Hoe groot is mijn mailbox? Migratietijd berekenen
De grootte van je mailbox bepaalt direct hoelang een migratie duurt: een mailbox van 5 GB is in 30 minuten overgezet, 10 GB kost 90 minuten en 25 GB circa 4 uur. De meeste zakelijke mailboxen bevatten 5 tot 8 GB, maar medewerkers met veel bijlagen zitten al snel op 15 tot 25 GB. Weet je vooraf hoe groot je mailboxen zijn, dan plan je de migratie zonder verrassingen en kies je het juiste tijdstip.
# Hoe groot is een gemiddelde zakelijke mailbox?
Een gemiddelde zakelijke mailbox bevat 5 tot 8 GB aan e-mails, bijlagen en mappen. Dit gemiddelde verhult grote onderlinge verschillen: medewerkers die al jaren hetzelfde account gebruiken of dagelijks grote bestanden ontvangen, zitten al snel op 15 tot 25 GB. Medewerkers die e-mail actief opschonen of weinig bijlagen ontvangen, blijven vaak onder de 3 GB.
De maximale opslagcapaciteit verschilt sterk per provider. Microsoft 365 biedt standaard 50 GB per postvak, uitbreidbaar naar 100 GB met een Online-archief. Traditionele hostingproviders zoals Strato, Hostnet of TransIP hanteren limieten van 1 tot 10 GB per mailbox, afhankelijk van het abonnement. Dat verschil in quota merk je direct bij een migratie: wie van een grote Microsoft 365-omgeving naar een kleinere hostingprovider wil, moet eerst archiveren of opschonen.
Bij een migratie van meerdere medewerkers telt de totale omvang van alle mailboxen samen. Twintig medewerkers met elk 5 GB betekent 100 GB te verplaatsen data, een operatie die je beter spreidt over meerdere nachten dan in één aaneengesloten sessie probeert te voltooien.
# Hoe controleer je de grootte van je mailbox?
Je mailboxgrootte vind je altijd terug in de instellingen van je huidige webmail of e-mailclient. De exacte locatie verschilt per toepassing, maar de termen 'opslag', 'quota' en 'gebruikte ruimte' zijn overal hetzelfde.
In Outlook voor de desktop ga je naar Bestand, vervolgens 'Accountinstellingen' en daarna 'Gegevensbestanden'. Klik op het relevante account en het gebruikte aantal gigabytes verschijnt direct. In Outlook Web App staat de opslagbalk linksonder in de mappenlijst. Bij Gmail zie je de gecombineerde Google-opslag op one.google.com/storage, waar Gmail, Drive en Foto's gezamenlijk worden geteld.
Bij hostingproviders zoals Strato, Hostnet en TransIP log je in op de webmail en zoek je in de accountinstellingen naar 'quota' of 'mailbox-gebruik'. Sommige providers tonen de opslagbalk direct in de voettekst van de webmail-interface. Als je de exacte grootte nodig hebt voor een migratieplan, noteer dan per e-mailadres hoeveel gigabytes in gebruik zijn voordat je begint.
- Outlook desktop: Bestand > Accountinstellingen > Gegevensbestanden
- Outlook Web App: opslagbalk linksonder in de mappenlijst
- Gmail: one.google.com/storage voor gecombineerd opslagoverzicht
- Strato, Hostnet en TransIP: accountinstellingen of webmail-voettekst
- Apple Mail: Postbus > Postbusgrootte tonen in het menu
# Hoelang duurt een mailboxmigratie per mailboxgrootte?
De migratieduur hangt rechtstreeks af van het aantal gigabytes in de mailbox. De onderstaande tabel geeft realistische tijdsinschattingen op basis van gemiddelde serversnelheden. De werkelijke tijd kan afwijken als de bronserver trager reageert dan gemiddeld of als de internetverbinding tijdens de migratie onstabiel is.| Mailboxgrootte | Geschatte migratietijd | Aanbevolen tijdstip | Kosten mailmigreren.nl |
|---|---|---|---|
| 1-3 GB | 10-20 minuten | Overdag | 10 euro (1e mailbox) |
| 5 GB | 30 minuten | Overdag of avond | 10 euro (1e mailbox) |
| 10 GB | 90 minuten | Avond | 10 euro (1e mailbox) |
| 15 GB | 2 tot 2,5 uur | Avond of weekend | 10 euro (1e mailbox) |
| 25 GB | 4 uur | Nacht of weekend | 10 euro (1e mailbox) |
| 50 GB of meer | 8 tot 10 uur | Weekend, meerdere sessies | 10 euro (1e mailbox) |
# Welke factoren bepalen de migratietijd naast de mailboxgrootte?
Naast de omvang in gigabytes zijn er vier factoren die de migratieduur significant beïnvloeden. De eerste is de serversnelheid van de bronprovider: sommige IMAP-servers beperken de downloadsnelheid bewust om overbelasting te voorkomen. Strato staat bekend om relatief trage IMAP-responstijden vergeleken met Hostnet of TransIP, wat bij een mailbox van 10 GB al 20 tot 30 minuten extra migratietijd kan opleveren.
