Hostnet Mail Verhuizen: Praktisch Stappenplan voor IT-bureaus

# Waarom mail verhuizen van Hostnet naar een andere provider?

Bedrijven verhuizen hun mail van Hostnet meestal om drie redenen: de website verhuist naar een andere hostingpartij en de mailboxen moeten mee, het bestaande Hostnet-mailplatform voldoet niet meer qua prijs of opslagruimte, of een IT-bureau consolideert de mailboxen van meerdere klanten bij één voorkeursprovider zoals TransIP, Vimexx of Microsoft 365.

Hostnet is een Nederlandse hostingpartij waar veel mkb-bedrijven website en e-mail gebundeld afnemen. Zodra de website verhuist naar bijvoorbeeld Byte, Antagonist of een andere partij, blijft de mailbox vaak achter tenzij die apart wordt meegenomen. Handmatig overzetten via een mailclient kost al snel een dag per mailbox en loopt het risico dat oude e-mail zoek raakt tijdens het proces.

Voor IT-bureaus die mail voor meerdere klanten beheren, telt vooral herhaalbaarheid: een vast proces met een vaste prijs per mailbox, ongeacht welke bron- en doelprovider de klant kiest. Mailmigreren.nl is bewust provider-onafhankelijk gebouwd, zonder koppeling aan een hostingpakket, dus je migreert net zo makkelijk van Hostnet naar TransIP als van Hostnet naar Microsoft 365. Start direct via de migratiewizard om te zien welke gegevens nodig zijn.

# Welke IMAP-gegevens heb je nodig van Hostnet?

Voor een Hostnet mail-migratie heb je de IMAP-server imap.hostnet.nl op poort 993 met SSL/TLS nodig, samen met het volledige e-mailadres en wachtwoord van elke mailbox die je wilt verhuizen.

IMAP, voluit het Internet Message Access Protocol, is het protocol waarmee een mailclient of migratietool e-mails bij de server opvraagt zonder ze lokaal te downloaden en te verwijderen; het protocol ligt vast in RFC 3501. Mailmigreren.nl gebruikt dezelfde techniek in de vorm van IMAP-APPEND: elke e-mail wordt rechtstreeks van de Hostnet-mailbox naar de nieuwe mailbox gekopieerd, zonder tussenstop op een eigen server.

Dezelfde gegevens heb je nodig van de doelmailbox: IMAP-hostnaam, poort en inloggegevens. Werkt de bestemming met tweestapsverificatie, zoals Microsoft 365 of Gmail, dan heb je een app-wachtwoord nodig in plaats van het gewone wachtwoord, want mailmigreren.nl ondersteunt in de huidige versie basic-auth en nog geen OAuth.

• E-mailadres en wachtwoord per Hostnet-mailbox
• IMAP-hostnaam en poort van de doelmailbox
• App-wachtwoord als de bestemming tweestapsverificatie gebruikt, bijvoorbeeld Microsoft 365 of Gmail
• Tijdelijke toegang tot het Hostnet-controlepaneel voor een wachtwoordreset indien nodig

# Stappenplan: zo verhuis je mail van Hostnet

Mail verhuizen van Hostnet verloopt in zes stappen: IMAP-toegang controleren, de doelmailbox klaarzetten, de migratie starten, afrekenen per mailbox, automatisch laten kopiëren en tot slot de MX-records omzetten.

Het kopieerproces zelf draait volledig automatisch zodra de gegevens zijn ingevoerd. Mailmigreren.nl logt in op zowel de Hostnet-mailbox als de nieuwe mailbox en streamt elke e-mail direct van bron naar bestemming. De Hostnet-mailbox blijft ondertussen gewoon actief: dit is een 100% kopieer-modus, dus er wordt niets van de bron verwijderd en nieuwe binnenkomende e-mail tijdens de migratie loop je niet mis.

Pas als de doelmailbox is gecontroleerd en volledig staat, zet je de MX-records om of stel je de mailclients van gebruikers in op de nieuwe server. Zo houd je Hostnet als achtervang totdat je zeker weet dat alles is overgekomen.

# Wat kost mail verhuizen van Hostnet naar een andere host?

Mail verhuizen van Hostnet naar een andere host kost bij mailmigreren.nl 10 euro excl. btw voor de eerste mailbox en 5 euro excl. btw voor elke volgende mailbox, dus 30 euro voor 5 mailboxen, 65 euro voor 12 mailboxen en 130 euro voor 25 mailboxen.

