Mail verhuizen van Hostnet naar nieuwe hosting: stappenplan

# Waarom kiezen mkb en IT-bureaus voor een externe migratie-tool?

Hostnet biedt geen ingebouwde migratiewizard voor vertrek naar een andere provider, wat betekent dat je zelf een methode moet kiezen: een e-mailclient zoals Thunderbird, een zelfgeschreven script of een gespecialiseerde migratie-dienst. Voor IT-bureaus die meerdere klanten begeleiden is een herhaalbare, geautomatiseerde aanpak de enige schaalbare keuze.

Een handmatige methode via Thunderbird werkt acceptabel voor één of twee mailboxen, maar vereist dat de beheerder elk account afzonderlijk configureert en de synchronisatie actief bewaakt. Bij tien of meer adressen loopt de tijdsinvestering snel op tot meerdere uren. Een tool die IMAP-to-IMAP streaming automatiseert reduceert die tijd tot het aanmaken van de migratietaak zelf.

Provider-onafhankelijkheid is daarbij een cruciaal voordeel: anders dan migratiediensten van partijen als Mijndomein of Strato die je koppelen aan hun eigen platform, werkt een neutrale dienst met elke combinatie van bron en doel. Je kiest zelf het doelplatform: TransIP, Vimexx, Webhostpartner, Hoasted, Antagonist of een willekeurige andere IMAP-host.

# Hostnet IMAP-instellingen die je nodig hebt voor de migratie

De juiste servergegevens zijn het startpunt van elke geslaagde migratie. Hostnet gebruikt IMAP op server imap.hostnet.nl, poort 993, met SSL/TLS-versleuteling verplicht. De gebruikersnaam is altijd het volledige e-mailadres, zoals naam@jouwdomein.nl, nooit een verkorte variant.

IMAP (Internet Message Access Protocol) kopieert berichten die al op de server staan. Het SMTP-adres van Hostnet is voor de migratie zelf niet relevant: SMTP is alleen nodig voor het versturen van nieuwe berichten. Na de migratie pas je de uitgaande serverinstelling in de mailclient van de eindgebruiker aan naar de nieuwe host.

Let op app-wachtwoorden: als het Hostnet-account tweefactorauthenticatie heeft ingeschakeld, maak dan in het Hostnet-controlepanel een specifiek app-wachtwoord aan voor de migratieverbinding. Gebruik nooit het inlogwachtwoord van het controlepanel zelf als IMAP-wachtwoord: dat zijn twee afzonderlijke authenticatiesystemen.

• IMAP-server: imap.hostnet.nl
• Poort: 993 (SSL/TLS verplicht)
• Gebruikersnaam: volledig e-mailadres (naam@domein.nl)
• Wachtwoord: het IMAP-mailboxwachtwoord, niet het controlepaneel-login
• Bij 2FA: app-wachtwoord aanmaken in het Hostnet-controlepanel
• SMTP na migratie: smtp.hostnet.nl, poort 587 (STARTTLS) of 465 (SSL)

# Welke migratiemethode past bij jouw situatie?

Er zijn drie gangbare methoden om mail van Hostnet te verhuizen, elk met een eigen kosten-batenverhouding. Voor meer dan twee mailboxen is een geautomatiseerde IMAP-migratie altijd goedkoper dan handmatig werk via een e-mailclient.

Een migratie via mailmigreren.nl werkt als volgt: je voert bron- en doelgegevens in via de wizard, de server maakt een beveiligde IMAP-verbinding naar beide mailboxen en kopieert alle mappen en berichten via IMAP-APPEND streaming. Wachtwoorden worden uitsluitend in het werkgeheugen gehouden en nooit op schijf opgeslagen. Bij een mislukte migratie volgt automatisch een terugbetaling via iDEAL.

Handmatige migratie via een e-mailclient is gratis maar vereist technische kennis, een actieve sessie gedurende de gehele migratie en geeft geen garantie op volledigheid van e-mailheaders, tijdstempels en submappen. Sommige clients slaan subtiele mapstructuren stil verkeerd op, wat pas achteraf zichtbaar wordt.

# Veelgemaakte fouten bij het verhuizen van Hostnet-mail

De meest voorkomende fout is het te vroeg aanpassen van het MX-record. Pas het MX-record pas aan nadat de volledige IMAP-kopie geverifieerd is: doe je dat eerder, dan gaat inkomende mail verloren in de overgangsfase.