De tweede factor is het aantal afzonderlijke berichten. Een mailbox van 5 GB met 50.000 kleine e-mails duurt langer dan een mailbox van 5 GB met 500 grote bijlagen, omdat elk bericht individueel wordt opgehaald en weggeschreven via het IMAP-protocol. Meer berichten betekent meer transacties, zelfs als het totale volume in gigabytes gelijk is.
De derde factor is de stabiliteit van de netwerkverbinding tijdens de migratie. Mailmigreren.nl draait op servers in Nederland met een snelle uplink, maar de bronserver bepaalt mede het tempo. De vierde factor is gelijktijdig gebruik: als een medewerker tijdens de migratie actief e-mail verstuurt en ontvangt, verwerkt de server twee processen tegelijk, wat de migratiesnelheid merkbaar kan verlagen.
- Serversnelheid bronprovider: Strato doorgaans trager dan Hostnet of TransIP
- Aantal berichten: meer berichten betekent meer afzonderlijke IMAP-transacties
- Netwerkstabiliteit tijdens de migratiesessie
- Gelijktijdig gebruik van de mailbox door de medewerker
# Moet je een mailbox verkleinen voor de migratie?
Je hoeft een mailbox niet te verkleinen voor de migratie, maar het is verstandig als de mailbox groter is dan 20 GB. Elke gigabyte die je vooraf verwijdert scheelt migratietijd en verkleint de kans op een verbindingsonderbreking halverwege het proces.
De snelste manier om ruimte te besparen is het verwijderen van grote bijlagen. In Outlook gebruik je de zoekfunctie met de filter 'heeft bijlagen' gecombineerd met 'groter dan 5 MB'. In Gmail zoek je op has:attachment larger:5m. Na het verwijderen is het cruciaal om ook de prullenbak te legen: verwijderde berichten tellen mee in het quota totdat de prullenbak definitief is geleegd.
Mailmigreren.nl werkt in 100% kopieer-modus. Alle berichten worden naar de doelserver gekopieerd, inclusief mappenstructuur, gelezen/ongelezen-status en vlaggetjes. De bronmailbox blijft intact. Dit betekent dat je ook na afloop van de migratie kunt opschonen zonder dat originele berichten verloren gaan.
# Vergelijking: migratiediensten voor grote mailboxen
Niet elke migratiedienst gaat even goed om met grote mailboxen. Gratis migraties van hostingproviders leggen vrijwel altijd een limiet op het aantal berichten of de mailboxgrootte, en ze binden je bovendien aan hun eigen platform. Betaalde diensten verschillen sterk in prijs per mailbox en in provider-onafhankelijkheid.| Dienst | Prijs per mailbox | Max. mailboxgrootte | Provider-onafhankelijk |
|---|---|---|---|
| Mailmigreren.nl | 10 euro (1e), 5 euro (extra) | Onbeperkt | |
| Hoasted MailSync | 15 euro | Niet gepubliceerd | Beperkt |
| YourHosting Migratieservice | 25 euro | Niet gepubliceerd | |
| Mijndomein gratis migratie | Gratis | Beperkt tot eigen hosting | |
| BitTitan MigrationWiz | Vanaf 15 dollar | Onbeperkt | Ja, enterprise |
# Hoe plan je een migratie op basis van mailboxgrootte?
Een goede migratiplanning begint met een inventarisatie van alle mailboxen en hun grootte. Maak een lijst van alle te migreren e-mailadressen met de bijbehorende gigabytes. Tel de totale omvang op en bereken de verwachte migratietijd: gebruik als vuistregel 30 minuten per 5 GB bij een gemiddelde serversnelheid.
Plan mailboxen van 10 GB of meer altijd buiten kantooruren, bij voorkeur 's avonds na 18:00 uur of in het weekend. De mailbox blijft tijdens de migratie volledig operationeel, maar informeer gebruikers vooraf zodat ze weten dat hun account die nacht wordt gemigreerd. Na afloop controleer je in de nieuwe mailbox of alle mappen en berichten correct zijn aangekomen.
Het laatste stap is het overzetten van de DNS MX-records van het domein naar de nieuwe provider. Het SMTP-protocol stuurt berichten die binnenkomen tijdens de DNS-propagatie van 24 tot 48 uur automatisch opnieuw aan: berichtverlies is bij een correcte MX-wisselstrategie niet aan de orde. Nieuwe e-mail stroomt pas naar de nieuwe server als de DNS-propagatie is afgerond.