Dat is aanzienlijk goedkoper dan de meeste concurrerende migratiediensten. Hoasted MailSync rekent 15 euro per mailbox en YourHosting Migratieservice 25 euro per mailbox, beide zonder het aflopende tarief dat mailmigreren.nl hanteert vanaf de tweede mailbox. Enterprise-tools zoals BitTitan MigrationWiz en SkyKick zijn vooral gebouwd voor grote Microsoft 365-migraties met minimumafname en zijn voor een mkb-bedrijf met vijf tot twintig mailboxen al snel overgedimensioneerd en duurder.

Voor IT-bureaus is dit aflopende tarief relevant bij het doorrekenen aan klanten: hoe meer mailboxen een klant heeft, hoe lager de prijs per mailbox uitvalt, wat het makkelijker maakt om een vaste migratieprijs in een offerte te zetten.

# Hoe lang duurt een Hostnet mail-migratie?

Een mailbox van 5 GB migreren vanaf Hostnet duurt gemiddeld 30 tot 90 minuten; mailboxen boven de 10 GB kunnen enkele uren in beslag nemen.

De duur hangt af van de hoeveelheid e-mail, het aantal bijlagen en de snelheid van zowel de Hostnet-server als de doelserver. Omdat mailmigreren.nl werkt met IMAP-APPEND-streaming staat er nergens een tussenkopie op een eigen server; e-mail gaat rechtstreeks van bron naar bestemming, wat het proces sneller maakt dan een download-en-upload-aanpak via een lokale mailclient.

Voor IT-bureaus die tien of meer klantmailboxen tegelijk migreren is het verstandig eerst één testmailbox te migreren en te controleren of mappenstructuur, gelezen status en bijlagen goed zijn overgekomen, voordat de rest van de batch volgt.

# Mailmigreren.nl versus gratis migratietools van hostingproviders

Gratis migratietools van Mijndomein, Strato en WebOke werken alleen als je ook je hosting bij hen onderbrengt; mailmigreren.nl migreert onafhankelijk van bron en bestemming, dus ook rechtstreeks tussen twee externe providers zoals Hostnet en TransIP.

Dat verschil is vooral relevant als je wel je mail wilt verhuizen maar niet je hele hostingpakket, of als de nieuwe partij geen eigen migratietool aanbiedt. Microsoft heeft basic-auth voor Exchange Online al grotendeels uitgefaseerd, wat betekent dat een migratie naar Microsoft 365 tegenwoordig via een app-wachtwoord moet lopen; mailmigreren.nl ondersteunt dit al, OAuth-koppeling volgt in versie 2.

# Waar moet je als IT-bureau op letten bij het migreren van klantmail?

IT-bureaus die klantmail vanaf Hostnet migreren letten vooral op drie dingen: voorspelbare kosten per mailbox, garanties tegen dataverlies en de vrijheid om naar elke gewenste bestemming te migreren zonder hosting-lock-in.

Het aflopende tarief van mailmigreren.nl, 10 euro voor de eerste en 5 euro per extra mailbox, maakt het eenvoudig om vooraf een vaste prijs te offreren aan een klant, ook bij grotere aantallen zoals 25 mailboxen voor 130 euro excl. btw. Mislukt een migratie toch, dan volgt automatisch een terugbetaling via iDEAL, wat het financiële risico voor het bureau wegneemt.

Op het gebied van dataveiligheid geldt dat wachtwoorden alleen tijdelijk in het werkgeheugen staan tijdens de migratie en nooit op disk worden weggeschreven; dat is relevant bij het beoordelen van een verwerker in de omgang met klantgegevens. Werkt een klant toe naar Microsoft 365 of Google Workspace, houd er dan rekening mee dat dit alleen kan via app-wachtwoorden of basic-auth, aangezien OAuth pas in een volgende versie wordt ondersteund.

• Reken vooraf de totale migratieprijs door aan de klant op basis van het aantal mailboxen
• Test eerst één mailbox voordat je een volledige klantomgeving migreert
• Controleer of de bestemming, bijvoorbeeld Microsoft 365, een app-wachtwoord vereist
• Bewaar Hostnet-toegang als achtervang tot de nieuwe mailbox is gevalideerd