wat heb je nodig voordat je mail van Hostnet verhuist?

Voordat je mail van Hostnet verhuist heb je drie dingen nodig: de IMAP-inloggegevens van elke Hostnet-mailbox, de IMAP-instellingen van de nieuwe hostingpartij en een migratiemethode die beide postvakken tijdens de overzet naast elkaar open houdt. Ontbreekt een van deze drie, dan loop je het risico dat e-mails zoekraken of dat klanten tijdelijk helemaal geen post ontvangen.

Voor elke mailbox heb je het volledige e-mailadres en het specifieke mailbox-wachtwoord nodig, niet het algemene controlepaneelwachtwoord van Hostnet. Beheer je als IT-bureau de mail van meerdere klanten, vraag dan per klant in één keer een volledige lijst met adressen en wachtwoorden op; dat voorkomt dat je halverwege de migratie moet terugbellen voor een vergeten postvak.

Een migratietool die via het IMAP-protocol werkt, kopieert berichten, mappen en gelezen-status rechtstreeks van server naar server, zonder dat je zelf .pst- of .mbox-bestanden hoeft te exporteren. Dat protocol is vastgelegd in RFC 3501 en wordt door praktisch elke hostingpartij ondersteund, ook door Hostnet.

• E-mailadres en mailbox-wachtwoord per Hostnet-postvak
• IMAP-instellingen van de nieuwe hostingpartij
• Een migratiemethode in kopieer-modus, niet verplaatsingsmodus

# Waar vind je de IMAP-instellingen van Hostnet?

De IMAP-instellingen van Hostnet zijn imap.hostnet.nl op poort 993 met SSL/TLS-versleuteling ingeschakeld; voor uitgaande mail gebruik je smtp.hostnet.nl op poort 587 met STARTTLS. Deze instellingen gelden voor de meeste reguliere Hostnet-postvakken.

Controleer in je Hostnet-controlepaneel of jouw mailbox niet een afwijkende serverconfiguratie heeft; enkele oudere pakketten gebruiken nog een andere hostnaam. Test de instellingen eerst in een gewone e-mailclient zoals Thunderbird of Outlook: werkt IMAP daar niet meteen, dan krijg je binnen een minuut een foutmelding over poort of SSL, en weet je dat vóór je een migratietool inzet.

Noteer deze gegevens samen met die van de nieuwe hostingpartij in één overzicht per klant; dat overzicht heb je nodig zodra je de daadwerkelijke overzet plant.

# Welke methode gebruik je om mail van Hostnet te verhuizen?

Voor het verhuizen van mail van Hostnet kun je kiezen uit drie methodes: handmatig via een e-mailclient, een gespecialiseerde IMAP-migratietool of een enterprise migratieplatform; welke het beste past hangt af van het aantal mailboxen en de tijd die je hebt.

Voor 1 of 2 mailboxen is handmatig synchroniseren via Thunderbird of Outlook nog te doen, al kost dat gemakkelijk een dag aan wachten en controleren. Vanaf 3 mailboxen, en zeker als je als IT-bureau meerdere klanten tegelijk migreert, is een geautomatiseerde tool sneller en minder foutgevoelig, omdat de migratie op de achtergrond draait terwijl jij ander werk doet.

# Hoe verhuis je mail van Hostnet in 6 stappen?

Mail verhuizen van Hostnet verloopt in 6 stappen: gegevens verzamelen, doelmailboxen aanmaken, migratietool kiezen, migratie uitvoeren, resultaat controleren en pas daarna de DNS-records omzetten. Het volledige stappenplan staat hieronder; reken op 30 tot 90 minuten actieve migratietijd per mailbox van 5GB, en enkele uren bij mailboxen van 10GB of meer.

Zet de stappen niet te snel achter elkaar: wacht met het omzetten van de MX-records tot je zeker weet dat alle mappen en e-mails zijn overgekomen. Dat is ook precies waarom een kopieer-modus, waarbij de Hostnet-mailbox intact blijft staan tijdens de overzet, veiliger is dan een verplaatsingsmodus die de bron leegmaakt.

Wil je direct starten, dan kun je de migratiewizard gebruiken om zelf te zien welke instellingen nodig zijn voor jouw combinatie van Hostnet en de nieuwe hostingpartij.

# Wat kost mail verhuizen van Hostnet naar een andere hosting?

Mail verhuizen van Hostnet kost bij mailmigreren.nl 10 euro excl. btw voor de eerste mailbox en 5 euro excl. btw per extra mailbox; bij 5 mailboxen is dat 30 euro, bij 12 mailboxen 65 euro en bij 25 mailboxen 130 euro.

Gratis migraties, zoals sommige hostingpartijen aanbieden bij het afsluiten van een nieuw pakket, zijn meestal gekoppeld aan die specifieke partij: je betaalt niets voor de overzet, maar zit daarna wel vast aan die hosting. Een provider-onafhankelijke tool werkt andersom: je betaalt een klein bedrag per mailbox, maar bepaalt zelf naar welke partij je verhuist, of dat nu Strato, TransIP, YourHosting of een andere IMAP-provider is.

# Wat gebeurt er met je oude Hostnet-mailbox tijdens de migratie?

Tijdens de migratie blijft je Hostnet-mailbox gewoon actief en ongewijzigd: een migratie in 100% kopieer-modus haalt berichten op via IMAP en zet ze via IMAP-APPEND over naar de nieuwe server, zonder ze op het bronadres te verwijderen. Zo kun je tijdens de overzet gewoon mail blijven ontvangen en versturen vanaf Hostnet.

Wachtwoorden die je invoert voor de migratie worden alleen in het werkgeheugen gebruikt om verbinding te maken en nooit op schijf opgeslagen; na de migratie is er dus niets dat je achteraf nog moet laten verwijderen. Voor bedrijven die met persoonsgegevens van klanten werken is dat relevant richting de AVG-verplichtingen die de Autoriteit Persoonsgegevens stelt aan de verwerking van dit soort gegevens.

Mislukt de migratie toch, bijvoorbeeld door een verkeerd wachtwoord of een tijdelijke serverstoring bij Hostnet, dan krijg je het betaalde bedrag automatisch terug via iDEAL, zonder dat je daar zelf achteraan moet.

# Hoe migreer je als IT-bureau mail van meerdere Hostnet-klanten tegelijk?

Als IT-bureau migreer je mail van meerdere Hostnet-klanten tegelijk door per klant een complete mailboxlijst met wachtwoorden te verzamelen en de migraties parallel te laten draaien in plaats van klant voor klant af te handelen. Zo plan je in één middag de overzet voor tien klanten met elk twee tot vijf mailboxen, in plaats van daar een hele week aan te besteden.

Reken de kosten door naar je klant op basis van het daadwerkelijke aantal mailboxen: bij een klant met 5 postvakken is dat 30 euro excl. btw, bij een klant met 12 postvakken 65 euro excl. btw. Dat is voor de meeste klanten eenvoudiger te verantwoorden dan een uurtarief voor handmatig kopieerwerk, en de automatische iDEAL-refund bij een mislukte migratie beperkt het risico dat je als bureau met een onvolledige mailbox blijft zitten.

Plan de MX-wijziging voor al je klanten pas na een gezamenlijk controlemoment, zodat je in één keer kan bevestigen dat alle mailboxen compleet zijn overgekomen voordat je klanten hun nieuwe hostingpartij daadwerkelijk laat gebruiken.

• Verzamel per klant een mailboxlijst met wachtwoorden
• Plan meerdere klanten parallel, niet na elkaar
• Reken kosten door per mailbox, niet per uur
• Wijzig MX-records pas na een gezamenlijke controle