Een tweede veelvoorkomend probleem is het gebruik van het verkeerde wachtwoord. Hostnet maakt onderscheid tussen het login-wachtwoord van het hosting-controlepanel en het e-mailwachtwoord van een specifiek mailbox-account. Gebruik altijd het wachtwoord dat direct op de mailbox staat ingesteld, niet het controlepaneel-wachtwoord.

Een derde valkuil zijn submappen. Sommige mailclients slaan berichten op in geneste IMAP-mappen die niet in de standaardweergave verschijnen. Een volwaardige migratie-tool kopieert de gehele mappenboom inclusief substructuur; handmatig drag-and-drop via een e-mailclient neemt doorgaans alleen de geselecteerde bovenliggende map mee.

• MX-record te vroeg aanpassen: wacht tot de migratie volledig is geverifieerd
• Verkeerd wachtwoord: gebruik het IMAP-mailboxwachtwoord, niet het controlepaneel-wachtwoord
• Submappen vergeten: controleer de volledige mappenstructuur na afronding
• 2FA niet afgehandeld: schakel het uit of maak een app-wachtwoord aan vóór de migratie
• Mapnamen met speciale tekens: sommige doelservers weigeren UTF-8 mapnamen

# MX-records en DNS aanpassen na de Hostnet-migratie

Het aanpassen van het MX-record is de laatste stap en bepaalt op welk moment nieuwe inkomende mail op de nieuwe server binnenkomt. Verlaag de TTL van het MX-record minimaal 24 uur vóór de geplande omzetting naar 300 seconden, zodat de DNS-wijziging snel wereldwijd doorkomt.

Pas daarna in het DNS-beheer van jouw domeinregistrar, of in het Hostnet-controlepanel als Hostnet ook de DNS beheert, het MX-record aan naar de hostname van de nieuwe mailserver. Zodra de nieuwe MX via een DNS-checker zichtbaar is en de migratie geverifieerd, is de overstap compleet.

Controleer na de omzetting ook de SPF- en DKIM-records: deze moeten overeenkomen met de nieuwe mailserver om te voorkomen dat uitgaande mail als spam wordt gemarkeerd. De nieuwe hosting-provider levert de juiste DNS-waarden voor SPF en DKIM doorgaans via het controlepanel of een activeringsmail.

# Wat kost mail verhuizen van Hostnet?

Via mailmigreren.nl betaal je 10 euro voor de eerste mailbox en 5 euro per extra mailbox, exclusief 21% BTW. Voor vijf adressen komt dat neer op 30 euro, voor twaalf mailboxen op 65 euro en voor vijfentwintig mailboxen op 130 euro.

Een IT-bureau op uurloon rekent gemiddeld 50 tot 150 euro per uur. Voor vijf mailboxen ben je inclusief configuratie, verificatie en instructie aan eindgebruikers al gauw twee uur kwijt: dat is 100 tot 300 euro voor het migratiewerk alleen, drie tot tien keer meer dan een geautomatiseerde oplossing.

Bij een mislukking van de automatische migratie via mailmigreren.nl volgt een automatische terugbetaling via iDEAL, zonder dat je een refund-verzoek hoeft in te dienen. Voor IT-bureaus die meerdere klanten migreren betekent het vaste, lage tarief ook voorspelbare kosten richting de opdrachtgever.

# Beveiliging en privacywetgeving bij mailmigratie

Bij het migreren van zakelijke e-mail verwerk je persoonsgegevens van medewerkers en klanten, wat onder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) valt. Zorg dat de migratie-tool die je kiest wachtwoorden niet op schijf opslaat en geen e-mailinhoud bewaart na afronding van de migratie.

Mailmigreren.nl verwerkt IMAP-wachtwoorden uitsluitend in het werkgeheugen voor de duur van de actieve verbinding. Berichten worden niet gearchiveerd of geanalyseerd: de tool fungeert als doorgeefluik tussen bron- en doelserver via IMAP-APPEND streaming. Na afronding worden de verbindingen gesloten en de tijdelijke sleutels uit het geheugen gewist.

Voor IT-bureaus die voor klanten migreren geldt bovendien dat je als verwerker optreedt in de zin van de AVG. Leg schriftelijk vast voor welke mailboxen je de migratietaak uitvoert en met welke tool, en bewaar dat als onderdeel van je verwerkingsregister.