Stappenplan
- Controleer de mailboxgrootte: Log in op de webmail of e-mailclient van je huidige provider en zoek de opslagindicator op. Noteer het gebruikte aantal gigabytes per e-mailadres.
- Maak een migratielijst: Zet alle te migreren e-mailadressen op een rij met de mailboxgrootte per account. Bereken de totale omvang door alle gigabytes op te tellen.
- Bereken de benodigde tijd: Gebruik de vuistregel: 5 GB = 30 minuten, 10 GB = 90 minuten, 25 GB = 4 uur. Plan grote mailboxen van 10 GB of meer op een avond of in het weekend.
- Start de migratie via mailmigreren.nl: Ga naar mailmigreren.nl en voer de IMAP-gegevens van je huidige provider in. De wizard berekent de prijs op basis van het aantal mailboxen en leidt je stap voor stap door het proces.
- Controleer de inhoud na afloop: Vergelijk het aantal berichten en mappen in de nieuwe mailbox met het origineel. Controleer of gelezen/ongelezen-status en eventuele vlaggetjes correct zijn overgekomen.
- Zet de DNS MX-records over: Pas de MX-records van je domein aan naar de nieuwe e-mailprovider via het DNS-beheer van je domeinnaamregistrar. DNS-propagatie duurt 24 tot 48 uur: nieuw inkomend e-mail gaat daarna automatisch naar de nieuwe server.
Veelgestelde vragen
Hoe zie ik hoeveel GB mijn mailbox in gebruik heeft?
In Outlook desktop open je Bestand, vervolgens 'Accountinstellingen' en daarna 'Gegevensbestanden'. In Outlook Web App staat de opslagbalk linksonder in de mappenlijst. In Gmail zie je de gecombineerde Google-opslag op one.google.com/storage. Bij hostingproviders zoals Strato, Hostnet en TransIP staat het quota in de webmail-instellingen of in het klantenpaneel onder accountbeheer.
Kan ik een mailbox van 25 GB in één keer migreren?
Ja, een mailbox van 25 GB kan in één sessie worden gemigreerd. De verwachte duur is circa 4 uur bij een gemiddelde serversnelheid. Plan de migratie op een rustig moment, bij voorkeur 's nachts of in het weekend, zodat gebruikers geen hinder ondervinden. Bij een korte verbindingsonderbreking hervat mailmigreren.nl automatisch waar het was gebleven.
Hoelang duurt het migreren van 10 mailboxen van elk 5 GB?
Tien mailboxen van elk 5 GB is 50 GB totaal. Mailmigreren.nl verwerkt mailboxen achtereenvolgens: elke mailbox van 5 GB duurt 30 minuten, dus tien mailboxen duren circa 5 uur in totaal. De kosten bedragen 10 euro voor de eerste mailbox en 5 euro per extra mailbox: voor 10 mailboxen is dat 10 + (9 x 5) = 55 euro exclusief 21% btw.
Wat gebeurt er als de doelserver geen ruimte meer heeft tijdens de migratie?
Als de doelserver het quota overschrijdt, stopt de migratie en verschijnt er een foutmelding. Mailmigreren.nl geeft in dat geval een automatische terugbetaling via iDEAL als de migratie niet kan worden voltooid. Controleer vooraf of het opslagquota op de nieuwe server minimaal gelijk is aan de omvang van de te migreren mailbox.
Blijft mijn originele mailbox intact tijdens de migratie?
Ja. Mailmigreren.nl werkt in 100% kopieer-modus: alle berichten worden gekopieerd naar de doelserver, de bronmailbox blijft volledig onaangetast. Je kunt tijdens de migratie gewoon e-mail blijven ontvangen en versturen via het oude adres. Pas na het overzetten van de DNS MX-records gaat nieuw inkomend e-mail naar de nieuwe server.
Wat is het verschil tussen een IMAP-migratie en een PST-import?
Een IMAP-migratie kopieert berichten rechtstreeks van de ene server naar de andere, zonder dat je lokale bestanden of desktopsoftware nodig hebt. Een PST-import vereist dat je eerst een PST-exportbestand aanmaakt in Outlook en dat daarna importeert in de nieuwe omgeving. IMAP-migratie is sneller, behoudt de volledige mappenstructuur en metadata, en werkt op elk apparaat. PST-import is alleen handig als de bronserver niet meer bereikbaar is.
Klaar om je mailbox te verhuizen?
Begin met een gratis preview. Je betaalt pas als je zeker bent.
Start migratie